3.6.3. Как рассчитать отпускные

Впрочем, в ст. 139 Трудового кодекса РФ есть норма, которая позволяет установить для целей определения отпускных иной период. Правда, есть существенная оговорка: выбранный порядок не должен ухудшать положения сотрудников. Поэтому придется сравнивать, какая сумма отпускных больше: рассчитанная исходя из периода в 12 календарных месяцев или - из установленного в организации периода. Да и непонятно, какое среднее число календарных дней месяца брать в расчет в этом случае.

Положение об особенностях порядка расчета средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922.

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка

В расчет среднего заработка включают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Согласно п. 2 Положения к таким выплатам относятся:

- зарплата по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время; по сдельным расценкам или в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) за выполненную работу, или комиссионное вознаграждение;

- зарплата, выданная в неденежной форме;

- денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

- денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

- начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

- зарплата преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год независимо от времени начисления;

- зарплата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

- надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

- выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

- вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений (размер такого вознаграждения установлен Постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2005 г. N 850);

- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

- другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

Добавим, что в п. 3 Положения сказано, что выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), в расчет среднего заработка включать не надо.

Общий порядок расчета среднего заработка

Средний заработок определяют так. Складывают зарплату за последние 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Затем результат делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4. Таким образом получают среднедневной заработок. Для расчета отпускных эту величину умножают на календарное число дней отпуска.

Пример. С 14 января сотруднику предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, расчетный период - с 1 января по 31 декабря предыдущего года. Предположим, что весь период был отработан полностью. За это время сотруднику начислена заработная плата, равная 78 664 руб.

Среднедневной заработок сотрудника составил:

78 664 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. = 222,97 руб.

А отпускные таковы:

222,97 руб. x 28 дн. = 6243,16 руб.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящейся на отработанное время (п. 11 Положения). При этом из расчетного периода исключаются выходные и нерабочие праздничные дни.

Пример. Работница фармакологического предприятия с 6 февраля до конца мая изготавливала сухие концентраты из лекарственных трав. А затем ее перевели в цех, где производят травяные настойки и капли. 4 сентября сотрудница взяла отпуск - 28 календарных дней. Вместе с основным отпуском ей полагается дополнительный.

Те, кто изготавливает сухие концентраты из трав, имеют право на дополнительный отпуск - 6 рабочих дней в год, а сотрудники, производящие настойки и капли, - 12 рабочих дней в год.

Продолжительность дополнительного отпуска сотрудницы в рабочих днях за работу в цехе, где изготавливаются концентраты:

6 дн. : 12 мес. x 4 мес. = 2 дн.

А за время, которое сотрудница проработала в цехе по изготовлению настоек и капель, ей причитается дополнительный отпуск:

12 дн. : 12 мес. x 3 мес. = 3 дн.

Таким образом, работнице дополнительно полагается 5 рабочих дней (2 + 3). Общая продолжительность ее отпуска составляет 28 календарных и 5 рабочих дней. Предположим, что расчетный период отработан полностью. В этом периоде 249 рабочих дней. А заработала сотрудница за это время 59 595 руб.

Рассчитаем отпускные за основной отпуск. Средний заработок составит 168,92 руб. (59 595 руб. : 12 мес. : 29,4). А отпускные - 4729,76 руб. (168,92 руб. x 28 дн.).

Теперь определим, сколько нужно заплатить за дополнительный отпуск - 1196,69 руб. (59 595 руб. : 249 дн. x 5 дн.). То есть всего сотруднице надо заплатить 5899,45 руб. (4729,76 + 1169,69).

Периоды, исключаемые из расчетного периода

Согласно п. 5 Положения при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, когда сотрудник:

- получал средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

- получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- освобождался в других случаях от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения о средней зарплате, то средний заработок считают исходя из заработной платы, начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

Пример. Сотрудница устроилась на работу в компанию в 2007 г.

С 1 марта 2009 г. на основании больничного листка ей предоставлен отпуск по беременности и родам сроком на 140 календарных дней. Затем сразу же, с 19 июля 2009 г., женщина пошла в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Отсидев полтора года, сотрудница решила выйти на работу. Однако сразу с первого же дня, это с 18 января 2011 г., решила уйти в очередной оплачиваемый отпуск сроком на 28 календарных дней.

В данном случае расчетный период для подсчета отпускных: январь - декабрь 2010 г. Однако в это время она находилась в отпуске по уходу за ребенком. А этот период на основании п. 5 Положения исключается из подсчета. Таким образом, в расчет войдут следующие 12 календарных месяцев - то есть январь - декабрь 2009 г. Однако в этом периоде время начиная с 1 марта 2009 г. также надо исключить (это периоды отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком). Таким образом, средний заработок определяется исходя из зарплаты и календарных дней января и февраля 2009 г.

Согласно п. 7 Положения, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

Ну а если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада). Об этом сказано в п. 8 Положения.

Расчетный период отработан не полностью

Довольно редко бывает, что сотрудник отрабатывает период полностью. Ведь он ходит в отпуск, ездит в командировки или болеет. Календарные дни в неполных месяцах теперь рассчитываются по новым правилам. Они сформулированы в п. 10 Положения.

Чтобы определить число календарных дней, которое нужно взять в расчет среднего заработка, среднемесячное число календарных дней (29,4) делят на количество календарных дней этого месяца. Результат умножают на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Чтобы определить этот показатель, из общего количества календарных дней в данном месяце нужно вычесть календарные дни, которые приходятся на время, исключаемое из расчетного периода.

Пример. С 11 февраля сотруднице предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Значит, расчетный период - с 1 февраля по 30 января. Оклад сотрудницы 7000 руб. В августе в течение трех дней была в командировке, а с 6 по 10 сентября включительно сидела на больничном. Кроме того, 18 и 21 сентября сотрудница брала отпуск за свой счет.

Всего за расчетный период (без учета больничного и зарплаты за время командировки) сотруднице выплатили 79 548 руб.

Определим число календарных дней, которые необходимо взять в расчет, в не полностью отработанных месяцах:

- в августе - 26,55 дн. (29,4 : 31 x (31 - 3));

- в сентябре - 20,58 дн. (29,4 : 30 x (30 - 9)); 79 548 руб. : (29,4 дн. x 10 мес. + 26,55 дн. + 20,58 дн.) = 233,19 руб.

То есть сумма отпускных составит: 233,19 руб. x 28 дн. = 6529,32 руб.

Если отпуск предоставляется в рабочих днях, то возникает вопрос, как в этом случае рассчитать дни в не полностью отработанных месяцах? В данном случае действует тот же порядок, как если бы месяц был отработан полностью. Пункт 11 Положения не предусматривает какого-то особенного порядка расчета календарных дней в этом случае. То есть фактическую начисленную в период действия трудового договора заработную плату необходимо разделить на число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на фактически отработанное время.

При этом, как мы уже говорили, из расчетного периода надо исключить выходной, праздничные нерабочие дни, а также иные дни в соответствии с п. 5 Положения (дни болезни, командировок, отпуска и т.п.).

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени представляет собой систему работы, при которой сотрудник несколько дней работает, а затем столько же дней отдыхает. Надо сказать, что в п. 13 Положения сказано, что при расчете среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок. Правда, есть оговорка: исключение составляют случаи определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.

То есть Положением специального порядка расчета среднего заработка для таких работников не предусмотрено. То есть действуют общие правила: фактическую зарплату сотрудников в расчетном периоде делят на 12 и на 29,4. А как быть, если месяц отработан не полностью? Тут также действует обычный порядок: среднемесячное число календарных дней (29,4) делят на количество календарных дней этого месяца и умножают на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Чтобы определить этот показатель, из общего количества календарных дней в данном месяце нужно вычесть календарные дни, которые приходятся на время, исключаемое из расчетного периода. При этом не имеет значения, сколько рабочих часов сотрудник фактически отработал в том или ином рабочем дне и сколько ему было предоставлено выходных.

Если зарплата изменилась

В п. 16 Положения устанавливаются правила подсчета среднего заработка при повышении зарплаты, тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения. В этом случае средний заработок сотрудников повышается в следующем порядке:

- если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты. Они рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода.

Пример. Работнику предоставляется очередной отпуск с 6 ноября по 3 декабря включительно продолжительностью 28 календарных дней. Предположим, что расчетный период - с 1 ноября по 31 октября - отработан полностью. Начислена заработная плата: с ноября по август - 17 000 руб., а в сентябре и октябре - 19 550 руб. То есть с сентября сотрудникам организации повысили оклад на 15%.

Средний дневной заработок будет таким:

(17 000 руб. x 10 мес. x 1,15 + 19 550 руб. + 19 550 руб.) : 12 мес. : 29,4 = 664,97 руб.

Сумма выплаченных отпускных составит:

664,97 руб. x 28 дн. = 18 619,16 руб.;

- если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, - повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Пример. Изменим условия предыдущего примера.

Предположим, что повышение окладов произошло с 1 ноября, то есть до того, как сотрудник ушел в отпуск, но не в расчетном периоде. Средний дневной заработок будет таким:

204 000 руб. x 1,15 : 12 мес. : 29,4 = 664,97 руб.

Сумма выплаченных отпускных составит:

664,97 руб. x 28 дн. = 18 619,16 руб.;

- если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, - часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада, денежного вознаграждения) до окончания указанного периода.

Пример. Еще раз изменим условия предыдущего примера.

Предположим, что повышение окладов произошло с 13 ноября, то есть когда сотрудник был в отпуске. Таким образом, 7 дней отпуска оплачиваются по старому окладу, а остальные (21 день) - по новому.

Среднедневной заработок - 578,23 руб. (204 000 руб. : 12 мес. : 29,4). То есть отпускные за 7 дней таковы:

578,23 руб. x 7 дн. = 4047,61 руб.

А за оставшийся 21 день сотруднику должны заплатить:

578,23 руб. x 21 дн. x 1,15 = 13 964,25 руб.

Всего же отпускные составят:

4047,61 руб. + 13 964,25 руб. = 18 011,86 руб.

Если в организации повышаются тарифные ставки или оклады, то средний заработок увеличивается также на сумму выплат, которые установлены к этим тарифам и окладам в фиксированном размере (проценты, кратность). О каких выплатах идет речь в данном случае? Ну, скажем, о премиях, которые определяются в зависимости от коэффициента трудового участия или за достижение определенных показателей, надбавки за выполнение плана, доплаты за выслугу лет (как правило, они установлены в процентах к окладу в зависимости от стажа работы сотрудника в компании) и т.п.

Пример. Оклад работника составляет 20 000 руб. Кроме того, Положением о заработной плате ежемесячно ему положена доплата в размере 10% от суммы оклада. В этом случае при индексации зарплаты в расчет среднего заработка войдут как увеличенный оклад, так и сумма доплаты.

Если для выплат, установленных к тарифам и окладам, предусмотрен диапазон значений, то они к среднему заработку не прибавляются. Кроме того, средний заработок не повышается на выплаты, которые установлены в абсолютном размере. Приведем пример такой выплаты. Скажем, премия, установленная конкретным сотрудникам.

Пример. Работник получает оклад, равный 17 000 руб. В зависимости от достигнутых результатов он может рассчитывать на ежемесячную выплату в размере от трех до пяти окладов. При повышении среднего заработка в расчет войдет только оклад. Сумма доплаты не пересчитывается, так как она установлена в диапазоне значений.

Учет премий при расчете среднего заработка

При определении среднего заработка премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период, учитываются в следующем порядке (п. 15 Положения):

а) ежемесячные премии и вознаграждения - не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;

б) премии и вознаграждения за период работы, который превышает один месяц, учитываются в месяце их начисления за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода.

Если же период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то такая премия включается в расчет в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. То есть при расчете отпускных учитываются только четыре квартальные премии, даже если в расчетный период попало пять премий. Какие конкретно из начисленных квартальных премий брать в расчет - большие по сумме или последние четыре из начисленных, следует оговорить в коллективном договоре или другом документе организации. Если же, например, премия начислена за два года, то учесть ее можно в размере 1/24 за каждый из 12 месяцев расчетного периода;

в) вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения. Другими словами, всю сумму годовой премии, которая относится к предшествующему календарному году, учитывают при расчете среднего заработка в полном объеме. Такая выплата включается в расчет независимо от того, когда начислена. Главное условие, расчетный период должен быть отработан полностью и из него не должны исключаться периоды, предусмотренные п. 5 Положения.

Добавим, что разовые премии сотрудникам к праздничным дням при расчете отпускных учитывать не нужно. Такие поощрения не могут являться видами выплат, подходящими под определение "система оплаты труда работников".

Если сотрудник не полностью отработал время, приходящееся на расчетный период, или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, то премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период. Исключение составляют вознаграждения, начисленные за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.). То есть если премия начислена не в полном объеме, а исходя из отработанного времени, то ее не надо снова делить пропорционально отработанному времени, учтенному в расчетном периоде. Если же премия начислена за все отработанное время, но какие-то периоды исключались из него в соответствии с п. 5 Положения, то перерасчет сделать придется.

Если отпуск работника прервался

Как мы уже отмечали, в связи с производственной необходимостью отпуск работника может быть прерван. Однако такое возможно, если он согласен выйти на работу досрочно (ст. 125 Трудового кодекса РФ). Если человек согласен вернуться на работу раньше, то неиспользованную часть отпуска ему предоставляют в удобное для него время в текущем году или присоединяют к отпуску за следующий год, а излишне полученные отпускные сотрудник возвращает. Впрочем, данную сумму можно рассматривать и как аванс, который фирма удержит из следующей зарплаты отпускника.

Тут следует особо оговорить такую ситуацию. Допустим, исчисляя средний заработок за ту часть отдыха, которая была перенесена, бухгалтер обнаружил, что в новый расчетный период попала первая часть отпуска. В этом случае ее учитывать не нужно.

Пример. Работник организации взял отпуск на 28 календарных дней - с 1 по 28 апреля включительно. Расчетный период: апрель - март. Оклад сотрудника составляет 15 000 руб. Предположим, в июне сотрудник брал отпуск на 28 календарных дней, а в августе и сентябре ездил в командировки на 5 и 6 дней в общей сложности соответственно. За расчетный период сотруднику начислили 190 000 руб. (без учета командировочных и отпускных).

Календарные дни составят:

- в июне - 1,96 дн. (29,4 : 30 x 2);

- в августе - 24,66 дн. (29,4 : 31 x 26);

- в сентябре - 23,52 дн. (29,4 : 30 x 24).

То есть среднедневной заработок сотрудника равен:

170 000 руб. : (29,4 x 9 + 1,96 + 24,66 + 23,52) = 170 000 руб. : 314,74 дн. = 540,13 руб.

Сумма отпускных составила:

540,13 руб. x 28 дн. = 15 123,64 руб.

Предположим, что 21 апреля сотрудник был вызван на работу по производственной необходимости. Сотрудник согласился выйти на работу на 8 дней раньше положенного. Оставшуюся часть отпуска сотрудник решил отгулять с 12 по 19 мая.

Зарплата сотрудника за отработанные в марте дни составила 10 000 руб. Из этой суммы было решено удержать излишне начисленные отпускные, равные 4321,04 руб. (15 123,64 руб. : 28 дн. x 8 дн.).

В мае сотруднику рассчитывают отпускные за вторую половину отдыха. На этот раз в расчетный период вошли май - апрель. При этом из него исключается время, когда сотрудник отдыхал в первый раз. В апреле он отработал 8 дней. В календарных днях это будет 9,8 дней (29,4 : 30 x 10). А за расчетный период он заработал 162 000 руб. (без учета отпускных). Его среднедневной заработок составил:

162 000 руб. : (29,4 x 8 + 1,96 + 24,66 + 23,52 + 9,8) = 548,89 руб.

А отпускные за май будут равны:

548,89 руб. x 8 дн. = 4391,12 руб.