16. Корректурные знаки, используемые при правке текста.

В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.

Корректура – это процесс исправления ошибок, которые могут быть обнаружены в отредактированном документе при его размножении.

Корректура документов изготовленных типографским способом, осуществляется с помощью специальных корректурных знаков, которыми перечеркивается ошибка. Такой же знак повторяется на боковом поле оттиска примерно на линии исправляемой строки. Справа от этого знака вносится исправление.

Корректурные знаки по их назначению делятся на:

1. Элементы выкидки и вставки;

Знак  означает необходимость внесения пропущенной буквы (например, ).

Знак  служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен  ошибок).

Знаки  указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.

Знак применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают  соединения).

2. перестановки печатного материла

Знаки  применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.

3. изменения пробелов (абзаца, красной строки, шрифтовых выделений и шрифтовых изменений);

Знак Z ставится для обозначения начала абзаца ("красная строка").

Знак  указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.

Знак  применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, знак разъединения).

Знак  указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строке убирают знаком).

  — знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова,  напечатанные в разрядку, восстанавливают).

4. исправления технических дефектов набора;

5. отмены сделанного исправления.

Знак ....... служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.

пришлось вставить новые слова, то следует сократить текст приблизительно на столько же печатных знаков. В отдельных случаях допускается внесение исправлений в содержание текста документа, каждое такое исправление обязательно должно быть выполнено чернилами, оговорено и скреплено подписью ответственного лица и печатью организации. Если все же в размноженном документе окажется ошибка, то обязательно надо исправить каждый экземпляр тиража.

17. Техника составления и редактирования документов. (из книги А.Н. Белов «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ»)

Документ проходит 4 стадии подготовки:

• составление проекта или черновика документа;

• его предварительное согласование;

• перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);

• согласование и визирование оригинала;

• подписание оригинала.

К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

Последовательное и доказательное мышление — основа построения текста документа.

При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

Этапы редактирования документа:

1. Сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. (Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Одна из причин этого – создание документа заранее определенного размера. Однако краткость не является самоцелью документа, она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость — это конкретность, своего рода концентрированность информации.)

2. Разбивка текста на части, параграфы, абзацы.

• Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения.

• Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными.

• Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте.

3. Устранение различного рода ошибок, описок и неточностей.

• Важно не допускать речевой избыточности.

• Соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам. Введение автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение.

4. Проверка фактического материала (при работе со служебными документами) (На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные)

5. Правка текста. (И языковая и стилистическая. Все исправления – синими или черными чернилами, не красными. Все написания – отчетливые и аккуратные. Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы.)

   • Правка-вычитка – сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. (устранение технических ошибок – пропущенные слова, неверные написания, чернилами в тексте, не допускается подрисовка в тексте, )

   • Правка-сокращение – устранение из текста малосущественного материала. Применяется:

• в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т. п.;

• в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами;

• для упрощения сложных синтаксических конструкций;

• при превышении заранее установленного объем текста (служебные документы должны быть краткими).

• Правка-переделка. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.

• Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает:

• анализ и отбор фактического материала;

• оценку и улучшение композиции рукописи;

• языковую правку текста;

• проверку правильности внешнего оформления рукописи.

В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи).

Требования к технике редактирования:

1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения — все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать.

2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т. е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным.

3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям.

4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике.

5. Доказательство должно быть полным, достаточным.