9 . Законодательное регулирование делопроизводства

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления. Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее — ГК РФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности. Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик". В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации: · национальные стандарты; · правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; · стандарты организаций. В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

 Делопроизводственные службы: структура и организация работы.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб.с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия.  Задачи службы ДОУ:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими  нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по   совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические  1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест  в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд.  дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические  1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в; Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.  На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач.отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач.подразд., утвержд. Ген.дир. данной организации. От  того  насколько  профессионально   ведется  документация,  зависит  успех  управленческой  деятельности  в  целом.

Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационнным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. путеводители подразделяются:На путеводитель по фондам архива;Краткий справочник по фондам архива;Тематический путеводитель по фондам архива; Путеводитель по архивам Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными. Тематический путеводитель  по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной  темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообраззователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Путеводитель состоит из основной части, в которой дается хар-ка фондов и док-ов и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения).    Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного  фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.      Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов  является ведение источниковедческого анализа. Справочный аппарат обзора состоит: из титульного листа, оглавления, предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.).