2.3 Организация копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей

Пользователи могут оформить заказ на изготовление архивом копий открытых документов архивного фонда Российской Федерации. Копии могут быть сделаны также:

- с рассекреченных документов в составе секретных дел; копирование таких дел проводится в специальном помещении сотрудником, имеющим допуск к работе с секретными документами;

- с аудиовизуальных документов, в отношении которых истек 50-летний срок действия авторского права или смежных прав;

- с архивных документов, приобретенных у физических/юридических лиц (если в документе не содержатся сведения, относящиеся к охраняемым законодательством Российской Федерации тайнам).

С разрешения руководителя архива осуществляется копирование:

• особо ценных документов, в том числе уникальных документов;

• документов, содержащих результаты в научной, научно-технической и производственно-технической сферах, в отношении которых истек установленный Российским законодательством срок действия права;

• документов, созданных в деятельности ликвидированных негосударственных организаций.

В отдельных случаях архив может провести копирование архивных документов, содержащих сведения, составляющие служебную, коммерческую и иную тайну. Копирование таких документов производится для определенного круга лиц.

С разрешения руководителя архива и в исключительных случаях производится:

• копирование дел или документов, требующих расшивки единицы хранения и ее последующего переплета (при полной невозможности копировать переплетенное дело);

• копирование техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами, сканерами) при отсутствии их у архива; при этом копирование, как правило, производится в помещении архива под контролем сотрудников архива с целью обеспечения сохранности архивных документов.

Копирование архивных документов для сотрудников государственных органов, судов, органов прокуратуры или предварительного следствия и дознания – по делам, находящимся в их производстве, производится в объеме, оправданном этой целью.

Архив может отказать пользователю в изготовлении копий с подлинных архивных документов. Причинами могут стать: неудовлетворительное физическое состояние документа и возможность нанесения ущерба физическому состоянию дела, документу при изготовлении копии.