2.1 Организация доступа и порядок работы персонала с конфиденциальными сведениями, документами и базами данных в Свердловском областном суде

В решении проблемы информационной безопасности значительное место занимает построение эффективной системы организации работы с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией. В предпринимательских структурах персонал обычно включает в себя всех сотрудников данной фирмы, в том числе и руководителей.

Персонал генерирует новые идеи, новшества, открытия и изобретения, которые продвигают научно-технический прогресс, повышают благосостояние сотрудников фирмы и являются полезными не только для фирмы в целом, но и для каждого отдельного сотрудника. Каждый сотрудник объективно заинтересован в сохранении в тайне тех новшеств, которые повышают прибыли и престиж фирмы. Несмотря на это персонал, к сожалению, является в то же время основным источником утраты (разглашения, утечки) ценной и конфиденциальной информацией.

Многие специалисты по защите информации считают, что при правильной организации работы с персоналом защита информации фирмы сразу обеспечивается не менее чем на 80%, без применения каких-либо дополнительных методов и средств защиты.

Проведение кадровой политики в области защиты информации имеет немаловажное, решающее значение при сохранении секретов. Умение правильно руководить сотрудниками, подбирать квалифицированно кадры, обеспечить защиту информации ценится очень высоко.

Доступ - это получение разрешения руководителя на выдачу тому или иному сотруднику конкретных сведений с учетом его служебных обязанностей.

Регламентация доступа - установление правил, определяющих порядок доступа.

Контроль доступа - процесс обеспечения достижения оптимального уровня обеспечения доступа.

Информационная безопасность организации в современных условиях компьютеризации информационных процессов имеет принципиальное значение для предотвращения незаконного и преступного использования информации, составляющей какую-либо конфиденциальную, коммерческую тайну. Задачи обеспечения информационной безопасности реализуются комплексной системой защиты информации, которая предназначена для решения множества проблем, возникающих в процессе работы с информацией, в том числе и финансовой.

Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных является одной из центральных проблем системы защиты информации. Регламентация порядка доступа лежит в основе режима конфиденциальности проводимых фирмой работ. Важно четко и однозначно определить: кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает.

Режим конфиденциальности проводимых работ в суде представляет собой совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ на определенную территорию, в помещения, к информации и документам. Любой режим базируется на так называемой разрешительной системе. Разрешительная система в общем, виде предусматривает необходимость получения специального разрешения на осуществление соответствующих правовых мероприятий, например на въезд, в пограничную зону, на посещение воинской части.

Разрешительная система включает в себя две составные части: допуск сотрудника к конфиденциальной информации и непосредственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Под допуском понимается процедура оформления права сотрудника фирмы или иного лица на доступ к сведениям (информации) ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу.

Оформление допуска, т.е. согласия лица на определенные ограничения в использовании информации, всегда носит добровольный характер. Наличие допуска предоставляет сотруднику формальное право работать со строго определенным кругом конфиденциальных документов, баз данных и отдельных сведений.

Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, утвержденными председателем суда. В своей деятельности работник канцелярии, который занимается также кадровой документацией руководствуется следующими, законодательным и нормативно - методическим обеспечением:

· Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.

· Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности государственного управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.

Кроме законодательных и нормативно-правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы суда базируется на целом ряде нормативно-методических документов.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ - устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Он создавался как составная унифицированной системы организационно - распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), Унифицированные формы документов включены в Альбом форм, который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов.

В кадровой службе городского суда, при оформлении документов, используются следующие классификаторы:

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), который предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах (анкеты, личные карточки): пол, возраст, гражданство, национальность, языки народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояния в браке и др.

Канцелярия суда, в лице главного специалиста несет ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами, является инструкция о порядке ведения трудовых книжек.

В настоящее время действует Инструкция утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 02 августа 1985 г. №252. Однако следует учитывать, что в последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованные в официальных изданиях.

Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств.

Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы суда и для ведения делопроизводства в нем.

В соответствии с действующим законодательством и соответствующей компетенцией суд составляет и издает различные виды документов.

Анализ управленческих документов показал, что при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:

1. организационные документы;

2. распорядительные документы;

3. документы по личному составу;

4. справочно-информационные документы;

5. плановая документация;

6. учетно-отчетная документация.

Все эти документы относят к организационно-распорядительным документам. Одна из основных управленческих функций деятельности суда - это функция организации системы и процессов управления. Эту функцию в суде выполняет главный специалист и председатель суда.

Организационная деятельность городского суда выражается в разработке и утверждении комплекса организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус суда, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности суда в целом, работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам городского суда относится: штатные расписания, должностные регламенты работникам, правила и другие документы.

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение труда между работниками. Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения являются правовой основой деятельности городского суда.

Анализ документов показал, что организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения. Текст документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Приказами оформляются решения нормативного характера, рассчитанные на длительное или многократное действие, носящее общий характер, а также решения о назначении и освобождении от должности должностных лиц.

В форме распоряжений председателя суда принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по отдельным конкретным вопросам работы городского суда. Ответственность за качество подготовки приказов и распоряжений председателя городского суда на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут специалисты, которые вносят эти документы на рассмотрение. Если в процессе доработки в документ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Распорядительные документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.

Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений).

При регистрации указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений. Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании соответствующих представлений.

Особую группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия.

Документы по личному составу создаются главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.

Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов суда входят виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Особое место в деятельности суда занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими организациями. Содержанием переписки являются запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы и т.д.

Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме полугодовых и годовых отчетов работы.

Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от вышестоящих судов и инстанций.

Отчетную документацию городского суда (о проделанной работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы.