3.2Организация хранения аудиовизуальных документов

Аудиовизуальные документы в хранилищах размещаются в

порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск.

В соответствии с принятым в архиве порядком хранения аудиовизуальных документов составляется схема размещения документов в хранилищах, которая утверждается директором архива:

кинодокументы хранятся в горизонтальном положении на стеллажах;

фотодокументы на пленке хранятся в вертикальном положении в ящиках, соответствующих размеру конверта по ширине и высотой не менее половины высоты конверта; фотопластинки на стекле устанавливаются в ящиках и разделяются перегородками на отсеки вместимостью по 20-40 пластин. Ящики с фотопластинками хранятся в шкафах или на полках;

фотоальбомы хранятся в закрытых шкафах;

фонодокументы на магнитной ленте хранятся в вертикальном положении на стеллажах. Полки стеллажей разделяются на отдельные ячейки перегородками с вентиляционными отверстиями. В каждой ячейке должно свободно размещаться 50-80 коробок. Для хранения восковых валиков архив должен быть укомплектован шкафами-сейфами или деревянными шкафами с выдвижными ящиками;

видеофонограммы на магнитной ленте хранятся в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах. Видеофонограммы на дисковых носителях хранятся в боксах из химически нейтральных пластических масс и размещаются в заводской упаковке (коробке) вертикально в ячейках с интервалом не менее 0,5 см.

В целях оперативного поиска документов составляются подокументный и постеллажный топографические указатели. Карточки подокументного топографического указателя аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 1* составляются на каждую единицу учета и располагаются в порядке номеров единиц учета. Карточки постеллажного топографического указателя аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 2 заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого хранилища. Они могут размещаться непосредственно на стеллажах, где хранятся указанные в них аудиовизуальные документы.

В топографическом указателе отражаются все изменения в составе и размещении аудиовизуальных документов. Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме.