9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

Відповідальність за організацію діловодства у державних установах покладається на першого керівника організації. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться загальним відділом управління справами, в організаціях середнього розміру організацією діловодства займається канцелярія, у підприємствах менших розмірів - секретар керівника організації, у підприємствах та організаціях, де обсяг роботи з діловодства невеликий, обов’язки з його ведення покладаються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником підприємства (організації) розподіляє обов’язки по діловодству між окремими працівниками бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер здійснює повсякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням службових документів, виконанням основних правил переписки, підготовкою документів до доповіді керівникові організації. Він же інструктує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих підприємствах, організаціях, штатним розкладом передбачається посада секретаря. До його обов’язків входять облік вхідних та вихідних документів, ведення поточних справ, забезпечення їхнього зберігання , видача різних довідок, нагляд за строками виконання документів, інформування про цю роботу керівника підприємства.

Керівник підприємства, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію слідкувати за правильністю і законністю складання документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб підприємства знання і дотримання форм документів, постійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхідні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів. Примірної інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:

• вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

• не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління

• всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

• здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідках. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому закону