Системный подход в управлении.

Системный (а по точнее - структурный) подход впервые поставил вопрос о целостном и структурном восприятии деятельности. Главный тезис этого подхода состоит в том, что изменение какой-либо части целостности оказывает воздействие на все другие части этой целостности. Это направление менеджмента настаивает на том, что управленец должен рассматривать организацию в единстве составляющих ее частей. При этом, каждая из частей может рассматриваться как отдельная система (подсистема). Кроме того, данный подход ввел различие между "закрытой" и "открытой" системой, подчеркивая, что любая организация - есть открытая система, т.к. не может существовать без активного взаимодействия с внешней средой: "выживание любой организации зависит от внешнего мира" [Мескон, С.79]. Организация была представлена сторонниками системного подхода тремя блоками: ВХОДЫ (информация, материал, капитал, трудовые ресурсы) ? ПРЕОБРАЗОВАНИЕ (обработка и преобразование входов) ? ВЫХОДЫ (продукция/услуги, прибыль, рост и т.п.). Таким образом системный подход объединил ранее разорванные части (управленческую и исполнительскую) деятельности в единую картину.

Нетрудно заметить, что в оппозиции акцентов "процесс - структура" маятник качнулся в сторону структуры. В данной эволюции взглядов содержится глубокая закономерность познания: "от процессов - к структуре". Это связано с тем, что процессы, как изменение состояние чего-либо, можно наблюдать в реальности, они внешне замечаемы. Структура же – форма процесса. Она появляется как результат мыслительных абстрагирующих усилий.

Итак, менеджмент в лице системного подхода во второй половине двадцатого века "вырвался" на некоторый обобщенный уровень взгляда на организацию как целостность. Но концентрация на целостности, увлечение общим взглядом без конкретизации приводит, как правило, к формализму. Поэтому неудивительно, что управленческая мысль в лице системного подхода потеряла чувствительность к конкретной ситуации. Об этом незамедлительно просигнализировали менеджеры-практики, разочаровавшиеся в советах теоретиков. Так возникли предпосылки для ситуационного подхода.

4. Понятие деятельности в теории управления.

Понятие деятельности имеет статус общенаучной категории. Она изучается во многих науках: социологии, экономике, инженерных дисциплинах, философии, физиологии, психологии и др. «На «лбу» деятельности не написано, предметом какой науки она является». В своем предельно общем виде она определяется как индивидуальная форма существования общественных отношений и характеризует способ включения личности в существующую структуру общественного разделения труда. Это общее — философское — определение специфическим образом конкретизируется в каждой из наук, изучающих деятельность, а необходимость синтеза получаемых в них знаний обозначается как принцип комплексности в изучении деятельности. Ключевую роль в комплексном, междисциплинарном изучении деятельности играет психология.

Деятельность определяется как форма активного отношения субъекта к действительности, направленного на достижение сознательно поставленных целей и связанного с созданием общественно значимых ценностей и освоением общественного опыта. Предметом психологического изучения деятельности выступают психологические компоненты, которые побуждают, направляют и регулируют трудовую активность субъекта и реализуют ее в исполнительских действиях, а также свойства личности, через которые эта активность реализуется. Основными психологическими свойствами деятельности являются активность, осознаваемость, целенаправленность, предметность и системность ее строения. В основе деятельности всегда лежит какой-либо мотив (или несколько мотивов).

Деятельность предполагает два основных плана характеристики — внешний (предметно-действенный) и внутренний (психологический). Внешняя характеристика деятельности осуществляется через понятия субъекта и объекта труда, предмета, средств и условий деятельности. Предмет труда — совокупность вещей, процессов, явлений, с которыми субъект в процессе работы должен мысленно или практически оперировать. Средства труда — совокупность орудий, способных усилить возможности человека распознавать особенности предмета труда и воздействовать на нею. Условия труда — система социальных, психологических и санитарно-гигиенических характеристик деятельности. Внутренняя характеристика деятельности предполагает описание процессов и механизмов ее психической регуляции, ее структуры и содержания, операционных средств ее реализации.

Основными структурными компонентами деятельности являются такие психологические образования, как цель, мотивация, информационная основа, принятие решения, план, программа, индивидуально-психологические свойства субъекта, психические процессы (когнитивные, эмоциональные, волевые), а также механизмы контроля, коррекции, произвольной регуляции и др. Основными средствами реализации деятельности являются действия и операций. Действие — это основная единица строения деятельности, представляющая собой произвольную, преднамеренную активность, направленную на достижение осознаваемой цели. Операции — автоматизированные и неосознаваемые элементы действий, выступающие как способы выполнения и определяемые условиями деятельности. Наличие у деятельности постоянной, стабильной структуры основных компонентов и средств реализации деятельности считается ее важнейшей психологической особенностью и обозначается понятием инвариантной структуры деятельности. Она, однако, может претерпевать довольно существенные изменения в связи с различиями в видах и формах самой деятельности, с различиями в условиях ее реализации и внешних требований к ней. В силу этого в психологии существуют многочисленные классификации видов деятельности, различающиеся по используемым в них основаниям.

Так, виды деятельности классифицируются по предметной сфере труда (на трудовые профессии и специальности); по специфике содержания (интеллектуальная и физическая); по специфике предмета (на «субъект-объектные» виды, где предметом деятельности является какой-либо материальный объект, и «субъект-субъектные» виды, где предметом трудовых воздействий выступают люди); по условиям осуществления (деятельность в нормальных и в экстремальных условиях); по ее общему характеру (трудовая, учебная, игровая) и др. Определить психологическую сущность управленческой деятельности как типа профессиональной деятельности можно в том случае, если обратиться к еще одной — фундаментальной классификации. Согласно ей, все существующие типы и виды деятельности могут быть подразделены на две основные категории — индивидуальную и совместную. Соответственно психология деятельности включает два основных раздела: психологию индивидуальной и совместной деятельности.

5. Понятие процесса в теории управления. Процесс и механизм управления.

Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, представляющие ценность для клиента

Особый процесс, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес – цели) и описывает центральную сферу его деятельности.

Определение процесса

В основе процессного подхода к управлению организацией лежит выделение в организации бизнес-процессов и управление этими бизнес-процессами. Обратимся к официальным определениям МС ИСО 9000:2000. Под процессом здесь понимается «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы, представляющие ценность для клиента».

В практике менеджмента достаточно распространенным является понятие «бизнес – процесса».

У многих практиков государственного и муниципального управления данное толкование их деятельности вызывает вполне объяснимый протест и скептическое отношение к внедрению инновационных технологий в исполнительные органы власти местного самоуправления. Действительно, в определении, данном немецким профессором Йоргом Беккером, бизнес – процесс является особым процессом, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес – цели) и описывает центральную сферу его деятельности. Основными признаками бизнес – процессов являются точки соприкосновения этого процесса с бизнес – партнерами предприятия (клиентами, поставщиками) . В отличие от коммерческих структур, в сфере общественного управления основные цели направлены не на получение прибыли (бизнес – цели), а на достижение общественного блага. Поэтому использование термина «бизнес – процессы» при проектировании системы муниципального управления с нашей точки зрения не рационально, те более, что многие авторы допускают использование этих терминов, как синонимов

Субъект и объект в системе процессного управления

Владелец процесса

Объект - процесс

Субъект – владелец процесса

Объект и субъект в системе процессного управления

Главными объектами в любой системе управления являются «Объект управления» — то, чем управляют, и «Субъект управления» — тот, кто управляет. Соответственно, для системы процессного управления эти объекты определяются терминами «Процесс» и «Владелец процесса».

Для управления процессом необходимо назначить должно­стное лицо, ответственное за выполнение процесса и его резуль­тат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия (хотя права и полномочия для простоты тоже можно отнести к ресурсам должностного лица).

6. Управленческие решения в ситуациях выбора.

Понятие об управленческих решениях и их классификация

Принятие решений, так же как и обмен информацией, - составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, она связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности.

Что же отличает управленческие (организационные) решения?

Цели. Субъект управления (будь то индивид или группа) принимает решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации.

Последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и её работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей. Если организация велика и влиятельна, решения её руководителей могут серьёзно отразиться на социально – экономической ситуации целых регионов.

Разделение труда. Если в частной жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет, то в организации существует определённое разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие (исполнители) – реализацией уже принятых решений.

Профессионализм. В частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений – гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Далеко не каждый сотрудник организации, а только обладающий определёнными профессиональными знаниями и навыками наделяется полномочиями самостоятельно принимать определённые решения.

Таким образом, управленческое решение – это выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации.

7. Управленческие решения в проблемных ситуациях.

Cитуация - состояние управленческой системы, оцениваемое относительно цели; сочетание условий и обстоятельств, создающих определенную обстановку.

Проблемная ситуация - это момент, когда не достигнуты поставленные цели, когда не случается то, что должно было случиться.

Управленческая проблемная ситуация - это характеристика сложившегося состояния организации, ее подсистем и внешней среды, не совпадающая с ожидаемыми, запланированными параметрами. Для решения управленческих проблемных ситуаций необходимо знать их классификацию.

Классификация проблемных ситуаций может быть представлена следующим образом:

1) По числу элементов и связей проблемные ситуации могут быть простые, содержащие до семи элементов в их взаимосвязи, и сложные, содержащие более семи элементов.

2) По степени информационной прозрачности проблемные ситуации делятся на детерминированные, в которых все предсказуемо и определено; вероятностные, когда действует множество случайных факторов в условиях неопределенности и риска; неопределенные, когда среда практически не дает информации для осмысления проблемной ситуации.

3) По степени структурированности можно различать проблемные ситуации хорошо структурированные, когда связи между элементами четко определены и измерены; слабоструктурированные, когда известны преимущественно качественные значения составляющих при знании небольшого количества связей, оцениваемых численно; неструктурированные проблемные ситуации, для которых не определены ни качественные, ни количественные зависимости между элементами;

4) В зависимости от масштаба реальных задач проблемные ситуации и могут быть региональные, областные, городские, местные, локальные.

5) По величине возможных потерь в случае непринятия или несвоевременного принятия решений - беспокоящие ситуации, когда величина потерь приближается к планируемой прибыли организации; угрожающие ситуации, когда величина потерь равна планируемой прибыли; критические ситуации, когда величина потерь больше планируемой прибыли; аварийные, когда организация на уровне банкротства.

Главное искусство руководителя - уметь представить ситуацию в виде множества жестко определенных элементов, сделать ее структуризацию.