Организация управления вэд на предприятии Организационная структура управления вэд на предприятии

Организационная структура управления — это упорядоченная совокупность взаимосвязанных звеньев, обеспечивающих деятельность предприятия как единого целого. При этом происходит распределение функциональных обязанностей, прав и ответственности работников, а также форм взаимодействия между звеньями.

Существует несколько вариантов организационных структур управления внешнеэкономической деятельностью: создание внешнеторговой фирмы или образование отдела внешнеэкономических связей (внешнеэкономической деятельности) в рамках действующего аппарата управления предприятия либо образование так называемого «встроенного» отдела ВЭД в другой отдел (экономики, коммерческий, маркетинга).

Если предприятие самостоятельно осуществляет экспортно-импортные операции, получает доходы, позволяющие содержать специальный отдел, то создается самостоятельный отдел ВЭД, в котором сосредоточены все аспекты управления ВЭД предприятия и который взаимодействует с отделами маркетинга, валютно-финансовым, транспорта, сбыта, т. е. отделами, построенными по функциональному принципу.

Если объемы экспортной деятельности невелики, или если сделки носят нерегулярный характер, или если предприятие осуществляет экспортные операции через посредников, то организуется так называемый «встроенный» отдел ВЭД, например, в отдел маркетинга или коммерческий отдел. При расширении ВЭД такой «встроенный» отдел может быть преобразован в самостоятельный.

При успешной, многосторонней и сложной ВЭД может быть организована внешнеторговая фирма, которая выполняет все функции по осуществлению внешнеторговой операции: рекламно-информационную, исследовательско-аналитическую, валютно-финансовую, транспортно-экспедиторскую, а также таможенное оформление.

Выбор оптимальной организационной структуры управления ВЭД предприятия определяется целым рядом факторов:

• Организационно-правовой формой;

• Размером предприятия;

• Масштабом производства, в том числе и экспортного;

• Характером производственной специализации экспортного производства;

• Особенностями рынков, на которых предприятие реализует свою продукцию;

• Участием в международном производственном кооперировании;

• Объемом доходов предприятия;

• Предполагаемой диверсификацией экспортного производства;

• Расширением географии экспортно-импортных операций.

Особо следует отметить, что формирование организационно-экономических структур идет в тесном взаимодействии с соответствующими товарными формами.

ВТФ – внешнеторговая фирма.

Внешнеторговая фирма может иметь (или не иметь) юридического статуса. Она может являться самостоятельным подразделением предприятия, иметь свой счет в банке. Вместе с тем расходовать эти средства по своему усмотрению, без согласования с руководством предприятия, она не вправе. Как правило, директор внешнеторговой фирмы напрямую подчиняется директору предприятия или его заместителю по внешнеэкономическим связям.

В число основных задач внешнеторговой фирмы входит:

• планирование, организация и осуществление внешнеторговых сделок;

• наращивание объема экспорта, улучшение его состава, совершенствование товарной и региональной структур экспорта;

• повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

• повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению ее качества;

• изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка по закрепленной за фирмой товарной номенклатуре, разработка предложений по совершенствованию экспорта и импорта;

• систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов;

• налаживание научно-технического и производственного сотрудничества с зарубежными странами;

• организация послепродажного сервиса за рубежом;

• постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятии (организационной структуры фирмы, информационного обеспечения ВЭД, кадрового потенциала и т.д.).

Для решения указанных задач внешнеторговой фирмой должны быть реализованы следующие функции:

• разработка проектов планов ВЭД предприятия, создание и обеспечение условий для их выполнения;

• осуществление конкретных внешнеторговых операций, анализ их эффективности, разработка мероприятий по ее повышению;

• тесное взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия в интересах реализации единой экспортно-импортной стратегии;

• разработка, планирование и проведение рекламных мероприятий;

• осуществление технического обслуживания экспортируемой продукции;

• подготовка и организация командировок специалистов предприятия за рубеж, подготовка и проведение деловых переговоров, участие в заключении внешнеторговых контрактов;

• обеспечение приема иностранных партнеров;

• обеспечение правовой защиты внешнеэкономических интересов предприятия;

• ведение бухгалтерских, статистических, валютно-финансовых операций;

• участие совместно с другими подразделениями в организации и осуществлении операций по транспортировке, хранению внешнеторговой продукции;

• отбор, расстановка, обучение и повышение квалификации работников ВЭД предприятия;

• поиск и проверка надежности зарубежных партнеров;

• таможенное оформление и сопровождение грузов, ведение соответствующей документации;

• участие в купле-продаже патентов и лицензий, ноу-хау.

Перечисленные функции определяют конкретную организационную структуру управления. В силу многообразия конкретных целей, задач и условий не может быть единой стандартной структуры внешнеторговой фирмы для всех предприятий.

На единоначальной основе внешнеторговой фирмой руководит ее директор и в зависимости от объема работы – несколько его заместителей. ВТФ можно условно разделить на группы.

1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:

   • планово-экономический отдел — планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТФ;

   • валютно-финансовый отдел — валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;

   • транспортный отдел — планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;

   • бухгалтерия ВТФ — учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.

2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:

• отдел конъюнктуры и цен — исследование конъюнктуры рынков;

• отдел рекламы и выставок — обеспечение рекламной деятельности ВТФ, организация участия в международных выставках и ярмарках;

• инженерно-технический отдел — изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности;

• отдел технического обслуживания и запчастей — организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых товаров в зарубежных странах.

3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

• отдел развития — совершенствование организационной структуры фирмы;

• отдел АСУ (ВЦ) — автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы фирмы, создание баз данных и ведение их;

• отдел кадров — вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников, оформление командировок за границу;

• канцелярия — регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

• административно-хозяйственный отдел — снабжение необходимыми для работы фирмы материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;

• юридический отдел — помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТФ в судах и арбитражах, правовое обеспечение;

• протокольный отдел — выполнение поручений руководства ВТФ по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями.

Отдел ВЭД – ОВЭД

ОВЭД – это часть аппарата управления предприятия, его цель – осуществлять планирование, организацию и координацию ВЭД предприятия.

Главные задачи отдела ВЭД: управление экспортным потенциалом предприятия и создание конкурентоспособной продукции; обеспечение выполнения обязательств перед иностранными партнерами; освоение новых форм производственного, научно-технического и инвестиционного сотрудничества; подготовка контрактного товара к процедуре таможенного оформления.

Основной функцией отдела ВЭД является обеспечение стабильной и адекватной потенциальным возможностям предприятия ВЭД, углубление торговых отношений с иностранными партнерами. Основными видами работ, выполняемых отделом, являются следующие:

• Организация экспортно-импортных операций;

• валютно-финансовые операции;

• декларирование и таможенное оформление грузов;

• установление партнерских связей с фирмами из других стран;

• научно-информационная работа;

• поиск способов выхода предприятия на внешний рынок;

• изучение направлений и тенденций развития мирового рынка конкретного товара.

Структура и схема отдела ВЭД определяется структурой и особенностями производства, а также масштабами ВЭД. В зависимости от этого формируются и должности в отделе.

Обычно ОВЭД возглавляется начальником отдела. Отдел состоит из различных специалистов, которые могут быть объединены в группы (если их много). Например, отдел ВЭД может включать следующие группы специалистов:

1. экономическая служба (прогнозы и планы ВЭД, оценка эффективности, расчет экспортных цен, составление контракта и коммерческих предложений) – или экономист;

2. коммерческая служба (обеспечение выполнение обязательств по контрактам, участие в переговорах, организация экспортно-импортных поставок) – специалист по КД;

3. маркетинговая служба (изучение конъюнктуры рынков, организация и осуществление рекламной кампаний, совершенствование организации сбыта) – специалист по маркетингу;

4. инженерно-техническая группа (организация техобслуживания экспортируемой продукции, осуществление контроля за качеством экспортной продукции, подготовка технической документации по экспортной продукции) – или инженер;

5. протокольное бюро (организация переговоров, приемов иностранных делегаций, загранкомандировок, выполнение переводов всей документации с русского языка на иностранный и наоборот) – переводчик и специалист по протоколу;

6. группа декларирования (таможенное оформление товаров, оформление таможенной документации, ведение статистической отчетности отдела ВЭД) – эксперт по таможенному декларированию.

Отдел ВЭД в своей деятельности взаимодействует с различными службами и отделами предприятия. Координация этого взаимодействия лежит на работниках отдела ВЭД.

Основные взаимоотношения отдела ВЭД складываются:

• с отделом цен – совместно решаются вопросы по снижению себестоимости экспортной продукции;

• с отделом маркетинга – совместная работа по изучению рынков сбыта, по установлению требований в отношении качества, количества, периодичности поставок продукции;

• с планово-экономическим отделом – отдел осуществляет общее планирование деятельности предприятия, производит расчеты цен на продукцию, сырье и материалы.

• с финансовым отделом – решение вопросов по финансированию экспортно-импортных операций;

• с валютным отделом – определяется, в какой валюте должна быть выражена цена и осуществлен платеж;

• с отделом новой техники – определяются требования мирового рынка;

• с транспортным отделом – рассматриваются предложения по тарифам, экономичные пути доставки, осуществляется совместное оформление транспортной документации;

• в бухгалтерию – отдел ВЭД передает смета на мероприятия по ВЭД, данные о выделенных финансовых ресурсах, документы по ведению валютного счета.

Изменение (сокращение или увеличение) масштабов внешнеторговой деятельности предприятия может привести к преобразованию организационной структуры управления ВЭД предприятия. Сокращение объемов экспорта – трансформация ВТФ в отдел ВЭД, и наоборот – наращивание объемов экспортно-импортных операций – преобразование ОВЭД в ВТФ.