20. Оперативное хранение дел в организации.

Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ, структурных подразделениях до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на: - хранение документов в процессе их исполнения, - хранение исполненных документов. Во время исполнения документы могут храниться у исполнителя в спец. папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел: «Срочно», «На исполнение», «К заданию». В течение дня папки хранятся на столе, после рабочего дня убираются в сейф, шкаф. Законченные дела подшиваются в дело и строго учитываются. За сохранность отвечают руководители структурных подразделений. Дела хранятся:- в шкафах(обычные дела), в сейфах (с грифом конфиденциальности). На обложке дела пишется: - название организации, название структ. подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего док-ов, срок хранения дела, шифры каждого дела. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится – для сохранности дел, для установления пропавших дел, для восстановления документов, не найденных в результате поиска, для поиска пропавших дел. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться - сотрудникам предприятия(с указания руководителя), сторонним организациям (с указания руководителя).Выдача дел осуществляется под расписку. На дело, выданное, заводят карту-заместитель дела. Выдаются дела на срок не более 1мес. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу и разрешению руководителя организации. Срок оперативного хранения дел составляет от1-го года до 3-х лет. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10лет) сроков хранения сдаются в архив. Составление номенклатуры – важная функция делопроизводственной службы. В небольших организациях, не имеющих структурного разделения составляется одна номенклатура –составляет секретарь. Номенклатура большой организации составляется делопроизводственной службой. (номенклатура дел  № ------------  год, утверждаю, руководитель, подпись, наименование раздела, индекс дела, заголовок, кол.дел, срок хранения). Номенклатура печатается в 4-х экз. (1экз. у секретаря, 2-й – рабочий, 3-й- у лица отвечающего за архив, 4-й – в гос. архиве). После окончания года, номенклатуру дел закрывают, пересматривается она не реже, чем в 5 лет раз. В конце года она уточняется, утверждается и вводится с 1 января нового года. Передача дел в архив. Составляются описи дел, утверждает их руководитель. Описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения – согласовываются ЭК архивной организации. Описи дел печатают в 4-х экз., которые передаются в гос. архив, а описи в архиве в организации - в 2-х экз. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними. Дела временного хранения (до 10лет) передают в архив по усмотрению организации. Сотрудник архива, принимая дела, сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность оформления дел. С делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения справочного аппарата архива. Для передачи в гос. архивы, документы хранятся в архивах организации в течении сроков, установленных архивом РОССИИ (сроки от 5 до 7,5лет). Документы передаются в гос. архив по акту из архивов-организации в гос. архив.

Направление и цели использования архивных документов.

Использование документов архива – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование арх. док-ов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

     Организация использования исторических документов в политических целях – исследование и изучение истории личных дел полит. Деятелей, номенклатуры управления, что касается экономической безопасности, в научных целях для написания научно-исследовательских работ, монографий. В культурных целях – проведение выставок арх. документов, экскурсий по архиву в целях ознакомления, организации публикаций.

Формирование дел.

  Формирование дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Дело- совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку. Формирование дел должно обеспечить:- оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов. Формирование дел осуществляется : - службой ДОУ при централизованной форме ведения делопроизводства, структурными подразделениями, при децентрализованной форме ведения делопроизводства. Работа по оформлению дел состоит:- распределение и раскладка исполненных дел по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложки дел. Формирование дел позволяет: - ускорить, облегчить оформление дел перед сдачей в архив, сокращает затраты на обработку, - облегчение проведения ЭЦ дел, - обеспечение сохранности дел, - защита информации, - осуществление контроля за наличием и местонахождением документов. Требования к оформлению дел. Это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года. Возможны 2 вида оформления дел- полное и частичное (дела постоянного долгого хранения (Свыше 10лет) и по личному составу подлежат полному оформлению). Дела временного (до 10лет) – подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и передаются в архив. Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного (свыше 10л) сроков хранения. Полное оформление дел включает: - подшивку (переплет дел), - нумерацию листов в деле, - составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, - оформление обложки дела. Переплет – (документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку, в конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи). Нумерация листов дела- предназначена для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности, нумеруются все листы , кроме внутренней описи и заверительной надписи. Заверительная надпись- в конце дела составляется заверительная надпись, в которой цифрой и прописью указывается кол-во листов. На обложке дела заверительную надпись запрещено. В дело прикладывается последним листом перед переплетом. (если уже переплетено, то наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела). Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых №, индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для учета документах- особо ценных , личные, судебные. Опись подписывается составителем  с датой и расшифровкой Ф.И.О. Обложка дела – содержит сведения о составе и содержании документов дела, данные об организации, времени происхождения. Правила оформления обложки установлены ГОСТом 17914-72 (обложки дел длительного хранения). На обложке дела должны быть: - название учреждения, подразделения, где дело сформировано, индекс, заголовок дела, дата заведения и окончание дела, аннотация к документам дела ( для дел постоянного хранения, ценные документы), кол-во листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Составление описи дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел- это архивный справочник, содержащий перечень единиц хранения. Опись – служит основным учетом и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Описи составляют в каждом структурном подразделении по окончании года на все дела: - постоянного, временного (свыше 10лет) , на дела по личному составу. Составление описей определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации. Ответственность несут руководители структурных подразделений. Опись заполняется в виде таблицы, включающей следующие графы: - порядковый № дела, индекс дела (тома, главы), заголовок дела, дата дела, кол-во листов дела, примечание. Описи подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с руководителем  и  утверждаются. Составляются описи в 2-х экз.  в течении года после завершения дел в делопроизводстве.

Формы использования документов Архивного Фонда РФ.

Формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;  представление документов пользователям для исследований; экспонирование  документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; выдача документов во временное пользование; публикация документов. Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов. Осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. В основе поиска  запрашиваемой информации находится определение архивного шифра ( по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы. Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Ответом архива является архивная справка (офиц. Документ, имеющий юридическую силу и содержащей арх. информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов); архивная выписка (копия части текста арх. документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива); архивная копия ( офиц. Документ архива, воспроизводящий арх. документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.) Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией  событий и поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива. Инициативное информирование. Предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся док-ов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных. Для работы исследователей с арх. документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном на один год. При первом посещении исследователи знакомятся с правилами читального зала, заполняют  анкету пользователя. На них заводятся карточки пользователя и личное дело, исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают  документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании  заполненного бланка заказа  и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Исследователь может получить под расписку в бланк заказа единовременно не более 5 описей и 10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально на 10 дней. При выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. Выдача дел и документов во временное пользование  производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт. Самым распространенным видом использования документов является их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания В соответствии с  составом  публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката. К информационными мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с работой архива. Все эти мероприятия относятся к формам массового использования архивных документов.