Электронный документооборот и его правовое регулирование

контрольная работа

1.1 Электронный документооборот

Электронный документооборот -- система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Кроме того, электронный документооборот -- высокотехнологичное решение проблемы повышения эффективности работы любых организаций, в первую очередь проектных, конструкторских, строительных, научных, ремонтных и обслуживающих.Автоматическое отслеживание перемещения потоков информации внутри предприятия, а также порядка передачи конфиденциальных сведений позволяет значительно снизить трудозатраты делопроизводителей. Сквозной контроль исполнения на всех этапах работы способствует своевременной подготовке документации и существенному повышению качества работы исполнителей.

Информационные компьютерные технологии образуют основу решений, обеспечивающих централизованный автоматизированный обмен знаниями и позволяющих извлекать из всех доступных источников лишь необходимую информацию.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на читаемые человеком документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

-Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

-Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

-Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

-Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

-Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Делись добром ;)