Организация и форма работы местных органов гу

Организация работы Исполкомов (местных администраций)

Организация работы Исполкомов, имеет ряд составляющих: планирование, распределение обя­занностей, подготовка заседаний, вопросов, выносимых на рас­смотрение Исполкома, проведение заседаний, принятие решений и доведение их до исполнителей, осуществление контроля, прием граждан, рассмот­рение обращений граждан.

Планирование — одна из важнейших и первейших функций управления, организации работы Исполкома.

Планы работы Исполкомов составляются на год, полугодие, квартал, месяц.

Содержание планов работы состоит из нескольких разделов (глав). В каждом разделе указываются вопросы, месяц рассмотрения и ответственные за их подготовку. В подготовке каждого вопроса участвует соответствующее структурное подразде­ление исполкома.

При составлении плана работы учитываются решения вы­шестоящих государственных органов, состояние экономики, по­ложение хозяйственного, социально-культурного строительства, развитие предпринимательства, предложения различных органи­заций, структурных подразделений исполкома.

В подготовке проекта плана участвует весь аппарат исполко­ма, его структурные подразделения: отделы, управления и другие организации, которые представляют свои предложения, предва­рительно согласовав с заместителями председателя и управляю­щим делами, обычно в отдел организационной и кадровой работы заблаговременно, не позднее 15 де­кабря текущего года. Проект плана составляется названным отде­лом и передается председателю, заместителям председателя и управляющему делами для предварительного рассмотрения. При наличии замечаний он дорабатывается и вносится управляющим делами на рассмотрение исполнительного комитета.

Распределение обязанностей происходит между председате­лем Исполкома, его за­местителями и управляющим делами (секретарем) исполкома.

Распределение обязанностей осуществляется председателем Исполкома и утверждается на заседании Исполкома.

Подготовка заседаний - На заседаниях рассматриваются вопросы, предусмотренные планом работы. Вне­плановые вопросы выносят только по согласованию с председате­лем исполкома, руководителями струк­турных подразделений исполкома (местной администрации), орга­низаций, нижестоящих исполкомов.

Подготовка основных плановых вопросов осуществляется за­ранее (не позднее 1 месяца до заседания). Для этого могут создаваться специальные комиссии (рабочие группы) из числа заинтересованных структурных подразделений. Такие комиссии может возглавлять один из заместителей председателя, управляющий делами, член исполкома, руководитель структурного подразделения. Состав комиссии утверждает председатель исполкома. Не исключается изда­ние по этому вопросу специального распоряжения.

По каждому вопросу, которые выносят на заседание, готовит­ся проект решения, который представляется с другими материалами в соответствующий отдел. Обязательно прилагаются обоснование о необходимости рассмотрения данного вопроса с заключением соответствующего заместителя председателя, справка, список докладчиков и содок­ладчиков по данному вопросу, лиц, приглашенных на заседание.

Проект решения и приложения к нему визируются руководи­телями организаций, готовящих такое решение.

В регламентах предписывается, что проек­ты решений не могут превышать трех—четырех страниц, а справ­ки — пяти—шести страниц отпечатанного через полтора интервала текста. Они представляются в протокольный сектор (общий отдел), который за пять—семь дней до заседания формирует повестку дня заседания и представляет управляющему делами для визиро­вания и утверждения председателем исполкома (главой адми­нистрации). Если материалы подготовлены некачественно, рас­смотрение соответствующего проекта решения или вопроса в по­вестку дня не включается.

В случае, если вопросы не подготовлены своевременно, они включаются в дополнительную повестку дня и только с согласия председателя исполкома.

Проекты решений с другими материалами, которые предлага­ются для рассмотрения на заседании, вместе с повесткой дня представляются для ознакомления членам исполкома и другим заинтересованным лицам для ознакомления не позднее чем за три дня до заседания.

Ответственным за подготовку заседаний исполкома является управляющий делами (секретарь) испол­кома. В подготовке заседаний принимают участие также общий отдел (обеспечива­ет подготовку организационных мероприятий к заседаниям) и отдел контроля и делопроизводства (ведение протокола заседания, запись замечаний и предло­жений по обсуждаемым вопросам)

Заседание исполкома ведет пред­седатель исполкома, а при его отсутствии — первый заместитель председателя или по их поручению — один из заместителей председателя исполкома.

В начале заседания утверждается окончательная повестка дня и порядок работы.

В заседаниях исполкома могут при­нимать участие прокурор, руководители структурных подразделе­ний исполкома, руководители организаций, рас­положенных в административно-территориальной единице, предсе­датели нижестоящих исполкомов, их заместители, депутаты Советов депутатов, представители Адми­нистрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров, вышестоящих исполкомов, республиканских органов, местного ра­дио с правом совещательного голоса. Другие лица могут участво­вать в заседаниях исполкома только с согласия председательствующего.

На заседаниях вопросы докладываются председателем испол­кома, его заместителями, управляющим делами (секретарем), членами исполкома (администрации), руко­водителями структурных подразделений исполкома (администра­ции), председателями нижестоящих исполкомов (руководителями местных администраций), а также другими лицами, готовившими проект решения, но только с согласия председательствующего.

Время для докладов, содокладов устанавливается в регламен­тах или на самом заседании. Обычно оно предусматривается для доклада в пределах 10—15 минут, для содоклада, выступлений — до 5 минут, для справок — до 3 минут.

Принятые решения, которые требуют доработки с учетом обсуждения, возвращаются готовившим их структурным подраз­делениям. Доработанные решения визируются руководителями соответствующих структурных подразделений и представляются заместителями председателя исполкома в протокольный сектор (общий отдел) не позднее чем в течение 3 дней или в оговоренный срок.

Решения подписываются председательствующим на заседа­нии и управляющим делами (секретарем), а приложения к ним визируются руководителями структурных подразделений, ответ­ственными за их подготовку.

Решения рассылаются протокольным сектором (общим отде­лом) в трехдневный срок после их подписания согласно перечню рассылки.

На заседаниях ведутся протоколы, которые оформляются с соблюдением требований, установленных Инструкцией по делоп­роизводству, утвержденной облисполкомом (Минским гориспол­комом).

За исполнением принятых решений устанавливается контроль. Подобный контроль возлагается на структурные подразделения исполкома (местной администрации). Общее руководство органи­зации работы по контролю осуществляют председатель исполкома (глава администрации), его заместители и управляющий делами (секретарь).

Отдел контроля и делопроизводства управления делами испол­кома осуществляет систематический анализ и оперативный конт­роль за сроками реализации актов вышестоящих органов, реше­ний исполкома, распоряжений председателя исполкома и служеб­ной переписки.

Выполнение поручений председателя на заседаниях исполкома контролируется помощниками заместителей председателя испол­кома в соответствии с распределением обязанностей и управле­нием кадров и организационной работы исполкомов.

Кроме того, проводится большая организаторская работа по приему граждан и рассмотрению их обращений. Вопросы по ее организации регулируются регламентами местных администраций.