16. Признаки и свойства документа.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве. Внешние признаки документа – документы изготавливаю на банках, формат А4 и А5, допускается использование банков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20мм-левое, 10мм-правое, 20мм-верхнее, 20-нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или светлых тонов. Для организации устанавливаются следующие виды бланков документа: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Внутренняя форма документа – внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка. Формуляр документа. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его ФОРМУЛЯР. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – представляет собой графическу модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение реквизитов. ФООРМУДЯР, характерный для документов определенного вида (договор, протокол, акт), называется ТИПОВЫМ ФОРМУРЯРОМ. Реквизит документа – каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа. РЕКВИЗИТ – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.  Реквизиты бывают графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми (из 2-х слов) или сложными (из частей грифы утверждения, согласования и др.).         Постоянные и переменные реквизиты – часть  информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон  (бланк) будущих документов, она назыв. постоянной частью, т.е. постоянными реквизитами – это символы и индексы, наносимые типографическим или др. способом. Дополняющая, корректирующая информация вносится при оформлении конкретного документа наз. Переменной частью т.е. переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в док. в процессе его подготовки и оформления. Обязательные реквизиты документа – Герб РФ-герб субъекта РФ-эмблема организации, код организации, наименование, справочные данные, наименование вида документа, дата, рег. №, подпись, печать.  Разновидность документа – организационные  (акты, учр. Договор, устав, инструкции, штатная численность, расписание и т.д.); распорядительные (приказы, распоряжения, решения); плановые (планы соц. И эконом. Развития, бизнес-план, финансовый и.т.д.); финансово-бухгалтерские (годовой отчет, баланс, креди. дог, кассовые книги); информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, док. записки);учетно-статистическая (отчеты, таблицы, журналы, переписка).  Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство  быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик. Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Контроль исполнения документов

   Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей  ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений.   Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом.,  для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется  невозможность его своевременного  исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.  Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов ( создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся  на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса.     Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по  исполнителям.   При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних    

    Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ

  Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.  Режим хранения документов предполагает соблюдение: температурно-влажностного режима ( документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19 градусов и влажности воздуха 50-58%, с нерегулируемым климатом 14-20 и влажности воздуха 45-60%, резкие колебания температуры и влажности не допускаются, архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию данного режима, тем. влажн. режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым – два раза в неделю); светового режима (постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, освещение может быть естественным или искусственным, при этом свет должен быть рассеянным, при естественном на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра); санитарно-гигиенического режима (должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени , пыли, обязательном проведении влажных уборок, в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, запрещается расположение документов на полу, подоконниках, внеразобранных кипах, окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками, в случае обнаружении насекомых и плесени, архивохранилище должно подвергнуться дезинфекции); охранного режима (обеспечивается посредством технической укрепленностью и оборудованием архива, организацией системы архива, сигнализации соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке). Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под  него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или зданий; архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации док-ов, читальный зал, рабочая комната сотрудников; хранилища должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; в  нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны хранится у ответственного лица, хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении.   Размещение документов в архивохранилище. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов; документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава хранятся отдельно; обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющиеся в оформлении драгметаллы документы; в ведомственных архивах документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения – без связок по годам хранения; коробки и связки док-ов не должны выступать за пределы стеллажей, связки формируются не более 20 см. толщиной, коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки – горизонтально, коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи. . Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет. Проверка наличия и состояния дел проводится  путем  сверки описательных статей описи с описанием дела на обложках ( шифра,  название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, кол-во листов).  На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии. Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.