Описание архивных документов и система научно-справочного аппарата с документами

Описание архивных документов

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен­тов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

название структурной части (функции, отрасли);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного уч­реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­леднее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно про­вести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­ноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­ными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ленной последовательности следующих элементов:

• название вида или разновидности документов,

• автор,

• корреспондент,

• предмет (вопрос),

• территория (местность), к которой относится содержание,

• хронологические даты,

• формальные признаки документа.

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так­же формальных признаков подлинности и копийности.

Простые заголовки являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­держания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1)простых заголовков;

2)простого и обобщенного заголовков;

3)обобщенных заголовков;

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Аннотироваться должны такие документы, которые содержат в себе важные сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах. Аннотированию подлежат воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии (иногда – документы-приложения – аннотации на научные работы, рукописи).

Аннотация составляется в трех вариантах:

1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа;

2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов;

3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа;

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­вается между обложкой и первым листом дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­щей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты со­ставления или подписания документов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

дата заведения в первом учреждении;

дата поступления в другое учреждение;

дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ментов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Система научно-справочного аппарата с документами

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ного использования.

В практике информационной работы архивные документы, яв­ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, полу­чили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­формации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ­ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­мационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документ­ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступив­шие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Основными принципами построения системы НСА являются:

1. взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

2. неповторяемость и недублированность информации различ­ных видов справочников;

3. преемственность НСА ведомственных, государственных и му­ниципальных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­ется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонталь­ный уровень системы основан на функциональном разли­чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­разделяются:

на справочники по учету;

справочники по раскрытию содержания документов (инфор­мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерар­хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

АФ РФ в целом;

сети архивов;

архиву;

фонду;

делу или отдельному документу.

В практической работе все справочники в результате их класси­фикации по уровням документов получили названия:

• межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

• внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

• внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­си.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Обзор архивных документов - тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.