Предисловие

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-ре­ференты (секретари).

Специалистов по документационному обеспечению управлен­ческой деятельности готовят как высшие учебные заведения по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», так и средние профессиональные учеб­ные заведения по специальности 0611 «Делопроизводство и архи­воведение». Кроме того, курс «Документационное обеспечение уп­равления» во многих вузах страны включён в подготовку менедже­ров, юристов, экономистов и других специалистов, готовящихся к работе в сфере управления.

Учебник предназначен, прежде всего, для изучения курса «Орга­низация и технология документационного обеспечения управле­ния», входящего в блок общепрофессиональных дисциплин по спе­циальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Он написан в соответствии с требованиями к обяза­тельному минимуму содержания дисциплин, изложенному в Госу­дарственном образовательном стандарте высшего профессиональ­ного образования по специальности 350800. Содержание курса по стандарту должно освещать следующие темы:

«Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления; история организации делопроизвод­ства в дореволюционной России и в советских государственных уч­реждениях; современная технология и организация делопроизводст­ва; задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности; нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информацион-но-документационного обеспечения деятельности учреждения; ор­ганизация документооборота, регистрация и контроль за исполне­нием документов в учреждении; информационно-справочная сис­тема по документам учреждения, особенности работы с обраще­ниями граждан; организация текущего хранения документов; но­менклатура дел, формирование дел, организация и проведение экс­пертизы ценности документов, уничтожение документов; подготов­ка документов к передаче на ведомственное хранение».

Однако учебник рассчитан также и на студентов других специ­альностей, изучающих курс «Документационное обеспечение управ­ления», для чего в него включены разделы по составлению и офор­млению документов, читаемые для документоведов в специальном курсе «Документоведение».

Учебник полезен и любому работнику управленческого аппара­та, работа которого связана с документами.

Содержание учебника охватывает проблемы как составления и оформления документов, так и организации и технологии работы с документами на всех этапах — от получения (составления) до пере­дачи дел на архивное хранение. На каждом этапе учитывается вне­дрение в сферу управления компьютерных технологий. Учебник написан коллективом кафедры документоведения Российского го­сударственного гуманитарного университета.