3. Правила подготовки и оформления документов

                3.1. Документирование управленческой деятельности            Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.            При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.            Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.      

    3.2. Бланки документов            Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.            Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.            Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм.            Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.           3.3. Оформление реквизитов документов            3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.).            3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).            3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.            3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.            3.3.5. Дата документа            Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.            Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 1999 г.            3.3.6. Подпись документа            Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:      

           Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.            В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.            При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.            Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.            3.3.7. Согласование документа            При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.            Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:      

           При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.            Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:            СОГЛАСОВАНО            Письмо Сибирской академии           государственной службы           от 10.02.2000 N 305/10            или            СОГЛАСОВАНО            Протокол заседания ученого совета           Сибирской академии государственной           службы           от 15.03.2000 N 12            3.3.8. Согласование проектов документов            Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:            Начальник контрольно-правового управления           Личная подпись                В.А.Петров           20.01.2000            При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:            Замечания прилагаются           Личная подпись      А.П.Аксенов           12.02.2000            или            Замечания прилагаются           Начальник финансового управления           Личная подпись      Г.В.Иванов           20.02.2000            Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.            3.3.9. Утверждение документа            Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.            Грифы утверждения оформляются следующим образом:      

           или

           3.3.10. Адресование документа            Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.            При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:      

           При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:      

           При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:      

           При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:      

           Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:      

           Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.            Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.            Слово "Копия" в адресате не указывается.            3.3.11. Резолюция            В резолюции дается указание на исполнение документа.            В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.            На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.            3.3.12. Оформление приложений к документу            Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:            Приложение: на 12 л. в 4 экз.            Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например:      

           Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.            При наличии нескольких приложений они нумеруются.            Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.            На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:      

           3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:      

           Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.           3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов            3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.            Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.            Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.            Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспечения управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.            Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.            3.4.2. Протокол - документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.            Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.            В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.            Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).      

     Доклады, решения прилагаются к протоколу.            3.4.3. Тиражирование документов            При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.            При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.