7A) Структура документа, его составление и оформление

Система документоведения — совокупность документов, связанных по признаку происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению. Управление документами, их оформление, виды, значение: Назначение управленческой документации — фиксирование управленческой деятельности предприятия. Вся управленческая документация делится на следующие виды: 1) распорядительные; 2) организационно-правовая; 3) плановая; 4) информационно-справочная и справочно-аналитическая; 5) отчетная; 6) документация по обеспечению кадрами (или по личному составу); 7) финансовая документация; 8) документация по материально-техническому снабжению; 9) договорная; 10) документация по информационному обеспечению деятельности учреждения; 11) документация, отражающая основную деятельность учреждения. Система распорядительной документации: Основное назначение — регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы: 1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации; 3) правовые акты, действующие в пределах отрасли; 4) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений. Юридическим основанием для разработки распорядительных документов м.б. необх-ть исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся: 1) издаваемые в условиях коллегиальности; 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м — приказы, указания, распоряжения. Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений: 1) подготовка заседания коллегиального органа; 2) внесение материалов на рассмотрение; 3) обсуждение материалов на заседании: а) знакомство председателя; б) знакомство членов коллегии; 4) принятие решения; 5) оформление протоколов заседания; 6) издание распорядительного документа, доведение решения до исполнителей. Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений: 1) инициирование решений; 2) сбор и анализ информации по вопросу; 3) подготовка проекта распорядительного документа; 4) согласование проекта документа; 5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству; 6) подпись; 7) доведение до исполнителей. Составление и оформление. 1) Постановление — вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и нек. центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и ГосДумы. Текст постановления состоит из двух частей: 1) вступительная или констатирующая: 2) распорядительная. В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа. 2) Решение — правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ:». 3) Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы: 1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов; 2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы; 3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска. Приказы оформляются на спец. бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем». Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица. Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись. 4) Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ но без ключевого слова. 5) Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ:».

Нормативно-методическая база документоведения.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов. В эту базу входит: законы РФ в сфере информации и документации, указы и распоряжения президента РФ, ГОСТы на документацию, унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и соц. инф-ции и гос. систем документационного обеспечения управления (ГСД ОУ) и нормативные документы по организации архивного хранения документов. 1. Гражданский кодекс РФ 1994-1995гг. - регулирует права на интеллектуальную собственность. 2. Закон РФ «о стандартизации» от 10.06.93 №5154-1. 3. Федеральный закон РФ «об информации, информатизации и ЗИ» от 20.02.95 №24 - устанавливает, что информационные ресурсы в виде документов и массивов документов является объектами отношений физических и юридических лиц и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов: порядок документирования, право собственности на документы, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой ЗИ. Документирование инф-ии осуществляется в порядке, устанавливаемом органами гос. власти. Говорят, что собственником всех этих ресурсов может быть как гос-во, так и отдельные граждане. Инф-ые ресурсы могут быть товаром. 4. Федеральный закон «об участии в международном инф-ом обмене (МИО)» от 4.07.96 №85. Определяет, что объектом МИО может быть документированная инф-ия, инф-ые ресурсы, инф-ые продукты, инф-ые услуги. Устанавливает право собственности на инф-ые продукты, защиту конфиденциальной инф-ии, определяет доступ к ср-вам МИО. 5. Закон РФ «о гос. тайне» от 21.07.93 №5485. Регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к гос. тайне. Гос. тайна - это сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной и контрразведывательной, оперативно-разыскной деятельности. 6. Указ РФ об архивном фонде, принятый 7.07.93. Регламентирует уничтожение, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу, осуществляет регулирование их хранения и учета.

Гос. стандарты.

1. Правило 50-733-93 по стандартизации. Основные положения ЕСКК (ЕС классификации и кодирования) технико-экономической и социальной инф-ии в РФ. 2. ГОСТ 6.10.3-83 унифицированные системы документации (УСД). Запись инф-ии унифицированных документов в комуникативном формате. 3. ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Предание юридической силы документам на машинном носителе, создаваемом ср-вами ВТ. 4. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требование к построению формуляра - образца. 5. ГОСТ Р6.30-97 УСД. Систем организационно-распределительной документации (ОРД), требование к оформлению документов. 6. ГОСТ 16487-83 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

УСД.

УСД - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хоз. деятельности. 1. Унифицированные системы (УС) ОРД (УС ОРД). 2. УС банковской документации. 3. УС финансовой учетной, отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций. 4. УС отчетно-статистической документации. 5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий не бюджетной сферы. 6. УС по труду. 7. УСД пенсионного фонда РФ. 8. УС внешнеторговой документации.

Классификаторы технико-экономической социальной инф-ии.

КТЭСИ - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и их коды. 37 классификаторов. Они делятся на 3 группы: 1) классификаторы инф-ии об управленческих документах: а) общероссийский классификатор стандартов (ОКС); б) ОК продукции (ОКП); в) ОК управленческой деятельности (ОКУД); г) ОК валют (ОКВ); д) ОК единиц измерения (ОКЕИ); 2) классификаторы инф-ии об организационных структурах: а) ОК органов гос. власти и управления (ОКОГУ); б) ОК предприятий и организаций (ОКПО); в) ОК экономических районов (ОКЭР); г) ОК отраслей народного хоз-ва (ОКОНХ); 3) классификаторы инф-ии о населении и кадрах: а) ОК инф-ии по социальной защите населения (ОКИСЗН); б) ОК специальностей по образованию (ОКСО); в) ОК инф-ии о населении (ОКИН).

Документ. Эволюция термина. Предмет документоведения.

I этап. Делопроизводство древнерусского гос-ва (до 15 века). Дьяки писали документы. В принципе уже сущ-ет культура создания документа. В 10-11 веках создаются иконы для боярских детей, где учили на печатника и металльника. Хранили документы в храме - это придает им юридическую силу. Появляются формулярники - пособия по ведению документов. Писали документы на пергаменте - выделанной коже. Стирали инф-ию на документе, отрезали старые краяновый документ. Форма документов - свиток (ширина 15-17см). II этап. 15-18 век. Приказное делопроизводство. Царьбоярская дума[приказ]: приказной судьядьяки (10 штук) поддьячьистаршие, средние и младшие. Форма документов: свиток и реже листок, сложенный вдвое. III этап. Начало 19 века. Коллежское делопроизводство. Вводится гербовая бумага. IV этап. 19-20 век. Министерское делопроизводство. Появляется акт - документ, который излагает права и обязанности. 1857г. - книга «Делопроизводство ...». V этап. 1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги. 30-е гг. - утверждается термин документ. 1945г. - 1990г. Второй этап советского делопроизводства. 1965 - создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. - создаются ГОСТы. Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага. (1905): Документ - 1) письменный источник, имеющий юридическую силу; 2) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякое письменное доказательство. (1972): Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ (Митяев) - результат сознательного запечатления инф-ии о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой инф-ии во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. ГОСТ 16487-70: документ - ср-во закрепления различным способом на специальном материале инф-ии о фактах событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТ 16487-83: документ - материальный объект с инф-ей, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени. Виды документов: 1) по происхождению: официальные или служебные - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке: управленческие, техн. и правовые; личные или персональные - официальный документ, удостоверяющий личность человека или его права, служебное положение или содержащий сведения биографического хар-ра; документы личного происхождения - документы, созданные по частной инициативе: 2) в зависимости от тезнологии обработки и вида носителя инф-ии: человекочитаемые, машинночитаемые и машинные; 3) по способу создания: рукописные, машинописные и типографические; 4) по форме изложения: индивидуальные и типовые; 5) изобразительные - документ, содержащий инф-ию, выраженную посредством изображений какого-либо объекта (фото, аудио, видео); графические - документ, в котором изображение получено посредством линий, штрихов и теней; 6) по степени конфиденциальности: конфиденциальный; 7) по срокам хранения; 8) при эксплуатации автоматизированных СУ различают первичный документ, машинограммы и видеограммы. Первичный документ содержит исходную инф-ию, для удобства записи которой на машинные носители установлен единый порядок расположения реквизитов в соответствии с технологической обработкой документов. Машинограммы содержат инф-ию, полученную в рез-те решения управленческой задачи на ЭВМ. Видеограмма - документ, фиксирующий промежуточный или окончательный рез-т решения управленческой задачи на рабочем месте.

Функции документов.

Функция документов, его целевое назначение присуще ему независимо от сознания автора. Функции документов выявляют цель создания, позволяют произвести классификацию, формулируют требования к организации, содержанию, форме документов, а также рационализовать документооборот. Функции документов: 1) инф-ая - определяется потребностью в запечетливании инф-ии с целью ее сохранения и передачи; 2) социальная - состоитв запечетливании, сохранении и передачи соц. инф-ии. Фальсифицированные документы тоже имеют соц. значимость; 3) коммуникативная - функция передачи инф-ии в пространстве и во времени, поддержания инф-ой связи между различными эл-тами общественной структуры. В зависимости от этой функции бывают: документы, ориентированные на определенное направление (сверху-вниз; закону и т.д., снизу-вверх; отчет, служебная записка и т.д.), документы, двустороннего действия (договора, деловая переписка и т.д.); 4) культурная - функция закрепления и передачи культурных традиций; 5)управленческая - ср-во управленческой деятельности: а) стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование гос. системы в целом; б) обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной соц. роли; 6) правовая - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений: а) документ, изначально обладающий правовой функцией - документ, устанавливающий, закрепляющий и изменяющий правовые нормы и отношения или прекращающий их действия (правовые акты органов гос. власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты, договорные документы, свидетельства о рождении, паспорт, диплом об образовании, оправдательные финансовые документы и др.); б) документ, приобретающий правовую функцию на время - документ, который может быть использован как доказательство в суде, прокуратуре, органах следствия и т.д.; 7) функция учета связана с соц. функцией, дает не качественную, а кол-венную хар-ку инф-ии - эта функция регистрация и регулировки в формализованном цифровом выражении инф-ии, связанной хоз., демографическими и другими соц. процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации (статистический учет, бухгалтерский учет, оперативный учет); 8) функция документа как исторического источника; 9) функция ЗИ. Все функции делятся на: 1) функции оперативного хар-ра, время действия которых ограничено (9,3,5,6,7); 2) функции, постоянно действующие, обеспечивающие историческую и социально-культурную преемственность (1,2,4,8).

Св-ва документов.

Основные св-ва вытекают из функций и определяются ГОСТ 16487-83: 1) содержание формулируется в заголовке документов, должен соответствовать требованиям ГОСТ, законов, нормативных актов, составляется кратко с использованием трафаретных частей, используют официальный деловой стиль; 2) форма документов - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Форма определяется видом документа, например для управленческих документов - формуляр-образец; 3) авторство; 4) наименование - обозначение документа, выраженное на естественном языке; 5) датирование. На документе: дата создания, подписания, согласования, регистрации и т.д.; 6) юридическая сила или удостоверение удостоверяется подписью, ее утверждением и приложением печати; 7) оригинальность. Оригинал документа - документ, выполненный на любом материале и нужный для изготовления по нему подлинника. Черновик - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновика или написан без помарок и исправлений; 8) подлинность. Виды фальсификации документов: фальсификация текста, состава бланка, состава удостоверения; 9) копийность. Копия - документ, воспроизводящий инф-ию другого документа и все его внешние признаки. Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Дубликат документа - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника. Справка – док., составленный с целью описания фактов осн. деятельности орг-ции или подтверждение сведений биографического или служебного характера. Делятся на внешние и внутр. Внешние составляются для предоставления в др. орг-цию на общем бланке. Внутр. на стандартном листе. Часто используются трафареты. Текст состоит из 2 частей: основание и существо вопроса. Первая часть обычно отсутствует. Реквизиты: название орг-ции и подразделения, вида документа, дата, номер, адресат, наличие приложений, подпись, печать.

Сводка – док., содержащий обобщение сведений по какому-либо вопросу. Она оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки. Заключение – док., содержащий мнения, выводы орг-ции или комиссии по какому-либо док. или вопросу. Составляется на научные работы, статьи, отчеты по опр. правилам. Должно быть: заголовок, краткое изложение существа вопроса, конкретные замечания. Пишется на А4. Должна быть подпись. Отзыв –док., содержащий мнение орг-ции или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в орг-цию на рассмотрение. Оформляется как заключение. Перечень –док., содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов работ, составленный в целях распространения на них опр. норм и требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем предприятия. Список – док .,содержащий перечисление предметов, объектов в опр. порядке. Составляется в табличной форме, подписывается руководителем.

Система организационно-правовой документации (ОПД).

Назначение и состав. Комплекс ОПД содержит правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, права и обязанности работников. Состав: 1) устав организации; 2) положение об организации; 3) штатное расписание; 4) инструкции по различным видам деятельности; 5) должностные инструкции; 6) правила и памятки. Цель разработки этих документов - обеспечение наиболее рационального разделения труда между подразделениями и работниками. ОПД вводятся в действие распорядительными документами, оформляется на стандартных листах бумаги со след-щими обязательными реквизитами: название учреждения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения с печатью. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации, учреждения. Этот документ создается в соответствие с первой частью гражданского кодекса РФ. Состоит из: 1) общие положения; 2) акционерный капитал; 3) порядок деятельности; 4) управление; 5) учет и отчетность распределения прибыли; 6) прочие накопления; 7) прекращение деятельности. Оформление на стандартных листах. Устав оформляется с верхним правым грифом: «Утверждено собранием акционеров от 13.10.98» с отметкой о регистрации и печатью регистрирующего органа. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные. Есть положение об организации и положение о подразделении. Положение об организации состоит из: 1) общие положения; 2) основные задачи; 3) функции; 4) права и обязанности; 5) руководство; 6) взаимоотношения и связи; 7) контроль, проверка, ревизии деятельности; 8) реорганизация и ликвидация. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правого положения работников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для эффективной работы. Состоит из: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) взаимоотношения. Оформляется на общем бланке, реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, подпись, гриф утверждения. Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации коллегиального или совещательного органа. Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав работников организации с указанием должностных окладов в гос. учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке. Оформляется в табличной форме на стандартных листах со след-щими реквизитами: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения.

Справочно-инф-ая и справочно-аналитическая документация (СИД и САД).

Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения. СИД - протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение. Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения. САД - акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по рез-там черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты: наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя, секретарь, число участников (если <15 все перечисляются, иначе список присутствующих в конце), повестка дня) и основная часть: слушали-..., выступали-..., постановили-... Докладная записка - документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения. Хранятся 5 лет. Предложение - документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый выше стоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д. Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок, подпись, адресат. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» не ставится. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись. Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов , выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое - вступление и заключение, а сложное - еще и основная часть. Письмо должно быть одно-предметным. Объем не более 2 страниц. А4 машинописного текста. Письма делятся на: сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов), приглашение, инф-ое (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных организаций), рекламное (разновидность инф-ого письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее рекламу товаров или услуг), письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления), напоминание, гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств), рекламационное или претензионное (требующие возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта), инициативные (требующие ответа), письма-ответы (зависят от инициативных). Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3) правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес, текст, подпись, адрес отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Все предлоги опускаются, кроме «не». Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Все цифры пишутся словами, текст не должен заканчиваться цифрой. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: используется пунктуация, передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется пере кодировочная таблица: а-a, б-b, в-v, г-g, д-d, е-e, ж-zh, з-z, и-i, й-j, ы-y, э-e, у-u, ю-ju, я-ja, щ-sch, ш-sh, ц-c. Реквизиты: адресат, подпись, адрес отправителя. Последнее сообщение заканчивается: «++» - не требуется ответа, «+?» - требуется ответа. Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Факс имеет юридическую силу. Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал. Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма). САД: Акт - документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на спец. бланке акта или общем бланке организации. Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений, подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного хар-ра. Бывают: внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т.е. уже нанесены основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо вопроса. Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений, подпись. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки. Заключение - документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть - краткое описание вопроса, вторая часть - замечания. Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем. Список - документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.

Формуляр управленческого документа.

Документ состоит из обязательных составляющих эл-тов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных инф-ых сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, наз-ся типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210297, А5: 148210, А3: 420257, А6: 150148. Размеры полей: сверху - не менее 20, снизу и справа - не менее 10 (8), слева - старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на : 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).

Общий вид и состав реквизитов документа.

ГОСТ 6.30-97 (вместо 6.38-90) - УСОРД. Требования к оформлению документов. Устанавливает требования к оформлению и расположению 29 реквизитов. Перечень реквизитов: 01 - гос. герб РФ, 02 - герб субъекта РФ, 03 - эмблема организации и товарный знак, знак обслуживания, 04 - код организации по ОКПО, 05 - код документа по ОКУД (общероссийская классификация управленческих документов), 06 - наименование организации, 07 - справочные данные об организации, 08 - наименование вида документа, 09 - дата, 10 - регистрационный номер, 11 - ссылка на регистрационный номер и дата, 12 - место составления или издания документа, 13 - гриф ограничения к доступу, 14 - адресат, 15 - гриф утверждения документа, 16 - резолюция, 17 - заголовок к тексту, 18 - отметка о контроле, 19 - текст документа, 20 - отметка о наличие приложений, 21 - подпись, 22 - гриф согласования документа, 23 - виза согласования документа, 24 - печать, 25 - отметка о заверении копии, 26 - отметка об исполнителе, 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 28 - отметка о поступлении документа в организацию, 29 - отметка для автоматического поиска документа. Постоянные: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.

01 02 03 13

14 15

16

17

19

20 21 24

22 23 25

26

27 28 29

01 - не более 20 мм в диаметре, обязателен для определенных документов. 02 - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами. 03 - условное или символическое изображение, должна быть зарегистрирована. 06 - указывается в документе по форме, утвержденной в основном документе организации, без сокращений, в именительном падеже. 07 - указывается только в служебных письмах: индекс, адрес, номер телефона, телетайпа, телекса, факс. 09 - 27.10.98 - в России, 1998.10.27 - за рубежом. 10 - индекс включает: 1) индекс структурного подразделения; 2) номер дела; 3) номер документа: 04-12/57 или 506-101. 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. 12 - указывается если по остальным реквизитам нельзя определить место составления: г.Уфа, п. Ивановка и т.д. 13 - ДСП, секретно, сов. секретно, КТ - коммерческая тайна, конфиденциально. 14 - куда направляется документ, на внутренних документах отсутствует: наименование учреждения в именительном падеже, номер подразделения в именительном падеже, кому, указание должности в дательном падеже, фамилия в дательном падеже, почтовый адрес; если адресатов > 4 прикладывается список рассылки; по международному стандарту адресат: фамилия, наименование организации, адрес (почтовый ящик, дом, улица, город, страна, почтовый индекс). 15 - утверждает лицо, компетентное в этом вопросе. 16 - фиксируется указание руководителя по поводу исполнения документа: кому, что сделать, к какому сроку. 17 - отмечается ... , не более 28 знаков, не более 2 строк, точка не ставится. 18 - выделяется [...], от руки, карандашом, фломастером; ставится К - контроль или срок выполнения. 19 - может быть в виде анкеты, таблицы, текста. 20 - если в тексте есть указания на полное название приложения, то «Приложение на 2 листах в 3 экз.», а если нет, то «Приложение: 1. ... 2. .... 3. .... (столбиком)». 21 - придает юридическую силу. 22, 23 - 22 на внешних документах, 23 на внутренних документах, подтверждение целесообразности этого документа; ключевое слово - СОГЛАСОВАНО. 24 - захвачена подпись и фамилия. 25 - ключевое слово - ВЕРНО. 27 - содержит слово «В дело», номер дела, дату, фамилию. 28 - ставится на первом листе входящего документа в виде штампа. 29 - если документ входит в автоматизированную систему.

Язык документа.

Документ составляется в официально-деловом стиле, т.е. разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Особенности этого стиля: 1) официальный хар-р; 2) адресность инф-ии, занесенной в документ; 3) повторяемость инф-ии; 4) тематическая ограниченность. Хар-ки управленческой инф-ии: 1) достоверность; 2) убедительность, аргументированность; 3) лаконичность. Требование к текстам документов: 1) употребление специальной лексики (термины, профессионализм и жаргонно-профессиональные слова); 2) исключение употребления устаревшей лексики; 3) исключение употребления заимствованных слов: 4) употребление сокращений. Бывают лексические сокращения-абривиатуры и графические сокращения.

Оформление текстового документа.

Текст делится на абзацы. Делится на части, разделы, подразделы, подпункты. Для унификации могут быть использованы анкеты, трафареты, таблицы. Трафарет – заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной инф-ей и пропусками для заполнения переменной инф-ии. Анкета - опросный лист для получения определенных сведений. Таблица - перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенный в определенной системе, расположенной по графам.

Осн. направления совершенствования состава и форм док.

Для решения однотипных задач управления вводят стандартизацию технологии их решения и форм представления информации. Для нетривиальных задач предусматривается осн. принципы их решения. Унификация – уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового ф-ционального назначения. Стандартизация – форма юридического закрепления рез-тов унификации. Рез-ты унификации состава док. фиксируются в табели форм. Рез-ты унификации форм док. – альбом форм док. Объектами унификации и стандартизации явл. термины и опр.; классификаторы управленческих ф-ций; управленческая документация. Табель – перечень разрешенных к применению унифицированных форм док., необходимых для реализации управленческой деятельности. Альбом содержит формы док., включенные в табель. Оформляется табель в виде таблицы. Осн. колонка: Наименование; Код формы; Кем, когда утверждена; Периодичность составления; Составитель док.; Внутр. согласование; Внешнее согласование; Подпись; Утверждение; Печать; Когда предоставляется; Примечания. По строкам указывается формы док. по ф-циональному признак: 1) орг-ции процесса управления 2) планирование деятельности 3) контроль за деятельностью 4) финансовое обеспечение 5) НТ обеспечение 6) обеспечение кадрами 7) документационное обеспечение. Унификация осуществляется путем создания трафаретов, таблиц и анкет.

Порядок движения док. в орг-ции

Документооборот – движение док. с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки по адресату или сдачу на хранение. Отличаются маршрутами движения, временем, этапами. ГОСТ 16 487-83 «Делопроизводство и правовое дело». Документооборот – движение управленческой инф-ции, необходимой руководителям и специалистам для выполнения ф-ций упр. и принятия обоснованных решений. Это регламентированная технологическая схема движения док. Требования: 1) прямо точность движение док., т.е. прохождение по кратчайшим путям ч/з наибольшее кол-во пунктов с мин. возвратными перемещениями. 2) избирательность распределения док. м/у руководителями в соответствии с их ф-циональными обязанностями. 3) исключение лишних инстанций. 4) единообразие маршрута движения и состава техн. оп-ций.

Документооборот делится на составляющие части – документопотоки: 1) входящие док.: док. вышестоящей орг-ции, док. подведомственных орг-ций, док. неподчиненных учреждений. 2) исходящие док.: письма, отчеты, заключения… 3) поток внутр. док.: отражают деятельность учреждения. Этапы: 1) экспедиционная обработка док., поступивших в орг-цию (получение, вскрытие, отметка о регистрации) 2) предварительное рассмотрение 3) рациональное движение док. внутри орг-ции 4) регистрация док. РКК (А5 или А6) Реквизиты РКК: дата поступления, корреспондент, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении 5) обработка исполненных и отправляемых док. 6) исполнение док.

Структура документооборота

Рациональная система документооборота основана на: 1) исключение возвратного движения док.

2. однократность пребывания док. в одном структурном подразделении 3) различные операции над док. в одном подразделении выполняются параллельно 4) учетно-информационные сведения о движении док. регистрируются с помощью карточки. Осн. параметры документооборота: 1) содержание: состав док. и состав инф-ции 2) структура: определяется ф-ционально целевым назначением док. 3) режим документопотока: определяется изменением инф-ционной нагрузки со временем 4) направление: зависит от вида док. (входящие идут ч/з экспедиционное звено вовнутрь …) 5) объем: определяется физ. кол-вом док. (подлинников и копий) Документопотоки делят на: потоки периодической документации и потоки несистематизированной документации.

Док. постоянного потока (плановые, финансовые, статистические…) в орг-ции не регистрируются, т.к. они движутся по строго опр. маршрутам. К нерегистрируемым относятся: поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, док. первичного бухучета, банковские счета, прейскуранты, кредитные справки, док. по кадровым вопросам, док., поступающие в адрес общ. орг-ций. Переменную часть потока образуют разовые док., не входящие в предыдущий перечень.

Постоянный поток док. упорядочивается путем создания УСД, трафаретных текстов.

Для анализа движения док. в орг-ции используется составление: маршрутно-техн. карт; оперограмма – графическая интерпретация процесса составления док. по оп-циям формирования инф-ции и по оп-ции обработки носителей инф-ции; документограмма – опр. кол-во док. в структурном подразделении, состав исполнителей, порядок движения док. и трудоемкость их обработки.

Методы учета и сокращения документооборота

Объем документооборота – кол-во док., зарегистрированных в месте учета за выбранный отрезок времени (обычно за год). Учитываются подлинники, копии, нерегистрируемые док. по месту хранения, машинные копии по журналам. Объем является основание для определения потребностей в организационной и вычислительной техники, уровня загрузке работников общих отделов и загрузки потребителей документации и фиксирует уровень роста документооборота.

Объективные факторы роста документооборота: расширение пр-тия; расширение связей; увеличения выпуска продукции; рост народонаселения; рост кадров; увеличение инф-ционной активности; использование множительной техники; внедрение выч. техники. Субъективные факторы роста документооборота: несвоевременное выполнение обязательств… Методы снижения: исп-ние только унифицированных форм док.; исп-ние стандартных бланков; исп-ние эл. систем документооборота.

Электронный документооборот. Основные понятия и возможности

Осн. назначение эл. документооборота: наведение порядка в эл. и бумажных док.; введение комплексной технологии обработки док.; повышение производительности труда. Задачи эл. документооборота: преобразование информации в защищенный управляемый ресурс; эффективное использование осн. информационного ресурса организации; автоматизация и повышение эффективности. Источники док.: эл. док., создаваемые в процессе работы; внутренние бумажные док.; внешние бумажные док.; входящие факс. сообщения; входящие эл. док.; архивные док. Типы док.: бумажные А4; технические чертежи А0 или слайды; спец. бланки; файлы популярных текстовых редакторов; файлы систем CAD. Основные понятия: док. – неструктурированный набор инф-ции; эл. док. – док., хранимый в виде файла на дисках; бумажный док. (оригинал) – док. на бумажном носителе с текстово-графической инф-цией; факсимиле – эл. док., содержащий графический образ оригинального бумажного док.; незащищенные объекты – неэл. области, отслеживаемые системой управления док.; атрибут док. – описательная инф-ция о док., представляющая собой текст ограниченной длины (название, автор, дата); эл. карточка док. – набор атрибутов. Ф-ции эл. документооборота: перевод бумажных док. в эл.; эл. обработка факсов; работа с бумажными док. в эл. форме; централизованное хранение эл. док. (для этого используется технология библ. сервисов; работа с эл док.; разграничение прав доступа пользователей к док.); обязательная регистрация док. путем создания эл. карточки со всеми необходимыми атрибутами; введение версий док.; обеспечение одновременного доступа к док. нескольких пользователей; удобная логическая орг-ция док. путем группировки их по эл. папкам (папки нескольких иерархических уровней); быстрый поиск док. по его атрибутам и содержанию; просмотр и печать; маршрутизация док., согласование, сбор виз и замечаний и управление информационными потоками.

Концепция создания системы электронного документооборота (ДО).

Российский и западный ДО имеют различные концепции создания и развития и поэтому использование западного ДО в целом невозможно. Российский ДО - своя история; она закреплена ГОСТом, ОСТом, ГСДОУ; особенности: ведение регистрационно-контрольных форм, регламентированный состав и содержание реквизитов, установленные формы отчетности. Проблема: невозможность отследования документа в реальном масштабе времени. Цель автоматизации - получение оперативных сведений о документах и централизованное отслеживание. Западный ДО - особенности: отсутствие централизованного контроля, свои журналы регистрации у исполнителя и потребителя документа, высокий % электронного документа. Цель автоматизации - максимальное использование электронных документов. На российском рынке два направления развития систем ДО: 2) российское традиционное; 2) ориентированное на западный ДО. Программные продукты делятся на: 1) специализированные системы - явл-ся готовыми решениями, не требующими доработок («Дело 96», «Ирида», «Lan Docs»). Могут быть интегрированные с отдельными программами Microsoft Office; 2) системы общего назначения - явл-ся заготовками с набором инструментальных ср-в для создания на из основе готового решения. Требуют дополнительных БД (русифицированные версии таких продуктов Lotus Notes, Docs Open, Works Flow). Функции этих продуктов: а) работа с документами; б) управление документами (хранение и обработка данных); в) пересылка документов; г) групповая работа над документами; д) управление потоком работ. Классификация ПО ЭДО: 1) ср-ва автоматизации карточного учета бумажного делопроизводства («Дело 96», «Золушка»); 2) системы обмена электронными документами («1С Документооборот»); 3) системы управления электронными документами («Docs Open»); 4) система автоматизации деловых процессов («Works Flow»); 5) ср-ва автоматизации карточного учета безбумажного делопроизводства («Office Media»); 6) продукты смежных областей, наращивающие базовые возможности систем делопроизводства («Fine Reader»); 7) полнофункциональные системы автоматизации всех задач бумажного и безбумажного делопроизводства на русском языке («Power Docs»); 8) продукты, адаптирующие базовые возможности западных систем к особенностям русского языка («Bit Full Text Retrieval»).

Характеристика основных ПО ЭДО.

«Дело 96».

Система обеспечивает автоматизацию делопроизводства в соответствии с отечественными стандартами. Создана для РАО «Газпром», «Мосэнерго», «Госкомимущество». Базируется на Windows 95, Windows NT. Основы составляют: 1) система понятий, взятая из нормативных документов по делопроизводству; 2) инф-ые функциональные модели делопроизводства; 3) объекты, субъекты и технологические операции: объекты - структуры данных, над которыми проводятся операции; субъекты - пользователи, должностные лица, системный технолог или администратор. Функции системы: 1) регистрация документа; 2) посылка сообщений (реквизиты сообщения: данные адресанта, корреспондента, дата и резолюция); 3) работа с документами; 4) отправка документов; 5) списание в дело; 6) постановка на контроль; 7) контроль исполнения; 8) поиск документа.

«Ирида».

Производитель: Россия. Реализуется на платформе Lotes Notes, сертификат качества отсутствует, рассчитана на 40 мест. Документы делятся на: входящие, созданные, исходящие.

«Lan Docs».

Производитель: фирма а/о «Ламит» г. Москва. Сертификата кач-ва нет. Функции: регистрация документов, рассылка документов пользователю и по списку, контроль состояния документов, поиск документа, вызов приложения Windows для обработки электронных документов, контроль версий документов, списание в архив.

«Docs Open».

Производитель: а/о «Весть» Россия. Сертификата нет. Число пользователей - 5000. БД - Oracle.

Программный продукт «Крон».

Фирма «Анкей», Россия. Включает в себя: система управления документов (+электронная подпись), почтовая система, система регистрации исполнения документов. Сертификата нет.

«Office Media».

Фирма «Intertrust». Заказчики: «Госстандарт», национальный банк Башкортостана, Казахстана. Сертификат есть. Функции: делопроизводство, управление и планирование, канцелярия, внешние контакты, деловые контакты, система отдела кадров, электронный архив. Полностью удовлетворяет требованиям ГСДОУ.

«Works Flow».

Фирма «Оптима». Заказчики: «Госкомстат», управление кадрами МВД. Дата создания - 1997. Сертификата нет.

Основа ИПС – регистрация док.: фиксация факта создания или поступления док. путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим занесением их в регистрационную форму. Цель регистрации – придание док. юридической силы. Регистрируются один раз (поступающие – в день поступления; создаваемые – в день подписания). Создаваемые док. регистрируются децентрализовано по месту создания. При этом существуют единые правила регистрации. Регистрационный индекс состоит из: порядковый регистрационный номер в пределах массива (в течение года); дата; название. Доп. признаки: место исполнения док.; место хранения док.; принадлежность к определенному вопросу, периоду, лицу. Если док. формируется только по названию проставляется только порядковый номер (бух. балансы, протоколы…). Если док. идет в дела по вопросам и корреспондентам, то проставляется № и доп. индекс, определяющий место хранения док. (докладные записки). При регистрации предложений, заявлений, жалоб ставится №, а перед ним буква, означающая первую букву фамилии автора. Если приказ по отделу кадров, то 178 – К. Если док. составлен президиумом, то 178 – П. 178 –л/с – приказ по личному составу. При создании индекса может быть введен порядковый номер массива 2/17 (№2 17 созыва). После регистрации док., регистрационный индекс без изменений переносится в регистрационную форму. Для унификации ИПС в нее вводятся следующие классификаторы:

1. классификатор названия док. разрабатывается на основе применяемых в организации док. Требование – при формировании названий следует придерживаться ОКУД.

2. классификатор корреспондентов составляется на основе перечня названий орг-ций, с которыми данная орг-ция связана в своей деятельности. Требование – названия корреспондентов должны соответствовать ОКПР. 3) классификатор вопросов деятельности

перечень вопросов, входящих в компетенцию организации и ее структурных подразделений. 4) классификатор структурных подразделений 5) классификатор исполнителей

фамилии руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение док. 6) классификатор резолюций 7) номенклатура дел. Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (<600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:

Контроль исполнения док.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док. Контроль ведется по след. этапам: постановка док. на контроль; проверка доведения до исполнителя; предварительная проверка хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля. Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док.; контроль соответствия уровня удостоверения док.; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек. Все док. делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док., отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док. имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док. может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док. сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док. на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок). Классификация док.: оперативные док.; док., отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные док., содержащие социально значимую инф-цию (хранятся в течение в жизни). Для определения ценности инф-ции проводится экспертиза (начинается с момента регистрации). Для этого создаются экспертные комиссии (для больших орг-ций – постоянные ЦЭК). Действуют на основе примерного положения об ЭК орг-ции (1995 г.)

ЭК оценивает ценность следующих групп док.: изобретения и открытия; научно-техническая документация; док. с повторяемой инф-цией; док., входящие в АСУ. Экспертиза осуществляется на основе основных и дополнительных критериев ценности. Осн. критерии: происхождение (роль и место орг-ции, деятеля науки и культуры в соц. жизни общества); содержание (значимость события, факта, повторение этой инф-ции в других док.); внешние особенности док. (юридическая достоверность). Доп. критерии: значимость инф-ции для развития науки и техники; новизна задач и решений; приоритетность авторства; экономическая эффективность; соц. значимость.

Требования к систематизации документов и формированию дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленные в установленном порядке. Бывают: типовые, примерные и индивидуальные. Первые и вторые разрабатываются службой организации документации. Они также определяют круг документов, сдаваемых в архив, и для достижения единства. Отличаются тем, что первые обязательные, а вторые носят рекомендательный хар-р. Третьи составляются внутри каждой организации (не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию). Номенклатура составляется в 4-ом квартале текущего года на последующий период. Обычно на 5 лет, но через год может корректироваться. Номенклатура дел по организации составляется по след-щей форме: 5 столбцов, пронумерованных; по строкам разделы. Разделы - наименования структурных подразделений организации (01, 02, 03,...; если внутри есть, то 01.01, 01.02,...). 1-ый столбец - индекс дела, складывается из индекса подразделения и индекса дела (01-02). 2-ой столбец - заголовок дела: 1) ОРД; 2) плановые документы; 3)отчетные; 4) документы по основной деятельности; 5) документы по ревизиям. 3-ий столбец - кол-во дел (объем дела не более 250 страниц, иначе делится на тома). 4-ый столбец - срок хранения. 5-ый столбец - примечания.

ьУстановление сроков хранения дел.

Проводится на основе специально установленных перечней. Сроки хранения уменьшать нельзя, только увеличивать. 1-3 категории сдают на хранение в гос. архив, а 4 категории не сдают. ДМН - «до минования надобности», ДЗН - «до замены новыми», «постоянно», «хранить до передачи в архив, если не берут уничтожается до минования надобности».

Оперативное хранение документов.

Хранятся в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Делится на: 1) хранятся в процессе исполнения; 2) исполненные документы. В процессе исполнения документы хранятся в специальных папках. Исполненные документы хранятся: в папках типа скоросшиватель (ненадолго), в папках со шнурками (надолго, в прямом хронологическом порядке).

Компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной инф-ии.

Цель документального поиска: нахождение и выдача соответствующих запросу документов или их описанию. Документы, отвечающие запросу, наз-ся релевантными. При автоматизации поиска документальной инф-ии основным явл-ся формализация содержания документа и запроса. Используется 2 подхода: 1) содержание документа и его хар-ки представляются в структурированном виде; 2) поиск по всему тексту или поисковому образу документа. Эффективность поиска оценивается по полноте и точности. Полнота поиска - отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность - отношение числа релевантных документов выдачи к общему числу выданных документов.

Поиск по поисковому образу документов.

Осуществляется в документальных инф-ых поисковых системах (ДИПС). Исторически сложилось поисковый образ - название или первая фраза текста. Все эти системы действуют на оснве инф-ых поисковых языков (ИПЯ). ИПЯ - искусственный язык для выражения содержания документов или запросов с целью последующего поиска. Перевод текста документа на ИПЯ наз-ся индексированием. Искусственный язык разрабатывается на основе естественного исостоит из алфавита, лексики и грамматики. Алфавит - латинские буквы, Cyr, цифры, точки, двоеточие, косая черта. Лексика - совокупность слов. Грамматика - набор правил. Морфология - правила построения изменения слов, синтаксис - правила построения изменения соединения слов. Связи между словами могут быть: парадигматические (существуют независимо от контекста), синтагматические (соотношения слов при соединении и словосочетании). Требования к ИПЯ: 1) располагать лексико-грамматическими ср-вами для точного отображения темы запроса; 2) не содержать синонимов, омонимов; 3) отображать только объективные хар-ки предметов; 4) быть удобным для алгоритмического соотношения: поисковый образпоисковое предписание. ИПЯ по способу организаций понятий бывают: 1) классификационные (предкоординируемые); 2) дескрипторные (посткоординируемые). 1): словарный состав задается в виде фиксированного списка слов, словосочетаний и фраз. Бывают: а) ИПЯ иерархического типа; б) ИПЯ фоссетного типа; в) алфавитно-предметная классификация. а) - язык, представляющий собой перечислительную классификацию, в которой заранее перечислены все классы и подклассы. Достоинства: простота индексирования и поиска, удобство использования если набор классов с течением времени не меняется. б) - каждый класс строится по определенным правилам при проведении индексирования документов из предварительно заданных классов - фоссетов. Преимущества: допускается многоаспектное индексирование документов. в) - система классов, каждая из которых соответствует определенной теме, причем классы в алфавитном порядке. Нужна для узко предметного поиска. Недостаток: невозможность поиска документов но любому заранее незаданному сочетанию признаков. 2): для создания этого языка: проводятся определенные логические операции над классами заданными ключевыми словами; классы формируются в процессе индексирования; поисковое предписание формируется в виде логических сумм, логических произведений, логических дополнений. Создание языка сводится к созданию информационно-поискового тезауруса (ИПТ). Тезаурус служит для поиска слов, выражающих данное понятие. ИПТ используются:1) для перевода текста с естественного на дескрипторный путем замены ключевых слов соответствующими дескрипторами, исключающими многозначность; 2) для отображения парадигматических связей между дескрипторами. Тезаурусы разрабатываются для отдельных областей: тезаурус по документации, дескрипторный словарь по информатике. Достоинства поиска по поисковому образу: позволяет снизить расходы памяти, сократить время поиска, не требует дорогого аппаратного и программного обеспечения. Недостатки: любой набор ключевых слов не отражает адекватно содержания документа, формирование поискового образа документа состоит в структурировании документа, что искажает его содержание.

Полнотекстовый поиск.

Для хранения и поиска правовой инф-ии, поиска по периодическим изданиям и в глобальной сети Internet. Принцип: для поиска используют логические функции ИЛИ, И, НЕ, объединяющие ключевые слова. F.e. Задано мн-во документов Д₁, Д₂,..., Д₉, они содержат слова S₁, S₂,..., S₆. S₁ входит в Д₂, Д₃, Д₇, Д₈. S₂ входит в Д₁, Д₇, Д₉. S₃ входит в Д₁, Д₂, Д₃, Д₄, Д₅, Д₆, Д₈, Д₉. S₄ входит в Д₁, Д₆, Д₇, Д₈, Д₉. S₅ входит в Д₂, Д₅, Д₇, Д₉. S₆ входит в Д₄. Сформировать запросы: 1) S₁ S₂: Д₇; 2) S₂S₅: Д₁, Д₂, Д₅; 3) S₃S₆ (S₆ с инверсией): Д₁, Д₂, Д₃, Д₅, Д₆, Д₈, Д₉. При формировании запросов допускаются вложенные запросы, которые оформляется в виде круглых скобок, f.e. S2S4(S6(S3S5)), S5 с инверсией. При формировании запросов учитывается логическая взаимосвязь терминов и вводятся след-щие особенности: 1) усечение терминов - усекают окончание слов, чтобы они не влияли на выбор слова (налог? - один символ, налог* - налогообложение и т.д.); 2) нормализация терминов - приведение к именительному падежу единственного числа: 3) операторы контекстного поиска; 4) запрос по образцу.

1. Архивоведение как наука., связь с др. дисциплинами. Архивоведение - комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах»

Ее составными компанентами являются след. специальн. дисципл.: теоия и методика архивовед-я, истор. и организ-я арх. дела, археография (в последнее время все чаще вкл. В архивоввед-ие), архивное право, архивоведческое терминоведение, архивн. менеджмент, арх. статистика, автоматизир. Арх. технологии. С гуманитарными, естественными науками, научными дисциплинами докум-ие,историч. наукой, историей ли-ры,искусства

К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:

Палеография - изуч начертан письм знаков и другие внешние признаки рукописей.

Дипломатика - изучает прохождение в структуру различных офиц докум. И разраб. Методику получения о процессах общественного развития

Историческая хронология - изуч. Системы времяисчисления, уточнение времени и места создания док

Историческая метрология - изуч системы мер использ в прошлом с елью соотнесении я их с современными, помогает прочтению и пониманию текста документов

Сфрагистика - изуч принадлежность печатей, помогает установить подлинность, авторство, время создания док.

Геральдика - изуч. Изобр на гербах. помогает установить подлинность, авторство, время создания док.

Также имеют важно значение и другие вспомогательные исторические дисциплины: эпиграфика, генеалогия, нумизматика, историческая география.

2.Становление и развитие архивоведения. Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности, относящееся еще к дохристианским временам. Миссионерская деятельность просветителей IX века Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятие ею в 988 году христианства, способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов. К основным видам документов того периода относились дипломатические акты, договоры между князьями, жалованные грамоты.

Первыми архивами были: Казна Княжьего двора; местный архив; архивы храмов и монастырей. Архивные документы использовались в юридической, хозяйственной, идеологической жизни, во внешних отношениях, являлись основой летописи. Ведомства: Белый Дворец (ведал личными землями великого князя) и Казенный двор (ведал финансовыми вопросами). В 1236-1242 годах, в результате нашествия татаро – монголов, произошло массовое уничтожение документов домонгольского периода. Возвышение в XIV веке Москвы, формирование Московской Руси, включение в неё отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в ней удельных архивов, формированию единого архива Московской Руси. Учитывая значение архивных документов, их частое уничтожение в связи с военными действиями и пожарами, началось создание их копий. Так появились копийные книги – страховой фонд архивов Московской Руси.

3. История архивов в дореволюционной России. Архивы в дореволюцион­ной России и в СССР. История древнейших архивных хранилищ на совр. терр. СССР уходит своими истоками в 1-е тыс. до н. э. Памятники письменности (клинописные надписи на глиняных табличках; на камнях и предметах быта), относящиеся к 9—6 вв. до н. э., были обнаружены в Закавказье на терр. одного из ранних рабовладельч. гос-в мира — Урарту. От антич. городов в Сев. Причерноморье (6—5 вв. до н. э.) сохранился т. н. «мраморный А.». Найдены памятники, содержащие сведения о письменно­сти в государствах Средней Азии (Хорезм, Согдиана, гос-во Саманидов). В кон. 9 — нач. 10 вв. наряду с центр. А. в этих гос-вах появляются и А. частные. Ибн Сина оставил подробное описание А.-библиотеки саманидского эмира. А. появляются в это время и у др. народов. Значит, часть древнейших арм. рукописей собрана в Матенадаране (Арм. ССР). К 10 в. относится и зарождение А. в Грузии. Первые А. в Киевской Руси возникли при княжеских дворах в монастырях и церквах. После образования Русского централизованного гос-ва в Москве в 16 в. возник Царский А., куда вошли документы тверских, рязанских, смоленских, черниговских, ярославских и др. князей и значит, количество материалов о внутр. управлении и внеш. сношениях Рус. гос-ва со странами Зап. Европы и Востока. В нач. 17 в. во время польско-швед. интервенции Царский А. был частично вывезен в Польшу, а оставшиеся материалы поступили в Посольский приказ. В нач. 18 в., в результате реформ Петра I, по Генеральному регламенту коллегий (1720), А. учреждений (Сенат, коллегии, Синод) отделены от текущего делопроизводства и переданы в ведение особых лиц — архивариусов. Одновременно вводилось в оборот и само слово А. Тогда же из документов упразд­нённого Посольского приказа был обра­зован первый ист. А.— Генеральный А. старых гос. дел (переименованный затем в Моск. А. Коллегии иностр. дел). В 1797 было создано Собственное его императорского величества депо карт (с 1812 — А. Военно-топографич. депо). В 19 в. образуются крупные ист. А.: Моск. А. Гл. штаба (1819; позднее Лефортовский), Гос. А. Росс, империи (1834), Моск. А. Мин-ва юстиции (1852), Военно-учёный А. (1867) и др. Из правительственных учреждений в 19— нач. 20 в. наиболее крупные А. имели Сенат, Синод, Гос. совет, К-т министров, Совет министров, Гос. дума, Мин-ва внутр. дел, земледелия и гос. имуществ, финансов, нар. просвещения, мин-во двора, Морское мин-во, Гос. контроль; отделения Собственной его величества канцелярии (среди них наиболее значит. А. Третьего отделения, сосредоточивший в своих фондах ипформац. сведения о всех «происшествиях», в стране в 1826—80).

В дореволюц. России документы о революц. орг-циях и партиях находились в оси, в А. полиции, судебно-следств. и нек-рых др. учреждений. В 1904 по инициативе В. И. Ленина в Женеве был создан А. при ЦК партии большевиков. До Окт. революции 1917 в России отсутствовало централизованное руководство А., что отрицательно сказывалось на состоянии архивного дела.

4. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела» 1918 г Началом централизованного развития архивного дела в советской России послужил декрет Совета Народных Комиссаров от 01.06.1918 «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» – взамен раздробленности и ведомственности в архивном деле начала создаваться централизованная система хранения и учёта документов. Согласно декрету все документы, хранящиеся в архивах правительственных учреждений, образовывали единый Государственный Архивный Фонд, заведование которым возлагалось на Главное управление архивным делом – Главархив, входящий в Народный комиссариат просвещения.

5. Декреты 1919г. В 1919 году В.И. Ленин подписал ещё ряд декретов по вопросам архивного дела, в том числе о хранении и правилах уничтожения архивных дел, о военных делах, об отмене частной собственности на архивы умерших деятелей русской культуры.

После Окт. революции на основании декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 «О реорганизации и централизации архивного дела», и др. декретов об А. в РСФСР, подписанных Лениным, все А. правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные, и хранящиеся в них документы составили Единый гос. архивный фонд (ЕГАФ). Архивным делом в стране руководит Гл. архивное управление (ГАУ) при Сов. Мин. СССР. Для хранения архивных фондов общесоюзного значения существует 13 центр, гос. А. СССР, находящихся в непосредств. подчинении ГАУ: Центр, гос. А. Окт. революции, высших органов гос. власти и органов гос. управления СССР (ЦГАОР СССР); Центр, гос. А. нар. х-ва СССР (ЦГАНХ СССР); Центр, гос. А. Сов. Армии (ЦГАСА); Центр, гос. А. Воен.-Мор. Флота СССР (ЦГАВМФ СССР); Центр, гос. А. литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР); Центр, гос. А. древних актов (ЦГАДА); Центр. гос. ист. А. СССР (ЦГИА СССР); Центр, гос. военно-ист. А. СССР (ЦГВИА СССР); Центр, гос. А. научно-технич. документации СССР (ЦГАНТД СССР); Центр, гос. А. кино фото документов СССР (ЦГАКФД СССР); Центр, гос. А. звукозаписей СССР (ЦГАЗ СССР); Центр, гос. А. РСФСР (Москва); Центр. гос. А. РСФСР Д. Востока (Томск). В союзных республиках (кроме РСФСР, чьи А. подчинены ГАУ при Сов. Мин. СССР) архивным делом руководят архивные управления при Советах Министров республик. В их ведении находятся центр. респ. А. В авт. республиках, краях и областях имеются местные А. (краевые, областные, районные и др.). Ими руководят архивные отделы исполкомов Советов депутатов трудящихся. Помимо гос. А. системы ГАУ, в СССР имеются А., находящиеся в ведении парт, органов, некоторых министерств и ведомств, АН СССР, АН союзных республик и отд. учреждений. Центр, парт. А. (ЦП А) находится при Институте марксизма-ленинизма при ЦК КПСС.

6. Постановление о ЦАУ 1929 г.В том же 1929 г. происходят изменения в организации архивного дела на союзном уровне. При ЦИК СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР). Согласно постановлению ЦИК и СНК СССР от 10 апреля 1929 г. "О Центральном архивном управлении Союза ССР" ЦАУ создавалось для общего управления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию фондами общесоюзного значения. С этого времени архивы Российской Федерации стали отличать от т. наз. центральных государственных архивов всесоюзного значения.

К 1935 г. в ведении ЦАУ СССР находилось пять союзных архивов: Центральный архив Красной Армии (ЦАКА), Военно-исторический архив (ВИА), Центральный фотофонокиноархив (ЦФФКА), Центральный архив профдвижения (ЦАПД), Государственный архив внешней политики (ГАВП). Однако ряд центральных государственных архивов, также хранивших документы общесоюзного значения, продолжали находиться в ведении ЦАУ РСФСР: Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), Центральный архив революции (ЦАР), Государственный архив феодально-крепостнической эпохи (ГАФКЭ), Центральный межевой архив, Архив народного хозяйства, культуры и быта и др. Эта структура органов управления архивным делом просуществовала до принятия Конституции 1936 г., согласно которой правительственные органы вновь были реорганизованы и усилен контроль со стороны органов безопасности над архивами.

7. Логическим завершением этого процесса стало Постановление Президиума Верховного Совета СССР, принятое в 1938 г. Государственные архивы страны были переданы в ведение НКВД СССР и, таким образом, центральные и местные органы управления архивным делом потеряли свой независимый статус. ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Постепенно в непосредственное подчинение последнего перешли важнейшие комплексы документов, которые образовали сеть центральных государственных архивов общесоюзного значения (ЦГАОР, ЦГАКА, ЦГАВМФ, ЦГАКФФД, ЦГИАЛ, ЦГИАМ, ЦГВИА и его филиал, ЦГАДА, ЦГЛА). К категории общесоюзных фондов были причислены и фонды центральных правительственных учреждений РСФСР, а также сеть центральных и местных архивов РСФСР. НКВД стал министерством внутренних дел (МВД) в 1948 г., соответственно изменилось и название архивного ведомства - ГАУ МВД СССР. Республиканская архивная администрация в РСФСР была организована заново только в 1955 г., когда в составе Министерства внутренних дел было образовано Архивное управление (с 1960 г. - ГАУ РСФСР).

8. Развитие ар. Дела до 1941 г.Согласно Положению об архивном управлении РСФСР, утвержденному ВЦИК 28 января 1929 года, Управление Центрархива было реорганизовано в Центральное архивное управление РСФСР, состоящее при Президиуме ВЦИК. Появление в середине 20-х годов документов общесоюзного значения, образовавшихся в результате деятельности учреждений СССР, потребовало создания союзных архивных учреждений. 10 апреля 1929 года было подписано постановление ЦИК и СНК СССР об образовании Центрального архивного управления СССР при Президиуме ЦИК СССР. С принятием Конституции СССР 1936 года, упразднением ЦИК СССР и образованием в 1938 году Президиума Верховного Совета СССР архивное управление было передано в систему НКВД. Постановлением СНК СССР от 28 января 1940 г. было утверждено Положение о ГАУ НКВД СССР. В марте 1941 года Совнарком СССР утвердил Положение о Государственном архивном фонде (ГАФ) СССР и сети государственных архивов СССР. На базе ранее самостоятельных краевых и областных исторических архивов и архивов Октябрьской революции были созданы единые государственные архивы краев и областей.

9. В 1960 году архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР. Это способствовало либерализации доступа к архивным документам. 28 июля 1961 года СМ СССР принял постановление «Об утверждении Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР». Были образованы ЦГАОР, ЦГАНХ, ЦГАСА, ЦГАДА, ЦГАЛИ, ЦГВИА, ЦГИА и др. центральные архивы. В 1966 году при ГАУ СССР для проведения исследований в области архивоведения и документоведения был создан ВНИИДАД. 4 апреля 1980 года СМ СССР принял постановление «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» действовавшем до момента распада СССР.

В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР). В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР - общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В Положении была закреплена командно-административная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза.

В непосредственном ведении Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР (ГАУ при СМ РСФСР), созданного также в 1960 г. на базе Архивного управления МВД РСФСР, находились центральные государственные архивы РСФСР. Другими государственными архивами Главархив РСФСР руководил через архивные отделы (управления) республик, краев и областей.

10.Развитие ар. Дела на совр. Этапе. В 1946 году в связи с преобразованием народных комиссариатов в министерства ГАУ НКВД СССР стало называться ГАУ Министерства внутренних дел СССР. В течение нескольких послевоенных лет Гос. арх. занимались проверкой наличия и состояния д-в, их учетом, систематизацией.

Постановление Совета Министров СССР от 7 февраля 1956 года "О мерах по упорядочению и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств" содействовало значительному расширению круга Докум-ых источников для изучения истории. Гос. архивы должны были пересмотреть состав фондов, находящихся на особом хранении и недоступных для использования, приступит к изданию справочников и путеводителей по архивам, принять меры к расширению работы исследователей в читальных залах архивов, развернуть деятельность по опубликованию исторических документов.

Перемены в положении архивов и архивистов, в изменении отношения к ним со стороны общества и государства были связаны с хрущевской оттепелью и последующим откатом в брежневское двадцатилетие. Некоторое ослабление идеологического контроля, открытие доступа ко многим фондам, публикация материалов о сталинских репрессиях способствовали росту интереса к архивам, поднимали престиж и архивистов и историков в глазах общественности. Они становились подлинными партнерами в установлении исторической правды, по которой так истосковалось общество.

13 августа 1958 г. Совет Министров СССР утвердил "Положение о Гос. архивном фонде СССР". По "Положению+" ГАФ СССР представляет собой совокупность принадлежащих гос-ву докум-ых материалов, имеющих научное, политическое и

практическое значение. Было подчеркнуто, что документы ГАФ хранятся не только в гос-х архивах, но и в архивах учреждений и предприятий. В начале 1960 года архивная служба из подчинения МВД перешла в ведение Совмина СССР. 28 июля 1961 года Совет Министров СССР принял постановление "Об утверждении положения о Главном архивном управлении при Совете министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР" В

числе основных задач главархива было названо обеспечение сохранности д-ов ГАФ СССР; научное и организационно-методическое руководство государственными и ведомственными архивами. Создавалась следующая сеть центральных государственных архивов СССР: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР; Центральный государственный архив(ЦГА) народного хозяйства СССР; ЦГА Советской армии; ЦГА Военно-морского флота СССР; ЦГА литературы и искусства СССР; ЦГА древних актов; ЦГА кинофотофонодокументов; Центральный государственный исторический архив СССР; Центральный государственный военно-исторический архив СССР. В 1966 году создан Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 4 апреля 1980 года Совет министров СССР принял постановление "Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и Главном арх. Упр-ии при Совете министров СССР". В этом документе было

несколько новых моментов, которые еще не вошли в практику работы арх. учреждений: о создании страховых фондов на особо ценные документы не только в гос. но и в ведомственных архивах; о привлечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии, порче, незаконном уничтожении и купле продаже Док-в; о расширении состава ГАФ СССР за счет механографических Док-в; об изменении сроков хранения док-в; об организации Гос. учета ГАФ в учреждениях гос. архивной службы.

Гос. архивная служба к этому периоду имела сложившуюся устойчивую стр-ру и состояла из органов управления архивным делом, гос. архивов и научных учреждений.

22.Орг-ция док-в и дел на уровне Архивного фонда РФ. В пределах архивного фонда архивные документы организуются

по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина – по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

21. Архивное законодательство России: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской федерации» 2004г. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.

20. Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» (1999г.) В целях совершенствования организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет: 1. Принять предложения Федеральной архивной службы России, согласованные с Министерством государственного имущества Российской Федерации: а) о реорганизации федеральных государственных архивов, центров хранения документации и организаций, расположенных в г.Москве: Государственного архива Российской Федерации - путем присоединения к нему Научной библиотеки федеральных архивов; Российского государственного архива научно-технической документации - путем присоединения к нему Лаборатории микрофотокопирования и реставрации документов федеральных архивов; Российского государственного военного архива - путем присоединения к нему Центра хранения историко-документальных коллекций; Российского центра хранения и изучения документов новейшей истории и Центра хранения документов молодежных организаций - путем слияния и создания на их базе Российского государственного архива социально-политической истории; Российского государственного исторического архива (г.Санкт-Петербург) - путем присоединения к нему Центра по обеспечению сохранности документов Архивного фонда России (г.Санкт-Петербург); б) о переименовании Центра хранения современной документации (г.Москва) в Российский государственный архив новейшей истории. 2. Федеральной архивной службе России по согласованию с Министерством государственного имущества Российской Федерации осуществить в 3-месячный срок мероприятия, связанные с реализацией настоящего постановления, обеспечив в соответствии с действующим законодательством решение организационных, административных, имущественных, финансовых и иных вопросов, связанных с высвобождением работников и реорганизацией указанных в пункте 1 настоящего постановления федеральных государственных архивов, центров хранения документации и организаций. 3. Утвердить прилагаемую структуру сети федеральных государственных архивов. 4. Признать утратившими силу пункт 4 постановления Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 г. N 430 " Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации" и пункт 2 постановления Правительства Российской Федерации от 9 июня 1995 г. N 575 " О создании Российского государственного архива научно-технической документации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 25, ст.2395).

19. Архивное законодательство РФ: «Положение об архивном фонде РФ» 1994г. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552. Настоящее Положение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами. Положение состоит из двух разделов: государственная часть архивного фонда РФ и негосударственная часть архивного фонда РФ.

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют:

архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий, воинских частей, действующих на территории Российской Федерации;

архивные фонды и архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находившихся и (или) находящихся за границей;

архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения Государственной архивной службы России;

-архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических" лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

10.Архивы в 1945-1980 – е годы. В 1946 году в связи с преобразованием народных комиссариатов в министерства ГАУ НКВД СССР стало называться ГАУ Министерства внутренних дел СССР. В течение нескольких послевоенных лет государственные архивы занимались проверкой наличия и состояния документов, их учетом, систематизацией. Постановление Совета Министров СССР от 7 февраля 1956 года «О мерах по упорядочению и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» содействовало значительному расширению круга документальных источников для изучения истории. Государственные архивы должны были пересмотреть состав фондов, находящихся на особом хранении и недоступных для использования, приступит к изданию справочников и путеводителей по архивам, принять меры к расширению работы исследователей в читальных залах архивов, развернуть деятельность по опубликованию исторических документов. Перемены в положении архивов и архивистов, в изменении отношения к

ним со стороны общества и государства были связаны с хрущевской оттепелью и последующим откатом в брежневское двадцатилетие. Некоторое ослабление идеологического контроля, открытие доступа ко многим фондам, публикация материалов о сталинских репрессиях способствовали росту интереса к архивам, поднимали престиж и архивистов и историков в глазах общественности. Они становились подлинными партнерами в установлении исторической правды, по которой так истосковалось общество. 13 августа 1958 г. Совет Министров СССР утвердил «Положение о государственном архивном фонде СССР». По «Положению…» ГАФ СССР представляет собой совокупность принадлежащих государству документальных материалов, имеющих научное, политическое и практическое значение. Было подчеркнуто, что документы ГАФ хранятся только в государственных архивах, но и в архивах учреждений и предприятий. В начале 1960 года архивная служба из подчинения МВД перешла в ведение Совмина СССР. 28 июля 1961 года Совет Министров СССР принял постановление «Об утверждении положения о Главном архивном управлении при Совете министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР» В числе основных задач главархива было названо обеспечение сохранности документов ГАФ СССР; научное и организационно-методическое руководство государственными и ведомственными архивами. Создавалась следующая сеть центральных государственных архиво СССР:

Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР;

Центральный государственный архив(ЦГА) народного хозяйства СССР;

ЦГА Советской армии;

ЦГА Военно-морского флота СССР;

ЦГА литературы и искусства СССР;

ЦГА древних актов;

ЦГА кинофотофонодокументов;

Центральный государственный исторический архив СССР;

Центральный государственный военно-исторический архив СССР.

В 1966 году создан Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

4 апреля 1980 года Совет министров СССР принял постановление «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и Главном архивном управлении при Совете министров СССР». В этом документе было несколько новых моментов, которые еще не вошли в практику работы архивных учреждений: о создании страховых фондов на особо ценные документы не только в государственных но и в ведомственных архивах; о привлечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии, порче, незаконном уничтожении и купле продаже документов; о расширении состава ГАФ СССР за счет механографических документов; об изменении сроков хранения документов; об организации государственного учета ГАФ в учреждениях государственной архивной службы. Государственная архивная служба к этому периоду имела сложившуюся устойчивую структуру и состояла из органов управления архивным делом, государственных архивов и научных учреждений.

16. Проблемы ведомственного хранения архивных документов. За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов. Что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций. Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников. За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но тем не менее многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел,

-обеспечение сохранности и осуществляют проверки обеспечения сохранности документов. В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение-хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями. История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение. Многолетняя практика показала возможность существования целого ряда промежуточных архивохранилищ в российских условиях.

11.Архивы в период перестройки. Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил в годы горбачевской перестройки и особенно после провала августовского путча 1991 года. Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Несмотря на неослабевающие финансовые и административные проблемы, происшедшие в архивном деле перемены, небывалый рост интереса к отечественной истории XX века способствовали повышению престижа архивистов. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России. Государство, в свою очередь, стало уделять больше внимания реформированию архивной системы. Новое руководство страны, стремясь подорвать основы власти КПСС и силовых структур, охранявших ее, постаралось, прежде всего, овладеть их архивами. Уже 24 августа 1991 г. Президент Российской Федерации подписал указы «Об архивах Комитета государственной безопасности» и «О партийных архивах». Если первый документ фактически так и остался на бумаге, то передача партийных архивов в ведение Главархива в большей своей части была реализована. 1992 г. Президент РФ санкционировал своим указом рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями и посягательствами на права человека. Тем не менее и сегодня часть из них остается на закрытом хранении. 1994 году создана Государственная архивная служба России (Росархив). В 1998 г Правительством РФ было принято постановление «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России», законодательно оформившее ее роль и место в системе государственных учреждений РФ. Федеральная архивная служба является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием Архивного фонда РФ. В связи с проводимой в России административной реформой, произошли изменения и в организации управления архивном делом в стране. Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов. Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий. Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

13. Росархив на современном этапе. Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим в установленной сфере деятельности функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом и правоприменительные функции, за исключением функций по контролю и надзору. Росархив возглавляет Руководитель. В пределах своей компетенции издает индивидуальные правовые акты на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства и Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (далее - Минкультуры России), осуществляющего координацию и контроль деятельности Росархива. Руководитель Росархива несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Росархив задач и реализацию функций в установленной сфере деятельности. Руководитель Росархива распределяет обязанности между своими заместителями и предоставляет им соответствующие полномочия, назначает исполняющего обязанности Руководителя на время его отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой. Росархив организует свою работу в соответствии с перспективными и текущими планами, разрабатываемыми исходя из программ социально-экономического развития страны, федеральных целевых программ, основных направлений государственной политики в сфере культуры и массовых коммуникаций, планов Минкультуры России, затрагивающих архивное дело. Перспективное планирование работы Росархива осуществляется в форме разработки концепций развития архивного дела, сводных и перспективных планов по отдельным направлениям архивной деятельности, которые, как правило, представляются на рассмотрение коллегии Росархива. Основным инструментом текущего планирования является ежегодный план работы Росархива и показатели его деятельности, утверждаемые Минкультуры России. Структура и штатное расписание аппарата Росархива, положения о структурных подразделениях аппарата Росархива утверждаются Руководителем. Руководство и контроль за деятельностью структурных подразделений Росархива осуществляют заместители Руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ними. Росархив при осуществлении взаимодействия с подведомственными организациями: а) организует работу подведомственных организаций по основным направлениям архивного дела, гражданской обороне и мобилизационной подготовке; б) оказывает подведомственным организациям методическую и организационную помощь по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива, а также финансовому, правовому и кадровому обеспечению; в) координирует участие подведомственных организаций в реализации бюджетных (федеральных и ведомственных) целевых программ; г) дает поручения подведомственным организациям и контролирует их исполнение: - во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства и Минкультуры России, - по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива, - по устранению нарушений, выявленных в процессе контроля и координации их деятельности; д) информирует подведомственные организации о принятии нормативных правовых актов, касающихся их деятельности; е) запрашивает государственную и ведомственную статистическую отчетность, иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива; ж) рассматривает в 3-недельный срок с даты получения и направляет заключения на проекты планов с показателями деятельности подведомственных организаций; з) организует коллегиальное рассмотрение наиболее важных вопросов развития архивного дела, привлекает работников подведомственных организаций к работе совещательных органов Росархива; и) совместно с Росохранкультурой проводит комплексные и тематические проверки деятельности подведомственных учреждений, а также проверки по жалобам юридических и физических лиц на действия (бездействие) подведомственных учреждений и их должностных лиц; к) на основе предложений подведомственных учреждений формирует резерв руководящего состава указанных учреждений; л) по представлениям подведомственных учреждений согласовывает назначение в установленном порядке и освобождение от должностей заместителей директоров подведомственных учреждений, руководителей структурных подразделений подведомственных учреждений, выполняющих общеотраслевые функции.

12. В начале XXI столетия архивоведение стало самостоятельной, касающейся всех и каждого сферой практической и научной деятельности, занимающей важнейшее место в системе научных дисциплин и в общественной жизни. Современное архивоведение занимается не только изучением ретроспективной информацией, но и проникает в суть процессов, происходящих с документами в современной системе управления.

Одной из актуальных проблем отечественного архивоведения является разработка вопросов архивного законодательства. Архивное дело, как и любая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму - общественные отношения, которые регулируются архивным законодательством. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.

В 2004 г. в России была проведена масштабная административная реформа, в результате которой федеральные органы исполнительной власти в зависимости от выполняемых ими функций были разделены на министерства (с правоустанавливающими функциями), службы (с контрольно-надзорными функциями) и агентства (с правоприменительными функциями по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом). Согласно этим изменениям Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, подведомственное Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

В 2004 г. был принят Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2), который сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Принципиально важными положениями Закона, отличающими его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его более широкая сфера применения; отсутствие деления на государственную и негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного аппарата современной архивной сферы; четкое разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований в области архивного дела; четкое определение состава Архивного Фонда Российской Федерации; обозначение особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего управления архивным делом. В отдельных главах Закона прописаны вопросы доступа к архивным документам и их использованию, а также вопросы международного сотрудничества.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» явился первым федеральным законом принятым в архивной сфере, который несмотря на свой прогрессивный характер все-таки содержит определенные противоречия и изъяны. Принятие закона обострило проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1993 года (3). Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности в стране, архивные документы были разделены на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будет сказываться в текущей архивной деятельности учреждений и организаций, т.к. в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих структур) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно. Реальных рычагов, которые бы позволили изменить ситуацию в лучшую сторону, до сих пор не найдено.

С принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собст-венность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» (4).

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены. И подобных проблем немало.

На IV Всероссийском съезде российского общества историков-архивистов руководитель Федерального архивного агентства, член-корреспондент РАН В.П. Козлов отмечал, что за последние 15 лет при чрезмерной централизации организационного, нормативного и методического обеспечения архивного дела, по нему были нанесены ощутимые удары (5). Федеральные архивы были отделены от региональных, региональные - друг от друга. Получила законодательное оформление отгороженность от государственной архивной службы архивных служб ряда ведомств, возникли проблемы во взаимодействии государственных архивных служб субъектов РФ и муниципальных архивных служб этих субъектов. На федеральном уровне произошло дробление функций, когда-то сконцентрированных в едином федеральном органе исполнительной власти архивного дела, на функции политические и законотворческие. В результате административной реформы 2004 г. осталась «ничьей» функция контроля за организацией ведомственных, архивных и делопроизводственных служб, особенно на федеральном уровне.

На сегодняшний день создана и правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов - «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)» (6). В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

12. Отраслевой центр научно-технический информации по документоведению и архивному делу (входит в состав ВНИИДАД) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Государственной архивной службы России

Историческая справка

Центр основан и открыт в 1966 г. на базе Методического кабинета Главного архивного управления при Совете Министров СССР как федеральный профессиональный Центр НТИ в области делопроизводства и архивного дела.

Фонд библиотеки Справочно-информационный фонд составляет более 40 тыс. экз. изданий.Основная тематика - делопроизводство и архивное дело, а также публикации достижений смежных и родственных отраслей общественной деятельности, применимых в архивном деле.

Обслуживание Центр обслуживает на абонементе и по МБА, выделен открытый доступ к справочно-методическим материалам.

ЦНТИ является методическим центром по организации научно-технической информации в учреждениях архивной отрасли. Обслуживание ведется в режиме ИРИ, ДОР, "Запрос-ответ" архивных учреждений и сторонних организаций.

Каталоги, картотеки и БД Главная справочная картотека (ГСК) на основании Отраслевого рубрикатора НТИ по документоведению и архивному делу. Картотеки - достижения смежных и родственных отраслей, учреждения разработчики, стандарты, авторефераты, переводы и др.

Услуги Услуги включают консультирование по отраслевой тематике и копирование нормативно-методических разработок по заявкам.

Издания Центр готовит к публикации библиографические указатели по отраслевой тематике, экспресс-информацию, информационные вестники.

Всероссийский Научно-Исследовательский Институт Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД) является научным учреждением Федерального архивного агентства и занимается актуальными теоретическими и прикладными проблемами архивоведения и документоведения.

ВНИИДАД ведет исследования по ряду приоритетных научных направлений:

• Обеспечение физической сохранности архивных документов;

• Переработка «Основных правил работы государственных архивов» и «Правил работы с научно-технической документацией»;

• Создание Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

• Разработка научных и нормативных основ формирования и функционирования рынка архивной информации;

• Разработка проблемы создания современной системы учета и поиска документов в государственном архивном фонде РФ;

• Исследования и экспериментальные работы по разработке системы страхового копирования архивных документов, фондов пользования и реставрации на основе современных информационных цифровых технологий;

• Подготовка «Словаря архивной терминологии»;

• Разработка ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело»;

• Разработка и внедрение систем автоматизации основных функций государственных архивов и архивов организаций;

• Разработка тематических межархивных автоматизированных баз данных по документам архивов и музеев России;

• Формирование и ведение баз данных «Информационно-справочная система архивной отрасли» и «Информационная система архивистов России».

В 1966 г. в системе Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР), был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).