2. Средства оргтехники, применяемые в делопроизводстве

Непроизводительный ручной труд в делопроизводстве традиционно составляет основу многих операций: при составлении документов, оформлении регистрационно-учетных журналов и карточек, при транспортировке документов, их хранении и т.д. Повышение производительности труда достигалось при применении приспособлений в наиболее типичных документационных операциях. Примером такого приспособления является обычная канцелярская скрепка, которая существенно сократила время, необходимое для соединения нескольких листов документа.

В современном делопроизводстве скрепки все чаще стали заменять степлером - приспособлением для более надежного соединения листов металлической скобкой. Подобные механические устройства относят к средствам механизации делопроизводства. Их арсенал достаточно большой и многие современные средства механизации оснащены электрическими приводами. Основное предназначение средств механизации в делопроизводстве - повысить производительность отдельных трудовых операций, сократить потери времени при выполнении однотипных трудовых операций.

Кроме механических приспособлений применяют различные автоматы, которые составляют основу средств автоматизации в делопроизводстве. Под автоматическими устройствами понимают механизмы и машины, которые выполняют операции без участия человека, самостоятельно по заданной программе. Внедрение средств автоматизации существенно изменяет организацию делопроизводства: высвобождает штаты служб ДОУ, повышает производительность труда, экономит материальные ресурсы.

В современном делопроизводстве средства автоматизации и механизации принято объединять в понятие оргтехника (организационная техника). Применение средств оргтехники связано с выполнением и документационных и организационных задач делопроизводства. В делопроизводственных процессах используется широкий ассортимент средств оргтехники, которые так же могут применяться в других областях человеческой деятельности.

Основными признаками для классификации оргтехники являются документационные операции, которые выполняются соответствующей оргтехникой. Основными группами средств оргтехники являются:

Средства составления и изготовления текстовых документов. Сюда входят компьютеры, пишущие машины и диктофонная техника.

Средства копирования и оперативного размножения документов. Это электронные автоматы, разновидности которых имеют разное быстродействие и возможности цветопередачи.

Средства обработки документов. В их число входят средства резки и скрепления листов бумаги, пачковязальные машины, машины для уничтожения документов, штемпелевальные устройства, ламинаторы и прочее.

Средства хранения документов и средства транспортирования документов в служебных помещениях. К ним относятся картотеки, шкафы стеллажи, транспортировочные тележки и прочее.

Средства управленческой связи. С их помощью осуществляется передача управленческой информации. Сюда входят телефоны, переговорные и автонаборные устройства, телетайпы, факсимильные аппараты, электронная почта, системы телевидения. Рассмотри отдельные группы оргтехнических средств, применяемых в делопроизводстве ОВД.

Средства составления и изготовления текстовых документов появились ранее прочих средств и быстро завоевали популярность. Первые ремингтоны (изобретение американца Remington) вошли в широкий обиход в конце XIX века для составления небольших печатных текстов бестипографским способом. К концу ХХ века пишущие машинки получили большое разнообразие видов, из механического устройства печати они превратились в многофункциональные электронные автоматы.

Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующему: обеспечение быстродействия, высокое качество текстов, надежность в работе. При оценке качества изготавливаемых текстов на печатной машинке принимаются во внимание четкость получаемых оттисков, равномерность их окраски, ровность отпечатанной строки.

В зависимости от функциональных возможностей и назначения пишущие машины разделяются на несколько групп: 1)дорожные и портативные, 2)канцелярские, 3)специализированные, 4)электронные.

Эти группы могут подразделяться в зависимости от используемого шрифтоносителя -- рычажные или безрычажные. В пишущих машинах с рычажным шрифтоносителем имеется от 44 до 46 рычагов, несущих от 88 до 92 шрифтовых знаков. Основными недостатками таких шрифтоносителей являются невысокая скорость печати (единицы ударов в 1с на механических машинках и около 10 ударов в 1с - на электрических), невозможность смены шрифта, а так же высокий уровень шума при печати.

Более высокие показатели у машин с безрычажным шрифтоносителем. Одним из таких носителей является шаровая (сферическая) головка. Шрифт размещается в нескольких горизонтальных рядах по всей ее поверхности -- прописные буквы, цифры и некоторые математические знаки. Машина оснащается набором этих головок со шрифтами на разных языках и с разными очертаниями шрифтов; для замены головок достаточно несколько секунд, а средняя скорость печати уже может достигать 20 знаков в 1с. Немного позже появились печатные машины с шрифтоносителем в виде плоского диска (иногда их называют «ромашками»). Преимуществом дискового носителя является снижение шума, а быстродействие печати до 40 ударов в 1с обеспечивает оснащение этими носителями электронных печатных машин.

Для канцелярских машин характерно оснащение различными функциональными устройствами, которые повышают качество документов. При выполнении отдельных видов машинописных работ применяются различные специализированные пишущие машины. К ним относятся: плоскопечатающие машины для впечатывания текста в паспорта, бланки, формуляры и другие виды сброшюрованной документации. Разновидностью специализированных пишущих машин являются стенографические машины. В отличие от ручного стенографирования запись в них ведется не стенографическими знаками, а комбинациями букв, причем скорость записи достигает 100 слов в 1 мин.

Электронные пишущие машины являются одним из наиболее перспективных средств составления текстовой документации, т.к. являются недорогими, и наиболее подходят для эксплуатации в таких подразделениях, где требуется печатать документацию с частыми корректировками, изготовление статистических форм, таблиц с повторяющейся или изменяющейся информацией. В этих случаях производительность труда с использованием этих машин повышается на 30%.

В настоящее время различные электронные устройства и компьютерная техника все больше внедряются в делопроизводство. Собственно широкое применение этой техники в работе с различными документами стало одной из причин появления термина «документационного обеспечения управления», поскольку само делопроизводство стало распространенной деятельностью любого пользователя компьютером - создание, систематизация и хранение электронных баз документов. Быстрое совершенствование и самые широкие возможности электронной техники позволили начать переход в делопроизводстве к безбумажным технологиям, т.е. замены большинства традиционных документов их электронными копиями.

Средства копирования и оперативного размножения документов в сочетании с применением персональных компьютеров создают основу для создания безбумажной технологии делопроизводства. Непосредственно к этой группе оргтехнических средств относятся сканеры, факсы и множительная техника, которые имеют разновидности по быстродействию, по возможности цветопередачи, формату бумаги и прочее.

Сканер - это устройство для создания на компьютере электронной копии документа. Электронный документ не обладает юридической силой, т.к. программа-преобразователь изображения не воспроизводит графику (подпись, печать, рукописные реквизиты). Но создает широкие возможности для работы с электронными документами в сетях электронной коммуникации.

Факс - устройство, которое объединяет в себе сканер, печатающее устройство и устройство приема-передачи информации по линиям телефонной связи. Передаваемые факсограммы полностью воспроизводят внешний вид документа на принимающем устройстве, с их помощью можно передавать графику и фотографии. Факсимильная связь устанавливается в ОВД централизовано - в секретариатах, дежурных частях, в приемной руководителя ОВД. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы и хранятся в отдельном деле.

Множительная техника - средство для копирования (тиражирования) документов, воспроизводит полностью внешний вид оригинала с возможностью его увеличения/уменьшения. Множительная техника используется в ОВД централизовано, на множительных участках делопроизводства. На тиражируемые документы делается заказ необходимого числа копий, начальник секретариата выписывает наряд для множительного участка, а учет выполненных работ ведется в службе ДОУ на основании заказов.

Применение современных электронных средств в службах ДОУ позволяет перейти в подразделениях Министерства на автоматизированные системы документационного обеспечения. Ключевым элементом такой системы является универсальное автоматизированное рабочее место. Автоматизированная система должна обеспечивать:

обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль, списание в архив и пр.);

подготовку и обработку текстов документов;

прием информации с автоматизированным распознаванием текста;

защиту серверов рабочих станций (концентраторов в подразделениях ОВД).