7.2. Совещание в местной администрации: понятие, виды, общая характеристика

Совещание – это форма внутриорганизационных действий в местной администрации в целях выработки согласованных решений, координации деятельности муниципальных структур. Служебные совещания можно классифицировать по различным основаниям:

1) по режиму проведения: периодические и внеплановые,

2) по месту проведения: выездные и стационарные,

3) по уровню проведения: на уровне департамента, комитета, управления и на уровне отдела;

4) по целям организации и проведения: проблемные, инструктивные, оперативные, постановочные, итоговые совещания.

Периодическое совещание планируется и проводится через определенные промежутки времени. В отличие от него внеплановое совещание созывается по вопросам, не терпящим отлагательства. Время проведения внепланового совещания утверждается распоряжением главы местной администрации. Кроме того, возможна организация выездного совещания, т. е. с выездом на объект. Выездное совещание, как правило, проводится по вопросам строительства, предпринимательства, сельского хозяйства и т. п.

Проблемное совещание – форма внутриорганизационных действий с целью поиска управленческого решения возникшей проблемы. Достижение данной цели обеспечивается выполнением следующих задач: анализ информации о возникшей проблеме; выработка оптимального решения; разработка мероприятий по реализации решения; определение непосредственных исполнителей решения; определение необходимых трудовых и материальных ресурсов; установление обоснованных сроков, системы контроля и отчетности за выполнением заданий.

Инструктивное совещание – форма внутриорганизационных действий, целью которой является передача руководителем подчиненным работникам распоряжений, указаний и необходимой для их выполнения информации. Основными задачами инструктивного совещания являются: доведение до сведения участников общей задачи выполнения распоряжения; конкретизация общей задачи для каждого присутствующего с четкими указаниями его роли и места; определение сроков исполнения поставленной задачи; установление системы контроля за решением поставленной задачи.

Оперативное совещание – форма внутриорганизационных действий с целью регулирования хода выполнения распорядительных документов (постановлений, решений, распоряжений) или конкретной деятельности на одном из порученных руководителю участков работы. Достижение данной цели обеспечивается выполнением следующих задач: информирование участниками совещания руководителя о состоянии дел на их участках работы; определение причин, тормозящих работу; принятие решений по устранению помех, мешающих выполнению работы.

Постановочное совещание – форма внутриорганизационных действий, целью которой является постановка задач руководителем перед участниками совещания в общем виде. Для достижения данной цели выполняются следующие задачи: информирование участников совещания; обмен мнениями; принятие оптимального управленческого решения; определение сроков исполнения и системы контроля за выполнением задания.

Итоговое совещание – форма внутриорганизационных действий с целью подведения итогов работы отдела или органа в целом за определенный период времени. Его основными задачами являются: информирование участников совещания о результатах деятельности; обмен мнениями; оценка работы; постановка новых задач на будущее.

Для каждого совещания необходимо определить такие вопросы, как:

1) тема совещания;

2) цель и задачи совещания;

3) состав и количество участников;

4) место и время проведения совещания;

5) форма итоговых документов (решение или рекомендация).

Подготовку и проведение служебного совещания осуществляет организационный отдел аппарата местной администрации. К его функциям относится решение следующих вопросов:

а) уточнение темы, цели, задач, контингента, места и времени проведения совещания;

б) определение докладчиков, содокладчиков и желательного состава выступающих;

в) подготовка проекта решения, организация его размножения;

г) бронирование мест в гостиницах для иногородних участников;

д) организация культурного обслуживания и питания участников совещания;

е) рассылка приглашений;

ж) дежурство во время проведения совещания для поддержания порядка.

На подготовку и проведение служебного совещания руководителем затрачивается до 12 % рабочего времени.⁸² В целях повышения эффективности служебного совещания рекомендуется осуществлять следующие меры:

1) время проведения совещания должно планироваться в строгом соответствии с утвержденным распорядком работы местной администрации;

2) по каждому виду или тематике совещаний должен быть определен контингент участников (в идеальном варианте на совещании должны присутствовать лица, либо обладающие знанием проблемы, либо заинтересованные в ее решении);

3) на совещание должны выноситься только вопросы, решение которых связано с определенными трудностями;

4) четкая разработка повестки совещания (фиксирование обсуждаемых вопросов; определение последовательности выступлений; учет таких аспектов, как кто может высказаться, как заставить высказаться, как сдержать многословие и т. п.; краткие резюме по каждому рассмотренному вопросу);

5) по каждому вопросу совещания предварительно должен быть составлен регламент его обсуждения и решения;

6) участники совещания должны быть заранее ознакомлены с содержанием повестки дня, а по важным вопросом – и с проектом решения;

7) проводить совещания в любой день недели за исключением понедельника и пятницы (т. к. в эти дни необходимо присутствие руководителей структурных подразделений местной администрации на своих рабочих местах);

8) соблюдать оптимальное время продолжительности совещания (1 – 1,5 часа), т. к. при длительном времени совещания его эффективность значительно снижается из-за усталости участников;

9) во время подведения итогов совещания необходимо учитывать следующие аспекты: с одной стороны, нельзя слишком затягивать обсуждение, с другой стороны, не следует завершать совещание, если не достигнуто хотя бы частичное соглашение всех присутствующих.

В завершении совещания перечисляются вопросы, по которым были приняты решения, и вопросы, по которым решение принято не было. При подведении итогов также определяется, была ли достигнута цель совещания, если нет, то почему.

Коллегия – это и форма деятельности местной администрации, и орган с совещательными полномочиями, созданный при главе администрации для обсуждения наиболее важных вопросов комплексного социально-экономического развития территории муниципального образования. Задачами коллегии являются:

1) определение приоритетных направлений социально-экономического развития муниципального образования;

2) обеспечение эффективного взаимодействия органов управления и структурных подразделений местной администрации;

3) контроль за ходом и результативностью исполнения муниципальных правовых актов.

На коллегии рассматриваются проекты правовых актов главы местной администрации по актуальным социально-экономическим вопросам; анализируется работа заместителей главы администрации; заслушиваются отчеты руководителей отделов, департаментов, комитетов и управлений местной администрации и иные вопросы, требующие коллегиального обсуждения.

В работе коллегии принимают участие руководители муниципальных органов власти, а также предприятий, учреждений, организаций, представителей общественных организаций, СМИ, органов территориального общественного самоуправления. Решения коллегии носят рекомендательный характер.