3. Подготовка и регистрация отправляемых документов
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:
20.01.2000 № 259-02/36 На № 2054-02/5 от 05.01.2000
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра; дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата. Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа:
Дата и порядковый регистрационный номер | Количество листов и экземпляров | Кому направлен документ | Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата | |
20.01.2000 № 259-02/36 | 2 л. в 1 экз. | Министерство образования РФ | Заказное № 36 от 20.01.2000 | |
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. | ||||
Кем подписан документ: председатель | Я.Я.Боргено 20.01.2000 | |||
- Тема 1. Организация служб делопроизводства 1. Организационное построение службы делопроизводства 9
- Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности *1 39
- Тема 3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении 1. Организация документооборота (общие положения) 69
- Тема 4. Делопроизводство по личному составу 85
- Тема 5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан 123
- Тема 6. Оформление и составление основных видов управленческих документов 1. Современное деловое письмо 137
- Тема 7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве 1. Общие положения 186
- Предисловие
- Тема 1. Организация служб делопроизводства 1. Организационное построение службы делопроизводства
- 2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- 3. Организация работы секретаря-референта
- Задания
- Приложения
- Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству
- 1. Общие положения
- 2. Цели и задачи службы доу
- 3. Функции службы доу
- 4. Права и ответственность службы доу
- 5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями
- Примерная инструкция по делопроизводству
- 1. Общие положения
- 2. Документация организации
- 3. Правила подготовки и оформления документов
- 4. Порядок прохождения документов внутри организации
- 5. Контроль исполнения документов
- 6. Составление номенклатуры дел
- Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата
- Должностная инструкция
- 1. Общие положения
- 2. Обязанности
- 3. Права
- 4. Ответственность
- 5. Профессиональные качества и знания
- 6. Квалификационные требования
- Примерная должностная инструкция секретаря-референта
- Должностная инструкция секретаря-референта
- 1. Общие положения
- 2. Функции
- 3. Должностные обязанности
- 4. Права
- 5. Ответственность
- Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности *1
- 2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- 3. Виды документов и их классификация
- 4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов*1
- Задания
- Приложения
- Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 углового бланка по гост р 6.30-97
- Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 продольного бланка по гост р 6.30-97.
- Тема 3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении 1. Организация документооборота (общие положения)
- 2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
- 3. Подготовка и регистрация отправляемых документов
- 4. Прохождение внутренних документов
- 5. Учет объема документооборота
- 6. Контроль за исполнением документов
- Задания
- Приложения
- Регистрационная карточка поступающей корренспонденции
- Оборотная сторона
- Оборотная сторона
- Тема 4. Делопроизводство по личному составу
- Задания
- Приложения
- Образец оформления личной карточки формы т-2
- Личная карточка
- I. Общие сведения
- III. Прием на работу, назначения, перемещения
- IV. Повышение квалификации
- X. Отпуска
- Образцы оформления приказов и соответствующих записей в графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовых книжек работников
- 1. Прием на работу
- 1.1. Прием на работу на неопределенный срок в порядке перевода из другой организации по согласованию с руководителями обеих организаций
- 2. Перевод на другую работу. Увольнение
- Образцы формулировок записей в трудовой книжке при расторжении контракта
- Образцы заявлений
- Образцы приказов по личному составу
- Тема 5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- I. Общие положения
- Статья 4. Основные термины, применяемые в настоящем Законе
- II. Право граждан на обращение и обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать их Статья 5. Право граждан на обращение с письмом или личный прием
- Статья 6. Обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать обращения граждан
- Статья 7. Отчеты депутатов, должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления перед населением
- III. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан Статья 8. Подведомственность рассмотрения обращений граждан
- Статья 9. Пределы рассмотрения обращений граждан
- Статья 10. Обязанность должностных лиц по разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан
- Статья 11. Сроки рассмотрения обращений граждан
- Статья 12. Право граждан на информацию по рассмотрению их обращений
- Статья 13. Решения по результатам рассмотрения обращений граждан
- Статья 14. Финансирование
- IV. Контроль за рассмотрением обращений граждан Статья 15. Контроль за рассмотрением обращений граждан
- V. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан Статья 16. Ответственность за нарушение законодательства при рассмотрении обращений граждан
- IV. Заключительные положения Статья 17. Вступление в силу настоящего Закона
- Регистрационная карточка писем граждан
- Оборотная сторона
- Регистрационная карточка устных обращений граждан
- Оборотная сторона
- Подпись должностного лица
- Справка о тематике обращений граждан, поступивших в __ __________________ _ _ __
- ___________________________________________ Подпись должностного лица
- Тема 6. Оформление и составление основных видов управленческих документов 1. Современное деловое письмо
- 2. Организационно-распорядительные документы
- 3. Документы оперативной информации
- Задания
- Образец оформления устава (угловое расположение реквизитов)
- Образец оформления положения (угловое расположение реквизитов)
- Образец оформления постановления (с угловым расположением реквизитов)
- Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов)
- Образец оформления распоряжения (с угловым расположением реквизитов)
- Образец выписки из распоряжения (с угловым расположением реквизитов)
- Образец оформления приказа (с продольным расположением реквизитов)
- Образец оформления приказа (с угловым расположением реквизитов)
- Образец оформления протокола (с продольным расположением реквизитов)
- Образец оформления докладной записки
- Образец оформления объяснительной записки
- Образец оформления акта
- Образец оформления телеграммы
- Образец оформления служебного письма (с продольным расположением реквизитов)
- Образец оформления плана
- Образец табличной формы плана (угловое расположение реквизитов)
- Тема 7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве 1. Общие положения
- 2. Формирование дел
- 3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
- Задания
- Образец оформления номенклатуры дел
- Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1999 году
- Примерная номенклатура дел территориальной администрации района
- Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в организации
- Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении
- Образец формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- Образец листа-заверителя дела
- Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- Форма описи дел постоянного хранения
- Примерная номенклатура дел профессионального училища, лицея
- От "___ " ______________ г. N _________________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________________ году в профессиональном училище (лицее) n _____
- Закон об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- Раздел I. Общие положения Статья 1. Основные понятия
- Статья 2. Область применения Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- Статья 3. Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- Статья 4. Полномочия Российской Федерации и Новосибирской области по вопросам архивного дела
- Раздел II. Архивный фонд Новосибирской области Статья 5. Состав Архивного фонда Новосибирской области
- Статья 6. Государственная часть Архивного фонда Новосибирской области
- Статья 7. Негосударственная часть Архивного фонда Новосибирской области
- Раздел III. Архивы в Новосибирской области Статья 8. Создание архивов
- Статья 9. Передача права собственности на архивы
- Статья 10. Защита прав собственности на архивы
- Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области Статья 11. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области
- Статья 12. Система архивных органов и учреждений в Новосибирской области
- Статья 13. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области
- Статья 14. Государственное попечение над негосударственными архивами
- Статья 15. Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- Статья 16. Участие общественных и религиозных объединений в организации и развитии архивного дела
- Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области
- Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
- Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
- Статья 20. Комплектование архивов
- Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области
- Статья 22. Использование архивных документов
- Раздел VI. Международное сотрудничество в области архивного дела Статья 23. Международное сотрудничество в области архивного дела
- Раздел VII. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы Статья 24. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы
- Тема 8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов 1. Особенности официально-делового стиля
- 2. Употребление прописных и строчных букв
- 3. Наиболее употребляемые сокращения слов
- 4. Оформление дат и чисел в документах
- 1. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других. 2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
- Корректурные знаки и правила их применения
- Литература