Понятие и виды архивной информации. Архивные фонды и архивные инф. Ресурсы.

Понятие и виды архивной информации.

Организация, хранение, учет и использование архивных документов – одно из важнейших направлений формирования гос. инф. ресурсов. Это направление составляет особую сферу общественных отношений, которая регулируется З-ном РБ от 6 октября 1994 г. “О Национальном архивном фонде и архивах в РБ”.

Архивный документ представляет собой документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для гос-ва и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника (ст. 1 З-на РБ “О Национальном архивном фонде и архивах в РБ”).

В Законе раскрываются также понятия “технотронный документ”, “документальный памятник”.

Технотронный документ – это документ, создание и воспроизведение которого требуют применения специальных технических средств и современных технологий. Уникальный или особо ценный архивный документ признается документальным памятником.

Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ 25.11.2005 г. №7 были утверждены Правила работы гос. архивов РБ. В них дана классификация архивных документов на основе следующих признаков:

1) принадлежности документов к определенным историческим периодам;

2) принадлежности документов к различным формам собственности;

3) принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам;

4) принадлежности документов определенным юридическим или физическим лицам;

5) принадлежности документов к комплексам, имеющим республиканское и местное значение;

6) вида носителей, способа и техники закрепления информации.

Документы в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы: дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период суверенной РБ).

Документы в зависимости от их принадлежности к различным формам собственности составляют государственную и негосударственную части Национального архивного фонда РБ.

В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между областными, зональными, городскими и районными архивами.

Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду – основной классификационной единице Национального архивного фонда.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения.

В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно-технической, аудиовизуальной, электронной документации.

Архивные фонды и архивные инф. ресурсы.

Совокупность док-тов, образующихся в деятельности юридического или физического лица (фондообразователя), составляет его документальный фонд.

Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами.

Согласно п. 26. Правил работы гос. архивов РБ разновидностями архивного фонда являются:

1) архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

2) архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

3) объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя – юридического лица (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества, псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя – физического лица.

Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, не могут быть расформированы.

Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов и по тематическому признаку с учетом содержания и хронологической принадлежности документов. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью.

В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости – составитель (физическое лицо, юридическое лицо) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.

Каждый архивный фонд имеет свои хронологические границы. Согласно п.33 Правил работы гос. архивов РБ хронологическими границами являются:

для фонда организации – официальные даты создания и ликвидации;

для фонда личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода;

для объединенного архивного фонда, созданного по признаку однородного целевого назначения организаций, – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций; по признаку подчиненности организаций – даты деятельности вышестоящей организации; по признаку преемственности ф-ций организации – даты деятельности каждой организации; личного происхождения – даты жизни каждого физического лица;

для архивной коллекции, сформированной архивом, – год создания коллекции;

для архивной коллекции, сформированной физическим лицом (лицами), – даты жизни коллекционера(ов).

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации; если в составе фонда организации находятся более ранние документы. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими рамками жизни фондообразователя из-за возможного наличия в фонде более ранних документов, собранных фондообразователем, документов, связанных с откликами на его смерть, с посмертными изданиями его произведений, проведением памятно-юбилейных мероприятий.

Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их инф. значимости условно подразделяются на три категории.

К фондам первой категории отн.ся фонды, содержащие ценную в научном отношении, полную, многоаспектную документную информацию, освещающую важнейшие стороны деятельности общества.

К фондам второй категории отн.ся фонды, содержащие ценную в научном отношении информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления.

К третьей категории отн.ся фонды, содержащие информацию, ограниченную рамками одного вопроса или темы.

Принадлежность фонда к той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда, значения организации-фондообразователя в сфере общественной и гос. деятельности, исторического периода, в кот. создавались документы, экономико-географических и других факторов.

В соответствии со ст. 5 З-на РБ “О Национальном архивном фонде и архивах в РБ” совокупность документов, созданных в РБ в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности гос-ва на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа, образуют Национальный архивный фонд РБ. Эти документы являются историческим и культурным наследием, достоянием народа РБ, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и гос-ва, реализации прав и законных интересов граждан. Они также являются составной частью инф. ресурса РБ и защищаются законом наряду с другими видами инф. ресурса.

Национальный архивный фонд РБ состоит из документов, собранных в процессе деятельности гос. органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории РБ и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

К Национальному архивному фонду РБ отн.ся также архивные документы, являющиеся историческим и культурным наследием белорусского народа и хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств, а также документы, находящиеся в частной собственности иностранных граждан и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению в Республику Беларусь.

В состав Национального архивного фонда РБ входят декреты, указы и распоряжения През-та РБ, законы, постановления Совета Министров РБ, распоряжения Премьер-министра РБ, приказы, постановления министерств и других республиканских органов государственного управления, документы иных гос. органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая документация, базы и банки данных, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов.

Государственную часть Национального архивного фонда РБ составляют архивные фонды и архивные документы:

1) гос. предприятий, организаций, учреждений, структур городского, земского и сословного самоуправления, действовавших на территории Беларуси до 1917 года;

2) През-та РБ, гос. органов, гос. предприятий, организаций, учреждений, штабов объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных Сил РБ, штабов соединений и воинских частей пограничных войск и органов пограничной службы РБ, внутренних войск Мин-ва внутренних дел РБ, войск Комитета гос. безопасности РБ, транспортных и железнодорожных войск, военно-учебных заведений, находящихся на территории РБ;

3) гос. предприятий, организаций, учреждений, воинских частей РБ, находившихся или находящихся за пределами республики;

4) объединений, предприятий, организаций, учреждений, в уставных фондах кот. преобладает доля гос. собственности;

5) общественных объединений и их предприятий, образовавшиеся до момента введения регистрации этих объединений и предприятий в установленном законом порядке и принятые на государственное хранение;

6) юр. и физических лиц, поступившие в собственность гос-ва, в том числе из-за рубежа, на основаниях, предусмотренных законодательством РБ.

К гос. части Национального архивного фонда РБ также отн.ся:

1) фамильные архивные фонды, имеющие историческое значение;

2) архивные фонды учреждений религиозных конфессий, образовавшиеся до отделения церкви от гос-ва;

3) копии архивных документов на правах подлинников;

4) копии архивных документов, поступившие в собственность гос-ва из-за рубежа на основаниях, предусмотренных законодательством РБ;

5) художественные, мультипликационные, документальные, научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая и иная документация, научные, литературные, музыкальные и другие рукописи, живописные изображения, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов, изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях, учреждениях, редакциях газет и журналов за счет гос. средств. Они подлежат бесплатной передаче в инф. архивы соответствующего профиля.

Негосударственную часть Национального архивного фонда РБ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

1) общественных объединений с момента введения их регистрации в установленном законом порядке;

2) религиозных организаций, образовавшиеся после отделения церкви от гос-ва;

3) иных юридических лиц негос. формы собственности;

4) физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

Архивная информация многообразна и многочисленна. Для обеспечения доступа к этой информации, эффективности ее использования необходима систематизация архивных документов. Законодательство РБ в области архивного дела предусматривает существование системы научно-справочного аппарата. Эта система представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования (п. 153 Правил работы гос. архивов РБ).

Архивные справочники и автоматизированные информационно-поисковые системы в зависимости от уровня, структуры и объема представленной в них информации подразделяются на: межархивные, общеархивные, межфондовые, пофондовые.

Основными элементами системы научно-справочного аппарата являются: описи дел, списки фондов, каталоги, путеводители по фондам архива, автоматизированные информационно-поисковые системы, выполняющие ф-ции этих справочников.

Дополнительными элементами системы научно-справочного аппарата являются указатели, обзоры документов.

Рассмотрим некот. из этих элементов подробнее.

Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Архивный каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в кот. информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на:

1) систематические,

2) тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления),

3) предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Путеводитель – это архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на: архивные (внутриархивные); межархивные.

Различают следующие виды путеводителей:

1. путеводитель по архиву (архивам);

2. путеводитель по фондам архива (архивов);

3. тематический путеводитель по фондам архива (архивов);

4. краткий справочник по фондам архива (архивов).

К наиболее информативным и используемым фондам составляются указатели.

Указатель – это архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Он составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут быть элементами справочного аппарата не только к описи, но и к другим архивным справочникам (путеводителю, каталогу, обзору), а также могут являться самостоятельными архивными справочниками. Они могут быть различными по форме, структуре рубрик.

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются: алфавитные, систематические, хронологические указатели.

Обзор документов – это архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.

Видами обзора являются:

1) обзор фонда, который включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда;

2) тематический обзор, который включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.