2.2 Обеспечение доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию

Архив в соответствие с законом «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивает доступ пользователей к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны.

Архив обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, которые можно условно разделить на следующие группы:

- документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку «ДСП» («для служебного пользования»);

- документы, содержащие коммерческую тайну и имеющие гриф «Коммерческая тайна»;

- документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности.

Архив осуществляет доступ пользователей к делам и документам с пометкой «ДСП» в соответствии с теми ограничениями, которые были оговорены организацией-фондообразователем при передаче их на государственное хранение: организация закрыла доступ или возможность использования такой категории дел на несколько лет (но не более 10); оговорила категории пользователей, которым разрешается доступ и использование; определила основание для доступа и условия использования содержащейся в документах служебной информации.

Организация-фондообразователь имеет право установить срок ограничения доступа, основания и условия доступа и использования документов с грифом «Коммерческая тайна», категории пользователей, если это не противоречит федеральному законодательству. Архив в соответствии с федеральным законодательством выдает для использования архивные документы, содержащие коммерческую тайну, независимо от условий и порядка доступа, установленных организацией-фондообразователем, по мотивированному письменному обращению сотрудникам

• организации-фондообразователя и ее правопреемников;

• органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления;

• судов, органов прокуратуры, предварительного следствия, органов дознания.

При этом архиву нужно уведомить организацию-фондообразователь о наличии такого обращения.

Архив ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, в течение 75 лет со дня создания документа. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки и условия доступа. После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, обладают наследники гражданина (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству Российской Федерации. Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, по мотивированному письменному обращению сотрудникам

• организации-фондообразователя и ее правопреемников;

• органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления;

• судов, органов прокуратуры, предварительного следствия, органов дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.