Структура файла макета

Макет документа состоит из последовательности блоков. Каждый блок начинается с новой строки и состоит из имен полей, разделенных символом «|» (код ASCII 124).

Первое поле в блоке является маркером. После имени поля может следовать признак «(0)», что означает, что данное поле может не иметь значения и заполняется по условиям, приведенным в п. 4.

Последним полем в блоке является указатель на следующий блок – маркер следующего блока с признаком «(*)» или без него.

Отсутствие в блоке указателя на следующий блок означает, что данный блок является последним в документе.

При описании макета документа используются три типа блоков:

1. Идентификатор документа (смотри Таблицу 3, 4, 5 в п. 3.3). После идентификатора документа может следовать признак «(*)», означающий, что допускается передача нескольких документов в одном файле.

2. Блок, неповторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока без признака «(*)».

3. Блок, повторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока с признаком «(*)».

Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.)   потребуются не все  реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.

Например, формуляр акта включает в себя  перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.