69 (Организация док-ов в архиве) (второй уровень организации документов)

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: Документы временного срока хранения ( до 10 лет включительно); Документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); Документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т. е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое , культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющееся составной частью Архивного фонда РФ. Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов. Архивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.   Разновидностями архивного фонда являются: Архивный фонд организации, состоящий из док-ов,  образовавшихся в процессе ее деятельности; Объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности  двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; Архивный фонд личного происхождения, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных  документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.) Основными принципами фондообразования являются: Недробимость фонда; Единое название фонда; Единый номер фонда; Единое хранение фонда. Организация док-ов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения док-ов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающим их учет, поиск, использование.  Единицы хранения систематизируются в фонде по след. Признакам (структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному – в соответствии с функциями, отраслями, направлениями  деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; Номинальному – по делопроизводственной форме, видам и разновидностям док-ов; Корреспондентскому – по организациям и лицам, в результате  переписки с которыми образовались единицы хранения; Географическому – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание док-ов, их авторы, корреспонденты; авторскому – по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами док-ов.

Фондирование. Виды работ по фондированию. Предварительные этапы по фондированию.

Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве.  В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы  фонда и документов  фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется  по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов. Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;  документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.  Хронологическими границами архивного фонда являются: Организации – даты образования и ликвидации; Объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документ.

 Виды и формы регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения  документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах  составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регст (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Журнальная- надежна,недостат.-медленный поиск. Карточная-располож.по различн.призн.-хронологичес.,авторск.,объектовый,географич. Поиск оперативен. Недостаток-потери карточек. Компьют.удоб.,оператив.Недост.-потеря информ.-вирусы. Сист.регистр.на ПК мож. создана:1.сист.управл.базами данных-Аксесс,2.электр.таб Эксель,Лотус;3.текст.редакт-р Ворд. Перечень не регистрир.док-в 1.поздравит.письма;2.приглашения;3.рекламн.письма;4.печат.издан (журн.)5.извещения о встречах;6.письма с помет. «лично»;7.программы совещаний. Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к).

Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно.

Организация информационно-справочной работы по документам предприятия

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: 1) в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый док-т .2) в каком док-те находится конкретная информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. Справочная картотека делится на две части:1) на неисполненные док-ты, 2) на исполненные.Справочные карточки передаются в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации док-в значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку док-та. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершает управление организации в целом.

Учет документов архивного фонда РФ.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

 Учет архивных документов – установление количества и состава арх. док-ов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их кол-ву в учетных документах. В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету док-ов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам  органов и учреждений Росархива. В основе  государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ.  Основной учета архивных документов является  единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.    Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.  Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.   Учет документов  до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.  При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится   в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.  К учетным документам архива относятся : (книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, список фондов, список фондов с особо ценными документами; лист фонда, архивная опись, опись особо ценных документов, опись страхового фонда, реестр описей, реестр описей особо ценных документов, инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива, паспорт архивохранилища, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда, дело фонда, внутриделовые описи и листы-заверители.  В книге учета поступлений док-ов фиксируются все поступления док-ов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.Список фондов является перечнем официальных наименование и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. Лист фонда – содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о кол-ве, хронологии, составе его документов. Лист фонда является основным документом, отражающем все изменения в фонде.  Архивная опись – является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содерж. Систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначен для их учета и раскрытия их содержания.  Реестр описей служит для регистрации описей, их кол-ва и состава.  Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями – заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве.  Карточка фонда – учетный документ, содержит название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда.  Дело фонда – своеобразное досье каждого архивного фонда.  Внутриделовые описи и листы-заверители используются для учета документов внутри дела.