Критерии постоянности информации Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение

Этот критерий получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

Наиболее характерно повторение информации для таких систем документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться дословно и в виде обобщения данных. Документы, на основе которых были созданы новые принято называть первичными источниками информации, а документы поглотившими их информацию – вторичными.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

• формальный (когда происходит простое воспроизведение до­кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­мами, как дублетность, цитирование и суммирование;

• аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариант­ность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­жению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информа­ции является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.