Система текущего и перспективного планирования и отчетности учреждений Федеральной архивной службы России.

В целях совершенствования постановки работы в области планирования и отчетности, повышения целенаправленности планов и отчетов развития архивного дела в отрасли и улучшения контроля за выполнением планов Главным архивным управлением при Совете Министров СССР был издан приказ № 295 от 26.09.85 «Об утверждении Системы планово-отчетной документации Государственной архивной службы СССР». В 1991 году Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР издал приказ № 146 от 21.11.91 «Об утверждении и введении в действие Системы планово-отчетной документации учреждений Государственной архивной службы РСФСР». В 1998 году Федеральная архивная служба России издала приказ № 58 от 03.09.98 «Об уточнении отдельных форм Системы планово-отчетной документации архивных учреждений и сроков их представления». Перспективное планирование определяется подпрограммой «Архивы России 2001-2005 гг.» в Федеральной целевой программе «Культура России 2001-2005 гг.». В Республике Татарстан разработан «Перспективный план развития архивного дела в Республике Татарстан на 2002-2006 гг.». Архивные учреждения субъектов Российской Федерации представляют планово-отчетную документацию в Росархив.

Государственные архивы Республики Татарстан и архивные отделы администраций районов и городов представляют планово-отчетную документацию в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан. Главное архивное управление составляет сводный план и отчет по республике и представляет в Федеральную архивную службу России. Сводный план работы представляется один раз, отчет два раза в год: за первое полугодие и за год в целом.

План работы архива составляется на год. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. План работы состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, разработка научно-исследовательских тем, сроки и исполнители работ.

Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, Главным архивным управлением при КМ РТ, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с поквартальной разбивкой. В основные показатели включены: улучшение физического состояния документов, прием на постоянное хранение и создание информационно-поисковых систем.

Показатель «улучшение физического состояния документов» определяется на основе данных учета анализа их физического состояния, с учетом плана создания страхового фонда, включает количество дел, подлежащих реставрации и переплету, а также количество кинофотофонодокументов, подлежащих консервационно-профилактической обработке. Объемы реставрации документов в листах, соответствующие нормам выработки, являются расчетными, должны служить лучшей организации труда в лаборатории, контролю за использованием рабочего времени, при необходимости могут включаться в план госархива, лаборатории.

Показатель «прием на постоянное хранение» определяется в единицах хранения, которые необходимо принять в госархив на постоянное хранение от учреждений, организаций и предприятий источников комплектования госархива управленческой документации, научно-технической документации, кинодокументов, видеодокументов, фотодокументов и фонодокументов.

Показатель «создание информационно-поисковых систем» включает описание, переработку и усовершенствование (редактирование описей, создание к ним научно-справочного аппарата), тематическую разработку документов для включения информации в каталоги или базы данных.

Показатели определяются с условием обязательной завершенности работы.

Приложениями к плану архива на год являются:

план научно-издательской работы на год;

план научно-исследовательской работы и подготовки методических пособий на год;

план внедрения нормативных и научно-методических разработок на год.

Существует внутренняя плановая отчетность, которая не представляется в Главное архивное управление при КМ РТ. К ним относятся: расчетная часть плана работы госархива; план работы структурного подразделения госархива и индивидуальный план работника. Расчетная часть составляется на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. Планы работ структурных подразделений госархива и индивидуальные планы составляются по определенной форме и на срок определяемым директором архива. В необходимых случаях в них вносятся уточнения с учетом форм, включенных в систему плановой документации. План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива. Индивидуальный план утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.

План работы архивного отдела администрации районов и городов республики на год составляется по форме рекомендованной «Правилами работы государственных районных, городских архивов», М., 1989 г. План согласовывается с Главным архивным управлением при КМ РТ и утверждается руководителем аппарата администрации. Утвержденный план представляется в Главное архивное управление при КМ РТ. К плану прилагаются Основные показатели плана работы архивного отдела администрации и график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов.

Главное архивное управление при КМ РТ представляет в Росархив Основные направления развития архивного в Республике Татарстан на год и приложения к ним: показатели Основных направлений развития архивного дела в РТ, план научно-издательской работы архивных учреждений РТ, план научно-исследовательской работы и подготовки методических пособий в архивных учреждениях РТ, план внедрения нормативных и научно-методических разработок.

Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие, квартал составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий.

К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архива.

Архивные отделы администраций районов и городов представляют Основные показатели выполнения плана работы и приложения: паспорт архивного отдела, сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела, сведения об изменениях в списке источников комплектования архивного отдела.

Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.

Главное архивное управление при КМ РТ представляет в Росархив Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в РТ за год» и приложения к нему: показатели выполнения «Основных направлений развития архивного дела в РТ», сводный паспорт государственных архивов, сводный паспорт архивных отделов администраций районов и городов, сведения о сети архивных учреждений, отчет о численности, составе и движении работников архивных учреждений ГАУ при КМ РТ. Сведения по итогам научно-издательской работы, научно-исследовательской работы и подготовки методических пособий и внедрения нормативных и научно-методических разработок даются в объяснительной записке к отчету.