Местное самоуправление-2

2.4 Основные проблемы и перспективы взаимодействия

Развитие системы электронного документооборота (далее – СЭД) будет эффективным, если будет основываться на высокотехнологичном оборудовании.

Для успешного взаимодействия специалистов Министерства с органами исполнительной власти и организациями посредством СЭД необходимо, чтобы рабочие места специалистов были оборудованы современным компьютерным оборудованием. Так как необходимо модернизировать 28 рабочих мест в Министерстве, предлагается план приобретения компьютерной и офисной техники на 2018-2020 годы.

При выполнении данного плана к 2021 году в Министерстве компьютерное и офисное оборудование будет соответствовать требованиям стандарта обеспечения рабочих мест и позволит специалистам эффективно работать с прикладным программным обеспечением, сетевыми файловыми ресурсами и всеми информационными системами, эксплуатируемыми в Министерстве.

Внедрение СЭД в Министерстве позволило поднять исполнительскую дисциплину, оперативность доведения документов до исполнителей, снизить потребность в приобретении бумаги при повышающемся объеме документов. Но для повышения уровня организации управленческой деятельности в Министерстве Отделу необходимо внедрить в работу следующие возможности, разрабатываемые в СЭД:

1) Подготовка и согласование нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи без дублирования на бумажном носителе. В СЭД будет реализован следующий функционал:

- подготовка и создание проекта нормативного правового акта с приложениями, пояснительной запиской, листом согласования;

- веерная рассылка проекта документа в соответствии со списком согласования;

- согласование проекта документа с внесением поправок, дополнений, замечаний от всех согласующих;

- подписание усиленной квалифицированной электронной подписью

документа и загрузка в СЭД отсканированного нормативного правового акта, подписанного на бумажном носителе;

- автоматическая рассылка по СЭД всем органам исполнительной власти края, администрациям муниципальных районов и городских округов края, подведомственным краевым учреждениям, согласно списку рассылки;

- автоматическая публикация подписанного документа на Официальном интернет - портале нормативных правовых актов Хабаровского края (http://laws.khv.gov.ru).

Так как в настоящее время СЭД не используется при подготовке и согласовании нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края, разрабатываемых Министерством, это приводит к снижению качества организации управленческой деятельности Министерства.

Авторами проведено исследование процесса подготовки и выпуска нормативных правовых актов края, разрабатываемых министерством промышленности и транспорта Хабаровского края, и предложено внедрение в работу нового функционала СЭД, обеспечивающего согласование нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края в электронной форме.

На формирование, согласование, рассылку и публикацию нормативных правовых актов, разрабатываемых министерством, при бумажном документообороте необходимо от 43 до 72 часов рабочего времени, при внедрении нового функционала СЭД данные будут иметь диапазон от 11,3 до 20,5 часов рабочего времени. Суммарное среднее рабочее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения нового функционала, сократится в диапазоне от 3,5 до 3,8 раз, что свидетельствует о росте производительности труда специалистов, участвующих в этом процессе, и повысит качество организации управленческой деятельности.

2) Внедрение в работу главного управления государственной службы Губернатора и Правительства Хабаровского края возможностей СЭД – модуля «Кадры», обеспечивающего регламентированный кадровый учет в соответствии с законодательством и включающего следующий функционал:

- ведение кадрового учета;

- автоматизация процессов сбора, проверки, обобщения и анализа статистической и аналитической отчетности на основе данных кадрового учета;

- проведения аттестации и обучения кадров;

- формирования кадрового резерва государственной гражданской службы;

- интеграция с системой расчета заработной платы.

В модуль «Кадры» будет включена возможность описания структуры Министерства на уровне подразделений и должностей, формирования перечня должностей, штатного расписания.

В рамках ведения кадрового делопроизводства будет обеспечена автоматизация следующих процессов:

- ведение штатного расписания;

- ведение личных карточек;

- формирование и ведение приказов по личному составу;

- оформление командировок, отпуска;

- учет движения кадров;

- учет рабочего времени и невыходов по различным основаниям, формирование табеля;

- формирование графика отпусков,

- анализ кадрового состава.

В модуле «Кадры» будут обеспечены:

- учет и хранение персональных данных служащих Министерства в объеме, необходимом для ведения кадрового учета;

- автоматизация заполнения унифицированных печатных форм по приказам о приеме на работу, переводе на другую должность, об увольнении;

- формирование личных карточек специалистов и учетных карточек на основании занесенных кадровых данных;

- автоматическое формирование документов, необходимых для фиксации фактов отсутствия специалистов по различным причинам: приказы на отпуск, приказы о командировке, командировочные удостоверения и служебные задания;

- возможность построения различных отчетов на конкретную дату или за выбранный период по списку специалистов, по данным о движении специалистов, по статистической информации о количестве специалистов и другие для проведения анализа кадрового состава;

обучения государственных гражданских служащих Министерства, затрат на них, прогнозирование потребности в повышении квалификации.

Таким образом, внедрение в работу модуля «Кадры» обеспечит динамичное управление персоналом, быстрое реагирование на изменение организационной структуры Министерства, позволит: сократить время, необходимое на оформление документов и отчетности по командировкам в Министерстве; оперативно получать отчеты и аналитику по кадровому составу Министерства; планировать и отслеживать процесс переобучения и повышения квалификации специалистов.

3) Внедрение в практику работы отделов Министерства использования функций СЭД, обеспечивающих автоматизацию процессов подготовки и проведения министерских, краевых и федеральных мероприятий (совещаний, заседаний, коллегий, конференций, форумов), проводимых в залах заседаний Правительства Хабаровского края с использованием оборудования мультимедийного сопровождения и видеоконференцсвязи – модуль «Мероприятия», и включающего в себя:

Правительства края для мероприятий;

- создание и согласование заявок на транспортные средства в рамках подготовки и проведения мероприятий или по текущим нуждам

Министерства;

- подготовку и сбор материалов, для обеспечения мультимедийного сопровождения выступлений докладчиков на мероприятии;

- заказ и подготовку пропусков в здания краевой администрации.

Внедрение данного функционала позволит повысить оперативность информирования всех организационных структур аппарата Правительства края, министерств и иных исполнительных органов власти края о предстоящих мероприятиях, автоматизировать процесс бронирования залов заседаний и транспортных средств Правительства края.

Таким образом, модуль «Мероприятия» ускорит и упростит организационную процедуру подготовки мероприятий, будет способствовать повышению ответственности и организованности специалистов Министерства при подготовке и сборе материалов, для обеспечения мультимедийного сопровождения выступлений докладчиков, при проведении мероприятий.

4) Для снижения объемов бумажного документооборота необходимо внедрение в практику работы и закрепление в Инструкции по делопроизводству Министерства использования только электронных версий отчетов по исполнению резолюций по документам в СЭД, путем прикрепления файлов и сканированных образов документов в отчет по резолюции в карточке документа. А так же внутри Министерства переписку по текущим вопросам, согласование проектов, пересылку документов вести только по СЭД, без вывода на бумажные носители.

Очень важным для совершенствования СЭД является уровень компьютерной грамотности и компетентности государственных служащих в вопросах информационных технологий. Так на 2015 год запланировано переобучение 20 специалистов Министерства, из которых по образовательным программам правового направления запланировано 6 человек, управленческого направления – 11 человек, языкового – 1 человек, информационного – 2 человека. Вопросам повышения квалификации государственных служащих Министерства уделяется большое внимание со стороны кадровой службы, однако при проведении аттестации государственных гражданских служащих необходимо при анкетировании увеличить количество вопросов, связанных с информационными технологиями, для точного определения уровня компетенции специалистов Министерства в данной области и последующей ориентировки по повышению квалификации.

Также нами предложен расширенный список вопросов по информационным технологиям для тестирования кандидатов при поступлении на государственную гражданскую службу и при проведении аттестации государственных гражданских служащих.

Для преодоления специалистами и руководителями психологического барьера при работе с компьютерной техникой, который способствует сохранению привычки работы с документами на бумажных носителях, необходимо проведение обучения руководящего состава (начальников управлений, отделов и секторов) по вопросам работы с СЭД специалистами отдела электронного документооборота министерства информационных технологий и связи Хабаровского края. Данное обучение должно проводиться в различных формах (вебинары, семинары, практические занятия) в определенные дни по гибкому графику.

Таким образом, развитие системы электронного документооборота министерства промышленности и транспорта Хабаровского края будет происходить через замену и модернизацию морально и физически устаревшего оборудования, внедрение в работу новых возможностей СЭД (создание и согласование НПА, модуль «Кадры», модуль «Мероприятия»), изменение Инструкции по делопроизводству Министерства, повышение уровня компьютерной грамотности специалистов и руководителей Министерства.

Для обеспечения открытости, информационной прозрачности и оперативной доступности к общедоступной информации о Министерстве необходимо создать его официальный интернет-сайт (далее – Сайт), на котором будет размещаться общедоступная информация о всех аспектах деятельности, которая часто востребована другими организациями, учреждениями или гражданами. Это будет способствовать сокращению документооборота Министерства, позволит сократить число запросов и ответов на запросы об общедоступных данных. Данные, которые не являются общедоступными, но востребованы другими органами исполнительной власти, можно будет размещать в формате «открытых данных» в СЭД, регулируя доступ к этим данным других участников СЭД.

Дизайн Сайта должен соответствовать официальному информационному интернет-порталу Хабаровского края (http://www.khabkrai.ru) (далее – Портал), для обеспечения формирования в сети Интернет единого информационного поля и единообразия структуры представления информации всеми органами исполнительной власти Хабаровского края.

Авторами разработана структура Сайта, которая обеспечит права граждан и организаций на доступ к информации о деятельности Министерства в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Законом Хабаровского края от 23 декабря 2009 г. N 297 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Хабаровского края".

Предлагается следующая структура Сайта:

События:

- новости, анонсы, объявления, фотогалерея, видео, опросы.

2) О Министерстве:

- структура, государственные услуги, положение о министерстве, функции и задачи, вакансии, информационные системы, коллегиальные и совещательные органы, планы закупок, подведомственные учреждения.

3) Деятельность:

- доклады о результатах основных направлений деятельности, безопасность дорожного движения, состояние аварийности на автомобильных дорогах, исполнение краевого бюджета, отчеты, маршруты пригородного и муниципального сообщения, дорожная деятельность, , противодействие коррупции.

4) Государственные программы:

- развитие транспортной системы Хабаровского края, отчеты о ходе исполнения.

5) Документы:

- приказы, нормативные правовые акты, архив, обращения, порядок и сроки рассмотрения.

6) Интерактивные ресурсы:

- онлайн-конференции, вебинары, форум,

7) Контакты.

Система управления Сайта должна предусматривать возможность произвольного расширения структуры и подключения дополнительных сервисов. Размещение документов и поддержка актуальности информации на Сайте будет обеспечиваться специалистами профильных отделов Министерства. Решение вопросов развития Сайта, координации изменения его структуры, консультирование по техническим вопросам сопровождения ресурса будет обеспечиваться отделом информационных технологий и ресурсов Министерства.

На Сайте должны быть реализованы следующие возможности:

1) Интеллектуальный и атрибутный поиск по документам и страницам, размещенным на Сайте;

2) Использование для разных разделов различного дизайна (шаблоны и стили);

3) Разграничение прав доступа к сервисам, меню и отдельным документам Сайта для пользователей и групп пользователей;

4) Интерактивные сервисы: обратная связь, комментирование текстов документов, голосование (опросы), подписка на рассылки, карта сайта;

5) Переключение вида Сайта для людей с ограниченными возможностями (версия для слабовидящих);

6) Размещения виджетов (вспомогательных служебных модулей, наделенных исполняемой функциональностью непосредственно на Сайте) для комментариев в социальных сетях по разделам официального сайта с использованием методов API.

7) Мобильная версия Сайта.

Сайт будет являться инструментом для совершенствования технологий взаимодействия с гражданами и организациями края, позволит проводить обсуждение документов путем сетевых общественных консультаций, организовывать онлайн-конференции и вебинары по заранее анонсированным темам, что будет способствовать формированию среды для совместной сетевой деятельности и повышению информированности граждан и организаций. Публикация на Сайте проектов и утвержденных нормативных правовых актов, планов и отчетов по работе отделов и Министерства в целом, электронных шаблонов документов для обращения в Министерство, обеспечение возможности получения обратной связи от посетителей Сайта по направлениям деятельности, позволят уменьшить документооборот с организациями и гражданами по вопросам, освещаемым на Сайте. Анализ потребностей пользователей Сайта (на основе проведения онлайн-опросов, ответов форм обратной связи, активности обсуждения на форумах и в социальных сетях) позволит выявлять направления деятельности Министерства, наиболее востребованные организациями и гражданами, и наиболее полно в дальнейшем освещать их на Сайте. Механизм онлайн-конференций может использоваться для организации плановых совещаний, заседаний коллегиальных и общественных советов, конкурсных комиссий, а так же организации удаленного обучения специалистов.

Таким образом, создание Сайта обеспечивает развитие информационно-коммуникативных средств взаимодействий и повышение информированности общества по основным направлениям деятельности Министерства, что способствует повышению эффективности информационных взаимодействий и оптимизации документооборота.

По итогам главы можно сделать следующие выводы:

В Хабаровском крае устанавливается система органов исполнительной власти во главе с высшим исполнительным органом государственной власти Хабаровского края - Правительством Хабаровского, возглавляемым руководителем высшего исполнительного органа государственной власти Хабаровского края - Губернатором Хабаровского края.

В Хабаровском крае реализуется местное самоуправление как форма осуществления гражданами, проживающими на территории края, своей власти, обеспечивающая в пределах Конституции Российской Федерации, федерального законодательства, настоящего Устава и краевых законов самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления вопросов местного значения исходя из интересов населения с учетом исторических и иных местных традиций.

Местное самоуправление осуществляется на всей территории Хабаровского края в городских, сельских поселениях, муниципальных районах и городских округах.

Министерство промышленности и транспорта Хабаровского края является органом исполнительной власти Хабаровского края, проводящим государственную политику края и осуществляющим управление в сфере гражданских и оборонных отраслей промышленности, транспорта и дорожного хозяйства.

Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами края, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства края, а также настоящим Положением.

Министерство осуществляет свою деятельность непосредственно и (или) через подведомственные краевые государственные учреждения и краевые государственные унитарные предприятия во взаимодействии с другими органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления края, общественными объединениями и организациями.

Министерство промышленности и транспорта Хабаровского края является органом исполнительной власти Хабаровского края, проводящим государственную политику и осуществляющим управление в сфере гражданских и оборонных отраслей промышленности, транспорта и дорожного хозяйства.

В целях реализации в республике единой государственной политики в сфере промышленности и транспорта Министерство уделяет приоритетное внимание взаимодействию с органами местного самоуправления муниципальных образований.

Развитие системы электронного документооборота министерства промышленности и транспорта Хабаровского края будет происходить через замену и модернизацию морально и физически устаревшего оборудования, внедрение в работу новых возможностей СЭД (создание и согласование НПА, модуль «Кадры», модуль «Мероприятия»), изменение Инструкции по делопроизводству Министерства, повышение уровня компьютерной грамотности специалистов и руководителей Министерства.

Создание Сайта обеспечивает развитие информационно-коммуникативных средств взаимодействий и повышение информированности общества по основным направлениям деятельности Министерства, что способствует повышению эффективности информационных взаимодействий и оптимизации документооборота

Содержание