Экспертиза ценности документов по перечням

Перечни документов - это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Система перечней документов в зависимости от сроков хранения

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1. с указанием сроков хранения;

2. подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хра­нения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хра­нения однородной типовой документации, образующейся в дея­тельности всех учреждений, организаций и предприятий незави­симо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав доку­ментов, подлежащих передаче в госархивы.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однород­ных фондов обычно разрабатываются примерные перечни докумен­тов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке докумен­тов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ­ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори­ентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро­кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоян­ному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име­ющих тот или иной временный срок хранения.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи -представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схе­мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

• поряд­ковый номер;

• наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.;

• сроки хранения документов, дифференцированные по звень­ям перечня;

• примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Ниже приводится образец оформления описательной статьи.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в пе­речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор­мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­клатуры дел и т.п.).