Порядок расположения групп документов в пределах фонда

Группы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему, с учетом существующих порядков расположения объектов: систематического (по значимости объектов), хронологического и алфавитного.

При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.

В канцелярии может быть группа дел с различными протоколами.

Внутри этой группы лучше всего расположить дела с учетом значимости авторов протоколов:

протоколы совещаний работников сельского хозяйства области;

протоколы совещаний работников управления.

Дела с перепиской вопросам могут быть расположены по значимости корреспондентов:

переписка с Министерством сельского хозяйства республики;

переписка с облисполкомом и др. областными учреждениями;

переписка с научными учреждениями.

Дела с годовыми планами можно расположить по значимости содержания планов:

годовые планы капитального строительства за счет республиканского бюджета;

годовые планы капитального строительства за счет местного бюджета.

Дела, сформированные по однородным видам документов и однородным авторам или учреждениям, рациональнее располагать в хронологическом порядке, так как он наиболее правильно отражает исторический процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое нахождение документов. Например, дела с протоколами заседаний (и материалами к ним) правлений колхозов следует располагать в хронологической последовательности заседаний – по датам протоколов.

Кроме того, хронологический порядок расположения желательно применять при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности развития этого процесса, явления, вопроса.

Например:

материалы о внедрении в земледелие достижений науки и опыта передовых хозяйств (планы, сводки, доклады, информации, описания достижений, акты и др.) и переписка с научными учреждениями, совхозами и колхозами по этому вопросу. 15 января – 11 июня 1978г. то же. 16 июня-18 декабря 1978г.

Алфавитный порядок расположения удобен для определенных категорий дел, когда возникает необходимость привести их в систему, облегчающую быстрое нахождение документов. Этот порядок применяется в том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий, корреспондентов и пр., а в заголовках дел отражаются имена, названия учреждений, наименования административно-территориальных единиц, населенных пунктов и т.д. В алфавитной последовательности рекомендуется располагать дела, заведенные по авторскому признаку (например, дела с протоколами заседаний различных сельсоветов), по корреспондентскому признаку (например, дела с планами, отчетами, протоколами заседаний правлений колхозов и перепиской с ними), а также судебные и личные дела. Кроме того, алфавитный порядок необходим для расположения некоторых материалов в фондах личного происхождения (например, рукописей и писем).