Министерское делопроизводство (19 в. Нач. 20 в.).

Министерства от лат. Сл. Ministro – служу, управляю/ в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1812 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы восемь министерств, в замен Петровских коллегий: военно-сухопутных сил; 2 – военно-морских сил; 3- иностранных дел; 4- внутренних дел; 5- внешних дел; 6- коммерции; 7- финансов; 8 – народного просвещения;

коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. Общее учреждение министров от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определявшим организацию и порядок работы центральных учреждений. Министерство возглавлял министр, в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, они делились на отделении – на столы. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения всё «письмоводство» т.е. делопроизводство. Общим учреждением министерств устанавливался единообразный порядок производства дел во всех учреждениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: Порядок вступления дел.Движение их, или собственно так называемое производство.Отправление дел.Ревизия. Отчеты. Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами. Организация приема документов Направление на исполнение и исполнение Регистрация документов и контроль за их исполнением Отправка документов

Законами устанавливались определенные правила составлении всех разновидностей документов. В документе выделялись заглавие, содержание, особые пометки, подпись, бланковые и конвертные надписи. В 19 в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком называли ЛИСТ, в левом верхнем углу которого делались банковские надписи, наименования ведомства, учреждении и т.д. от которого исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. В министерском делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов и также  устанавливается более четкая организация хранения документов. В 20 в. в 1911 г. было создано «Положение о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят. Изменения в проекте были не значительными: для улучшения оформлении документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «о форме бланков гос. Учреждений» в нем перечислялись обяз. Реквизиты бланков документов. Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многих похожих и в н.в.: Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения. Регистрация документов должна быть однократно и в сокращенной форме.Число инстанция чрез которых проходит документ, сокращается по минимум.Наблюдение, руководство за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. (всё разработано было Гос. Институтом  техники  управления в 1926 г.)

 Комплекс распорядительной документации

Руководство любой орг-ии наделяется правом издания распорядительной док-ии (РД).

Основное назначение РД -  регулирование деятельности позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. РД содержат решения идущие сверху вниз по системе управления (Руководитель – структур.подразд. – работник).

Каждый РД является юридическим фактом, который вызывает конкретные административно-правовые отношения на уровне предприятия. Сферы действия распределяются на следующие подгруппы: ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ (Издаются Президентом, Правительством и Органами Федеральной Исполнительной власти). ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА УРОВНЕ СУБЪЕКТА РФ (Федеральный уровень - край, область, автономный округ, города Федерального значения Москва и Санкт-Петербург).ОТРАСЛЕВЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ  действуют в пределах конкретной отрасли.

ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА УРОВНЕ КОНКРЕТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ.ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ  подразделяются на акты регулирующие права граждан, акты межведомственного характера, между федеральной  исполнит-ой  власти и подведомственными учреждениями. Для принятия решений  все РД делятся на две гр.: 1)док-ы издаваемы е в условиях  Коллегиальности (Постановления, Решения); 2)док-ы Единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).Издание РД: 1. Инициирование решения (обоснование издания РД) 2. Сбор и анализ инф-ции; 3. Текст проекта РД; 4. Согласование; 5. Рассмотрение руководством; 6. Подписание; 7. Доведение до исполнителя.

  Понятие «Архивный документ» и «Архив».

   Архивоведение- наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела. В своем развитии документ проходит эволюцию от записи информации на различных носителях до его архивного хранения. Архивное дело- отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Архивный документ- документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника. Государственные архивы- учреждение входит в единую систему Росархива. Осуществляет правомочия по владению, пользованию частью документов Архивного Фонда РФ, осуществляет хранение. Задачи  госархива: комплектование, учет, обеспечение сохранности, систематизации, обеспечение использования документов в научных и практических целях; контроль и руководство ведомственными архивами. Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории. Архивы делятся на комплектующие и некомплектующие(исторические). Временное хранение документов государственной части Архивного Фонда РФ осуществляют органы гос. Власти до передачи их на постоянное хранение в гос. Архивы. Ведомственный архив- архив, находящийся в подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив документы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечения срока хранения в гос. Архивы. Задачи ведомственного архива: комплектование документами (законченные), учет и обеспечение сохранности, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача  документов в госархив. Архивный Фонд РФ- совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое значение. Архивный Фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственная часть- составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся гос. собственностью, муниципальной собственностью. В гос. часть Архивного Фонда РФ входят архивные фонды и архивные документы: гос.учреждений, организаций, предприятий, органов гос. власти, местного самоуправления, прокуратуры, действующих на территории РФ, др. общественных организаций. Негосударственная часть Арх.Фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной собственности. Негосударственная часть Арх.Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы общественных объединений и организаций, негосударственных объединений, физ.лиц. отнесение документов к составу Арх. фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного Фонда РФ является  архивный фонд – совокупность архив. документов, исторически или логически связанных между собой.