57. Официально-деловая переписка.

   Классификация переписки. По факту адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя переписка ведется между должностными лицами одной организации состоящими в отношениях должностного соподчинения, называются служебной.  Между разными предприятиями происходит обмен официальными письмами. Официально-деловая переписка  делится на деловую и коммерческую (переписка, с помощью которой  оформляют экономические , правовые формы деятельности – называют деловой корреспонденцией, а при заключении сделок, по вопросам сбыта – к коммерческой корреспонденции. Письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресатов).По структурным признакам деловые письма делят на – регламентированные (стандартные) – нерегламентированные, отражают необычную ситуацию. Виды письма: Деловая переписка представляет собой обмен информацией. 4 основных типа: 1) передача информации 2) передача указаний 3) убеждение (корректировка ранее переданной информации) 4) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Письмо информационное – сообщается о каких-либо фактах. Построить письмо следует так, чтобы с первых страниц вызвать интерес адресата к предложению. Следует быть убедительным. Сопроводительное письмо документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем –малый объем, их составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Письмо –циркуляр- отправителем обычно является руководящая организация, которая информирует филиалы по какому-либо вопросу или отдает распоряжения. Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Письмо-заявление – носит персональный характер, поэтому указывают Ф.И.О. с указанием должности. Письмо делится на абзацы. В 1-ом излагают мотивы, во 2-м излагают по вопросу. Письмо-заказ- посылается при совершении сделки , содержит конкретные требования. Письмо –требование содержит настойчивую просьбу. Целесообразна следующая структура письма. 1)в 1-ом предложении изложить требования 2) привести сопутствующие детали 3) в заключении выразить благодарность за действия. Письмо-жалоба – начинают с урегулирования проблемы. Первая реакция должна быть положительной. Можно начать с комплимента по поводу замечательного обслуживания организации. В письмо следует включить достаточно аргументов для того, чтобы позиция жалующегося выглядела обоснованной. Письмо-просьба – запрос – согласуется с употреблением глагола просить, а письмо – запрос «направляю запрос, обратиться с запросом» и формулой мотивации «В целях».Письмо – подтверждение – уведомляет о получении документов, ценностей. Ключевыми фразами являются «Подтверждаем получение». Направление писем-подтверждений позволяет снять вопрос с контроля. Гарантийное письмо- состоит из 1) выражение просьбы 2) подтверждение гарантии  В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы. Письмо-дополнение может содержать прилагаемые к нему документы или быть неотъемлемой частью ранее подписанных соглашений с собственной нумерацией и ссылкой на дату подписания. Ключевые фразы: « В дополнение». Рекламное письмо- содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Цель письма- побудить адресата воспользоваться услугами, заказать товар. Письмо –обращение – используют в период предвыборной агитации. Направляют одновременно тысячам конкретных адресатов. Письмо-ответ – составляют так: если положительно – сообщение о хороших новостях,  - объяснение обстоятельств , - окончание на положительной ноте. Письмо-отказ – должно состоять из 4-х пунктов: 1) вступление (очертить тему и плавно перейти к предмету) 2) факты, 3)анализ,4) причины  (предоставить причины и разъяснения отказа). Ответ на рекламацию – рассматривать нужно своевременно, если вина очевидна, нужно принести извинения и сообщить о предпринятых действиях. Закончить ответ надо выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Коммерческая переписка- запрос по вопросу: - о принятии к рассмотрению, - о поставке товара,- об изменении запроса. Особенности составления- обращение организации о представлении товаров и услуг состоит из 2-х частей: 1) излагается суть проблемы 2) ожидание ответа и их решения. Оферта – должна включать: - вступительное выражение благодарности на запрос, - информацию, что входит в объявленную цену, - информацию о др. товарах и услугах, - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком. Этикетные письма – (поздравления, извинения, открытки и т.д.) являются знаком уважения к адресату и формируют добрые отношения к организации. Письма должны быть искренними, короткими, посылаться оперативно. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить благодарность за усилия, в результате которых автор получил пользу, выгоду. Мини-письма- особенность – стандартность содержания., несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».

 Электронные  документы и архивы. Информатизация архивного дела.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения  в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. Объектами информатизации являются: комплектование архива; экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; учет документов архива и контроль за их сохранностью; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей; контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. Основные цели информатизации: организация учета документов Архивного фонда РФ; учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах; совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и  выдачи архивных справок, использование документов; формирование страхового фонда и фонда пользования; проведения в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания; автоматизация организационно-управленческих функций архива.

 Этапы организации внедрения информационных технологий:

  Изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива,  подлежащего информатизации; разработка технического задания; поиск соответствующего программного продукта и фирмы – системного интегратора; заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием; создание, установка, адаптация программы; сертификация и регистрация программного продукта; поддержка и обслуживание системы. Учетные базы данных ведутся для: составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета; подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических данных, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменения объема, состава и состояния архивных документов. В обязательные реквизиты  базы данных входят: название учитываемой базы, ее объем, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты введенных документов, даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных, формат представления данных, правовой статус базы данных. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года. Базы данных могут содержать: архивные документы, учетные документы, научно-справочный аппарат. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова – термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.  Результатами поиска документов в базе данных   могут быть текстовой файл или распечатка текста документа. Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов. При выборе программ для базы данных наиболее приемлемо является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет вводить новые записи, корректировать, удалять имеющиеся  записи, автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого  доступа, сортировать записи в любой последовательности, печатать электронные каталоги и т.д. Электронный документ – документ в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись). Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных  документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. В электронном архиве должны обеспечиваться: защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений,  возможность предоставления пользователям доступа к документам; возможность подтверждения подлинности документов; возможность предоставления документов в виде бумажной копии. Электр. Док-ты принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стримере, лазерном диске. Единицей хранения – является физически обособленный носитель файла. Единицей учета – выступает комплект единиц хранения с записью файла или несколько файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Систематизация проводится с помощью каталога.