3. Организация автоматизированного рабочего места

делопроизводство оргтехника рабочий место

Организация автоматизированного рабочего места в любом подразделении ОВД, в т.ч. в службах ДОУ, включает в себя много компонентов: правовых, организационно-проектных, инженерно-технических, программно-наладочных и прочее. Обязательная последовательность выполнения всей совокупности необходимых для автоматизации организационно-правовых мер обусловлена тем, что автоматизация документооборота невозможна без предварительного создания системы комплексной обработки информации. Проблема заключается в том, что создание комплексной обработки информации (КОИ) не может решаться в рамках функционирования одного ОВД, либо даже одного региона - это задача должна решаться для всей системы подразделений МВД России.

КОИ представляет собой рациональный, скоординированный и непрерывный поток информации, необходимый руководству ОВД для принятия решений по вопросам оперативно-служебной деятельности. КОИ дает логическую основу для обработки и систематизации необходимой информации, одновременно КОИ повышает требования к организации структур управления. Для применения КОИ все структуры МВД России должны быть четко структурированы и формализованы. Каждому уровню управления в системе МВД России и каждому звену управления должна соответствовать определенная совокупность данных, необходимых и достаточных для ее функционирования - в деятельности ОВД это достигается далеко не всегда.

КОИ является первым шагом на пути автоматизации документационного обеспечения деятельности ОВД. На базе КОИ должны разрабатываться:

система документации, необходимой для функционирования структур МВД России;

маршруты движения документации в системе органов МВД России;

система отчетов ОВД об оперативно-служебной деятельности;

система баз данных и пути доступа к ним структурных подразделений;

система контроля за движением документации;

средства регламентации доступа и криптозащиты;

программные и аппаратные средства автоматизации документационного обеспечения деятельности ОВД.

МВД России предпринимает шаги для создания КОИ, в частности в Концепции развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД России предусмотрено последовательное развитие информационного обеспечения, в т.ч. разработка единых правовых, методических, программно-технических и технологических подходов. В системе комплексной обработки информации должны функционировать универсальные автоматизированные рабочие места в структуре служб и подразделений ОВД.

Основу автоматизированного рабочего места составляют система программных средств и система аппаратных средств, совместимых с персональным компьютером. При наличии многих достоинств компьютерных технологий следует учитывать так же их недостатки, которые связаны с несовершенством любых электронных систем:

высокая стоимость в сравнении с другими видами оргтехники (например, электронными печатными машинками);

зависимость от бесперебойного и стабильного энергоснабжения, это требует применения специальных средств защиты электросети и установки шин заземления, без них возможна потеря всего программного обеспечения;

ненадежность хранения информации на магнитных носителях, которые допускают полную или частичную утрату данных при внешних электромагнитных наводках;

необходимость обучения лиц, работающих с компьютером, специальным навыкам пользования программным обеспечением - это повышает стоимость эксплуатации компьютеров;

высокая стоимость прокладки кабелей связи, программного обеспечения, регулярной замены расходных материалов и прочее.

Однако очевидные преимущества безбумажного документационного обеспечения деятельности ОВД, высокая оперативность обмена информацией, возможности создания единой сети пользователей и централизованных банков данных в системе МВД России склоняют в пользу автоматизации делопроизводства.

В компьютерных технологиях делопроизводства применяются те же принципы, что и в традиционном делопроизводстве - стандартизация и унификация. Поэтому организация автоматизированного рабочего места в службах ДОУ должна отвечать общим требованиям нормативных документов и некоторым дополнительным правилам, связанным с эксплуатацией аппаратных и программных средств.

В число аппаратных средств входят электронные средства оргтехники, работающие в единой системе с персональным компьютером - это первичная ячейка автоматизированного рабочего места. Отдельные рабочие места могут работать независимо друг от друга, либо они соединяются в единую локальную сеть. Последний вариант экономичнее, т.к. позволяет работать на любом рабочем месте с любым периферийным устройством, включенным в сеть, а так использовать общие базы данных.

Находят применение две разновидности локальной сети:

Одноуровневая сеть - несколько компьютеров, соединенных последовательно, могут обращаться к программным и текстовым файлам друг друга. Это самый простой и дешевый вариант, т.к. сеть не имеет общего сервер-блока и не нуждается в специальном программном обеспечении. Однако этот вариант требует, чтобы все компьютеры, память которых используется в работе, были включены.

Сеть по схеме «звезда» - несколько компьютеров подсоединяются к общему устройству - концентратору. Концентраторы так же могут образовывать сеть для расширения доступа к другим базам данных. Этот тип требует дополнительных затрат на концентраторы и более мощные средства программной поддержки, но позволяет компьютерам сети работать независимо друг от друга и легко наращивать аппаратные средства.

Важный показатель работы локальной сети - пропускная способность, т.е. скорость передачи информации. Стандартно сети поддерживают пропускную способность 10 Mb/c. Но для более сложной сети с интенсивным обменом большими файлами необходимо 100 Mb/c..

В программное обеспечение входит система электронных программ, которые управляют работой компьютера и его периферийными устройствами. Основу программного обеспечения составляют:

а) операционная система - базовая программа для управления компьютером;

б) текстовый процессор - для работы с текстовой информацией;

в) прикладные программы - для работы со специальной информацией (например, сканируемой) и аппаратными средствами;

г) утилиты - вспомогательные программы для диагностики компьютера.

Любая электронная информация сохраняется в виде файлов - записи однородной информации на магнитном носителе, которой пользователь присваивает имя (имя файла). Под одним именем файла может сохраняться как отдельный документ, так и несколько взаимосвязанных документов - размер файла (измеряется в Кб) определяется только удобством пользования им. Точно так же в файлах сохраняется в памяти компьютера программное обеспечение.

Совокупность файлов в памяти компьютера представляют собой информационную систему, а отдельные файлы - информационные ресурсы. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Законодательной основой для работы с автоматизированными информационными системами в настоящее время является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», а так же ряд документов нормативно-методического характера, в частности ГОСТы и ведомственная Инструкция по делопроизводству в подразделениях МВД России. Этой правовой базы недостаточно, особенно в вопросах защиты от несанкционированного использования информационных ресурсов и систем.

Исторически сложилось так, что отечественный рынок стал насыщаться импортными производителями персональных компьютеров, которые одновременно поставляли и технику, и программное обеспечение ее работы. В связи с этим большинство терминов и понятий для компьютерных средств являются англоязычными. Современное программное обеспечение для организации автоматизированного делопроизводства так же основан на импортном программном продукте. Например, пакет программ типа Microsoft Office позволяет решать практически все документационные задачи делопроизводства.

При работе с компьютером необходимо придерживаться некоторых общих правил:

Правильная установка компьютера и посадка за ним должны поддерживать высокую работоспособность, для этого: монитор должен располагаться на уровне глаз, не ближе полуметра, органы управления (клавиатура и мышь) располагают на отдельной (выдвижной) столешнице чуть ниже уровня стандартного канцелярского стола.

Для компьютера необходима самостоятельная рабочая зона, т.к. на рабочем столе он займет практически все свободное пространство, а органы управления будут мешать выполнению других операций.

Провода энергопитания и провода соединения системы должны быть убраны из-под ног, надежно закреплены и укрыты кожухом для исключения случайного выдергивания.

Электронная информация на компьютере должна охраняться так же, как и обычная документация.

Приказом по ОВД должны быть утверждены лица, ответственные за сохранность электронных баз данных. На компьютере возможна установка паролей (кодов), предупреждающих несанкционированное ознакомление с базой данных. Локальные электронные сети в организации должны быть защищены от несанкционированного подключения (считывания информации).