Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних дат документов Фонда

Хронологические грани­цы фонда организации - официальные даты образования и ликвидации учреждения (ор­ганизации), т.е. крайние даты деятельности фондообразователя.

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.

Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

• наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­тав, указ, декрет, закон, положение);

• самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

• штатное расписание;

• самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­чать и др.).

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или если в фонд уч­реждения передаются для завершения производством дела учрежде­ния-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде­ния могут быть расширены за счет документов, связанных с от­кликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча­ются юбилейные даты.

В современных условиях частой реорганизации учреждений задача определения границ архивного фонда является актуальной, потому что необходимо решить вопрос о присоединение новых документов к уже существующему фонду или создавать новый фонд. Границы архивных фондов могут изменяться в по следующим факторам:

-изменение конституционных основ государственности;

-изменение административно-территориального деления;

-изменение формы собственности;

-реорганизация фондообразователя.