Основные требования к информации

Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:

1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;

2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;

3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;

4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;

5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;

6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:

7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;

8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.

Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:

1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;

2. Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;

3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;

4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;

5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.

6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи.