56. Композиционные особенности служебных документов.

   Служебный документ посвящают одному вопросу. Документ краток, форма документа, имея определенную направленность, связанную с особенностями канцелярской сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражая «официальный» характер. Тексты документов состоят из 2-х частей: 1) вводной, содержащей основания и мотивы составления документов. 2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы. Сплошной текст тяжело воспринимать, его делят на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, нумерации.  Рубрикация – является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики.   Абзац- простейшая рубрика, отступ вправо вначале первой строки каждой части текста. Абзац служит переходом от одной мысли к другой. Важным средством рубрикации является также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в краткой форме отразить тематику документа, его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа, быть логичным, кратким. Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте. Тексты  в форме таблиц – при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах (используется в фин. Документах).  При составлении писем, факсов, справок используется трафаретные тексты (связанный текст может быть составлен произвольно на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации).

Часть вопроса 80.

Архивная эвристика.

    Эвристика – исследование ранее неизвестных методов.

 Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения. Поиск док-ов в государственном архиве. Этапы информационного поиска. Для поиска документов или группы документов в делопроизводстве могут задаваться след. Реквизиты: Входящие, исходящие, внутренние документы( поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);Вид документа (письмо, приказ, договор и т.д.) Приблизительно хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних –подписания документа )Регион, по которому ведется поиск (страна, область);Организация Содержание, тема. Этапы поиска документной информации: Установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; Установление архива, в котором может находится фонд необходимого фондообразователя; определение    в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;  определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив-фонд-опись-единица хранения) по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище.