3.1 Комплекс мероприятий по организации и хранению аудиовизуальных документов

Обеспечение сохранности аудиовизуальных документов представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и надлежащей организации хранения документов.

Здание архива должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость, обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами по охранному и противопожарному режимам. В здании архива предусматриваются отдельные помещения для приема, разборки и временного хранения документов, для проведения контроля технического

и физико-химического состояния документов, для проведения Поглощенные кинофоновидеодокументы - одни и те же киновидеокадры и фрагменты фонодокументов, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле- и радиопередач.

Вариантные фотофонодокументы - два (или более) документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.

При отборе дублетных, поглощенных и вариантных документов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:

значение информации, повторяющейся в аудиовизуальных документах;

степень полноты повторяемости информации в аудиовизуальных документах;периодичность создания аудиовизуальных документов;

физико-химическое и техническое состояние аудиовизуальных документов.

Из дублетных аудиовизуальных документов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, носителя, располагающие необходимым комплектом (для кинофонодокументов).

Поглощенные кинофоновидеодокументы не рассматриваются обособленно, так как киновидеокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного документа.

Из вариантных фотофонодокументов на государственное хранение принимаются документы, отличающиеся наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием.

Количественный состав помещений определяется характером и объемом аудиовизуальных документов, хранящихся в архиве. Хранилища и помещения, где проводятся работы с документами, оборудуются системами кондиционирования воздуха.

Производственными лабораториями архива являются:

кино- и фотолаборатории для реставрационной и консервационно-профилактической обработки, контроля технического и физико- химического состояния и копирования документов, приготовления и регенерации растворов, хранения химикатов и пленки, а также документов, предназначенных для сбора вторичных драгоценных металлов;

фоно- и видеолаборатории для реставрационной и консервационно-профилактической обработки, контроля технического и физико-химического состояния и копирования документов, хранения магнитной ленты, подлежащей размагничиванию.

В зависимости от требований к условиям хранения документов в архиве предусматриваются обособленные хранилища для различных видов аудиовизуальных документов.

В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической породы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитной ленте и дисковых носителях, документы на кинопленке и фотопленке).

К хранилищам аудиовизуальных документов предъявляются следующие общие требования:

хранилища должны быть отделены от рабочих помещений и производственных лабораторий архива;

материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или являться ее источником;

оригиналы документов и их страховые копии следует хранить раздельно в специально оборудованных помещениях.

Помещения хранилищ оборудуются специальными стеллажами или шкафами в зависимости от вида хранящихся аудиовизуальных документов, которые размещаются с учетом рационального использования площадей хранилищ. Длина стеллажей определяется размерами хранилищ с учетом возможности оперативного поиска документов.

Оборудование для хранилищ следует размещать таким образом, чтобы при кондиционировании воздуха обеспечить его внутреннюю циркуляцию по всем шкафам, полкам и ящикам. Полки стеллажей в целях вентиляции должны иметь продольные просветы, расстояние между полками должно быть на 5 см больше высоты коробок с документами. При двухрядном хранении для обеспечения циркуляции воздуха между рядами

коробок должно быть фиксированное расстояние не менее 5 см.

Для хранения фоно- и видеодокументов стеллажи изготавливаются из неферромагнитного материала. Допускается применять стеллажи со стальными каркасами при условии замыкания контуров стеллажа (например, соединение металлических частей стеллажа электропроводом и заземлением). Не допускается хранение видеодокументов в поле действия переменных и постоянных магнитных полей напряженностью более 400 А/м в целях предотвращения частичной или полной утраты записи.

Материалы, применяемые при изготовлении средств для хранения аудиовизуальных документов, должны быть негорючими и не подвергаться коррозии. Не следует применять материалы, выделяющие агрессивные химические вещества.

Аппаратура для работы с аудиовизуальными документами должна иметь защиту от поражения электрическим током и по своим параметрам и режиму работы отвечать требованиям технических нормативных правовых актов.

Для предохранения аудиовизуальных документов от излишнего воздействия света в хранилищах устанавливается световой режим, который должен соответствовать действующим требованиям технических нормативных правовых актов.

Для предохранения аудиовизуальных документов от вредного воздействия температуры и влаги в хранилищах устанавливаются и поддерживаются температурно-влажностные режимы:

кинодокументы: для черно-белых - температура воздуха не выше +15 °С, для цветных - не выше -5 °С при относительной влажности воздуха 40-55 %;

фотодокументы на пленке: для черно-белых - температура воздуха не выше +15 °С, для цветных - не выше -5 °С при относительной влажности воздуха 40-55 %;

фотодокументы на стекле: для черно-белых - температура воздуха +15 - +20 °С при относительной влажности воздуха 40-55 %;

фотодокументы на бумаге: для черно-белых - температура воздуха +15 - +20 °С, для цветных - +2 - +4 °С при относительной влажности воздуха 40-55 %;

документы на магнитной ленте и дисковых носителях: температура воздуха - +15 - +20°С, относительная влажность воздуха - 50-65 %.

Следует избегать резких колебаний температуры (5 °С) и относительной влажности (10 %). В период технологической обработки

документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20 5 °С и относительной влажности воздуха 50 20 %.

Температурно-влажностный режим хранения аудиовизуальных документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности воздуха в одно и то же время: в хранилищах с регулируемым климатом - не реже одного раза в неделю

;в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю;

при нарушении режима хранения - один раз в сутки.

Контроль и регистрация температурно-влажностного режима хранения должны осуществляться с помощью измерительных приборов и фиксироваться в специальном регистрационном журнале. На хранилище площадью 25м2 должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов. Проверка точности показаний проводится по аспирационному психрометру ежемесячно с обязательной настройкой или заменой неисправных приборов.

Для предохранения документов от биоповреждений и загрязнения в хранилищах устанавливается санитарно-гигиенический режим. Сухую уборку стеллажного оборудования документов пылесосом необходимо проводить не реже одного раза в неделю; влажную уборку оборудования - не реже одного раза в месяц; влажную уборку полов - ежедневно. Обслуживающий персонал перед входом в хранилище обязан надевать халат из легкостирающегося белого материала.

Для защиты документов от хищения, утрат, несанкционированного выноса из хранилищ устанавливается охранный режим.