Контроль за исполнением документов.

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного учреждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения — 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения. Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

Дата

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке — карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2000 г.

Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:

По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов Стандартизация — это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Государственные стандарты установили следующие основные принципы стандартизации системы документации: • унификацию формуляров всех видов документов системы на основе единого формуляра-образца; • применение единых правил составления документов; » построение формуляра-образца (а следовательно, и всех документов системы) с учетом шага письма и межстрочных интервалов пишущих: машин; • обоснованное определение площадей для размещения реквизитов документов;

• применение типовых и трафаретных текстов для много-кратно повторяющихся случаев. формуляр-образец явился моделью построения всех документов системы в двух вариантах. Применение этой модели привело к сокращению форм организационно-распорядительных документов более чем в сто раз. Предусматривается применение для всех видов документов не более двух стандартных форматов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), постоянных размеров полей — и построение формуляров на основе конструкционной сетки. Нумерация вертикальных и горизонтальных линий позволяет определить координаты каждого реквизита документа. Стандарт установил также определенные участки конструкционной сетки для размещения наиболее распространенных документов. Единые правила составления и оформления документов содержат требования к построению текстов документов, правила написания названий учреждений, организаций, предприятий, сокращенных слов, должностей. Установлены также правила адресования корреспонденции, печатания и оформления реквизитов документов, разделения текста на составные части, согласования, подписания, утверждения и скрепления документов печатью. Многие из этих правил отражают наиболее рациональную практику работы с документами, и внедрение большинства из них дает весомый экономический эффект. Так, построение текстов документов по определенной схеме позволяет ускорить чтение документов, особенно теми работниками управления, которым необходимо лишь бегло ознакомиться с содержанием, Одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов является их унификация. Унификация — это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге. Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик.

Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной фирмы или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Они также способствуют выработке прогрессивных методов работы с документами. Цель стандартизации и унификации документов добиться: S рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов, ^ сокращения документопотоков; ^ повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации. Стандартизация и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при установлении единых правил создания документации и утверждения на нее государственных стандартов. К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся: S установление круга документов, циркулирующих в данной организации, •S стандартизация формуляров и текстов документов; "/ трафаретизация формуляров и текстов документов. С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, устанавливающая общие требования к стандартизации документов; устанавливающая типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, такие как по ложение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение Это прямой эффект. Имеет место и косвенный .эффект за счет совершенствования системы управления организацией, отраслью, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решении к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Высокая степень эффективности унификации и стандартизации документов убедительно доказана практикой. Так, стандарт устанавливает типы, размеры и технические требования к изготовлению конвертов с окнами. Для этих конвертов стандарт дает единый размер 162 х 229 мм, что допускает вложение одного или нескольких листов бумаги формата А5 без фальцовки или листов бумаги размером А4 (21 Ох 297 мм) с фальцовкой пополам. Применение конвертов с окнами исключает написание адреса на них, что приводит к существенной экономии труда машинисток, печатающих на иностранных языках в условиях большого объема переписки организаций. Применение конвертов с окнами резко снижает возможность ошибок в адресе (через окно просматривается адрес, включенный в состав письма и проверенный при визировании и подписании документа) и повышает оперативность подготовки писем. Примером унификации могут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстат России утвердил к практическому использованию 250 унифицированных форм. Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ. В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организации имеют право но мере необходимости вносить дополнительные реквизиты. Типовые унифицированные первичные документы изготавливаются централизованно, большими тиражами. Это обеспечивает их единство не только по содержанию, но и по форме. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный, диск в зависимости от тою, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация. Разработанная электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации представляет собой набор носителей информации (дискет), которые содержат программное обеспечение и инструкцию пользователя, выполненную в виде брошюры. Необходимо отметить, что, приобретая электронные версии форм, вы получаете не только возможность воспроизводить все формы на экране монитора, но и выдавать необходимые вам для работы, заполнять их и передавать по каналам связи в другие подразделения. Такие первичные учетные документы удобно хранить и при необходимости работать с ними. Следует также отметить, что электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации является одним из элементов автоматизации составления отчетности в организации. Обеспечение пользователей альбомами унифицированных форм первичной учетной документации и их электронными версиями осуществляют на договорной основе территориальные органы Госкомстата РФ. Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются Постановлениями Госкомстата РФ согласно Постановлению Правительства РФ от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах».

40_Хранение и сроки

Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Документы, срок хранения которых определен перечнем “постоянно” подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос.архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, от которых документы поступают в государственные архивы, не подлежат уничтожению без согласования с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.