66 Менеджмент в архивах

     Менеджмент – современная система  управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

      Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве: в положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения, состав док-ов архива, задачи и функции архива, права архива, орг-я работы архива. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

     Планирование: В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевым укрупненными нормативами времени на работы по ДОУ.

     В организацию труда персонала архива входит: подбор и рациональная расстановка кадров; эффективное использование материально-технических ресурсов; создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Один раз в 4 года проводится х аттестация. Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, семинары. Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме док-ов и доступа пользователей к ним.

     Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Маркетинг арх. информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации, прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг, расширение рекламной компании с целью привлечения более широкого круга потребителей. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

     Выполнение платных услуг. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. При выполнении платных  работ и услуг отношения архива со сторонними организациями и потребителями должны закрепляться договором. (Пр. арх. маркетинга – копирование документов до выхода в Интернет, продажа микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников)