II. Организация доступа к архивным документам

Также из принципа публичности следует, что у любого физического или юридического лица, независимо от его пола, профессии и образования, вероисповедании, партийной принадлежности, взглядов и убеждений есть следующие возможности:

- получение свободного доступа в любой архив;

- получение в архиве доступа к НСА;

- копирование архивных документов;

- различных форм использования архивных документов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведений об архиве, документы которого использованы.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Порядок работы пользователей с открытыми документами Архивного фонда Российской Федерации и использования справочно-поисковых средств к ним в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т.д.) определен «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».

В целях оперативного учета и розыска документов разработана система НСА (научно-справочного аппарата), включающая перекрестные справочники, используемые как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме, создании автоматизированной системы НСА к «бумажному» архивному фонду.

С целью облегчения доступа к архивным документам создаются электронные архивы. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей программное обеспечение для поиска. Основными задачами при разработке программного обеспечения являются хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор).

Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде. Доступ к государственным архивам и документной информации, хранящейся в них, является частью прав гражданина, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценностей – частью прав человека.