10.1.Правова охорона документів

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях.

Справи з моменту їх заведення і до здачі до архіву установи зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально заведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи поміщують в шафи канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючи чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки–реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснуті одна до одної. Папки встановлюють вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець й аркуші документів у середині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.

Якщо довідки підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально.

Забезпечення фізичного збереження документів сприяє також і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного збереження не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення робиться з дозволу керівника установи з обов’язковою постановою у справі точно завіреної копії вилученого документу і вкладанням акту про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану по службовій необхідності справу заповнюється картка, в якій вказуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її заголовок, кому справа видана, дата повернення, передбачаються глави для розписок про отримання і прийом справи.