11.2 Структура и состав документации

Определение структуры и состава документации системы качества ̶ один из наиболее принципиальных вопросов документирования. Условно всю документацию по системе управления качеством можно разделить на 5 уровней (рис.25). Эта схема, принятие которой в организации должно предшествовать разработке самой документации, не только дает представление о видах документов и их взаимосвязи, определяющих построение документов системы качества, но и устанавливает последовательность ее формирования. Из схемы видно, что формирование документации идет "от общего к частному", т. е. по свойственной системному подходу логике.

Согласно ИСО 10011 Руководства по качеству могут применяться для таких целей, как: 1) эффективное внедрение системы качества; 2) изложение политики предприятия в области качества; 3) эффективное управление процессами в системе качества; 4) обеспечение нормативной основы для аудита системы качества; 5) обеспечение стабильности функционирования системы качества в условиях перемен; 6) подготовка персонала предприятия в области обеспечения качества, 7) демонстрация предприятием соответствия своих систем качества стандартам ИСО серии 9000 в контрактных ситуациях; 8) презентация системы качества.

Рис. 25. Структура документов системы управления качеством

Документами второго уровня являются стандарты предприятия (СТП) или документированные процедуры (ДП), методики, программы качества. СТП (ДП) является нормативными документами, утверждается руководителем организации и применяется только в данной организации. Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, то есть регламентируют специальные функции управления качеством.

Методика качества ̶ документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей, главным образом, последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы.

Инструкция по качеству ̶ документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций и др.) носят, как правило, более детализированный, чем процедуры, характер.

План качества ̶ документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности, относящейся к специфической продукции, проекту или контракту. В зависимости от периода времени, на который рассчитывается действия плана, различают планы качества: перспективные (стратегические), текущие (годовые) и оперативные.

Рекомендации по разработке программ качества применительно к специфической продукции, проекту или контракту приведены в ИСО 9004-5. Согласно стандарту, программы качества используются для подтверждения того, что конкретные требования к качеству продукции (проекта, контракта) соответствующим образом планируются и выполняются.

Для каждого из указанных видов документов в организации устанавливается процедура его разработки. Не менее важным является и установление единых требований к построению, содержанию, изложению и оформлению определенного вида документа. Это позволяет: 1) обеспечить четкое информационное восприятие документов; 2) обеспечить легкую идентификацию и быструю прослеживаемость документов; 3) предотвратить появление в документах избыточной информации; 4) облегчить пользователям документов поиск необходимых сведений.

Основой, на которой базируются вышеперечисленные документы, являются документы 4 и 5 уровня. К ним можно отнести Законы РФ, СНиПы и ГОСТы, а также другие нормативные и справочные документы.