Порядок обращения к архивным фондам и использование архивных документов.

Доступ пользователей к архивным документам и заменяющим их копиям, базам данных, научно-справочному аппарату осуществляется в соответствии с законодательством РБ.

Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам документы Национального архивного фонда, находящиеся на открытом хранении, и научно-справочный аппарат к ним. Ознакомление с секретными документами осуществляется в установленном порядке в специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами. Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для выдачи секретных дел. Копии рассекреченных документов из состава частично рассекреченных дел, включенные в фонд пользования, выдаются в порядке, установленном для документов, находящихся на открытом хранении.

Доступ и использование документов, подпадающих под действие законодательства РБ об авторском праве и смежных правах, на кот. срок действия авторского и смежных прав не истек, осуществляются с разрешения автора или его наследников (правопреемников).

Архив по требованию гражданина обязан предоставить ему для ознакомления все документы, касающиеся его лично, а также изготовить их копии. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны только в случаях, предусмотренных законодательством РБ.

Архив обеспечивает реабилитированным лицам, а в случае их смерти – родственникам и наследникам в установленном порядке право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений, касающихся третьих лиц без их согласия.

Не допускается внесение изменений в документы в случае обнаружения заинтересованным лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях по его инициативе или инициативе правоохранительных органов к делу в установленном порядке могут быть приобщены документы, уточняющие информацию об этом лице.

Использование документов предполагает применение пользователями и архивом архивных документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения инф. потребностей граждан, общества, гос-ва.

В соответствии с п.213 Правил работы гос. архивов РБ основными формами использования документов в архиве являются:

1. Инф. обеспечение пользователей (гос. органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке. Оно предусматривает выявление архивом запрашиваемых организациями сведений и предоставление им соответствующих инф. документов.

Все запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-прав. характера.

Тематический запрос – это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по кот.у устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.

Генеалогический запрос – это запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-прав. характера – это запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Инф. обеспечение организаций осуществляется в плановом или оперативном порядке. По итогам проведенной работы архив направляет пользователям инф. письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки, копии и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма.

2. Предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале. Для инф. обслуживания пользователей в архиве действует читальный зал, располагающий техническим оборудованием, необходимым для работы с документами и их копиями. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале, их права, обязанности и ответственность определяются Правилами работы пользователей в читальных залах гос. архивов РБ, утвержденными приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 25 ноября 1999 г. № 52.

3. Организация выставок документов (архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями).

Выставка архивных документов представляет собой предназначенную для публичной демонстрации художественно оформленную подборку документов и (или) их копий на определенную тему.

Выставка документов может быть стационарной и передвижной, размещаться в архиве, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях. По времени функционирования она может быть постоянно действующей (с использованием копий документов) или временной. Выставки проводятся как на некоммерческой, так и на коммерческой основе.

4. Использование документов в средствах массовой информации. Оно представляет собой подготовку инф. материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач, кинофильмов.

5. Проведение инф. мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций) с использованием архивных документов.

Инф. мероприятия с использованием архивных документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями работников архива, показом кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, тематических подборок документов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов.

6. Выдача документов во временное пользование.

Дела и описи выдаются из хранилищ во временное пользование организациям-фондообразователям, а также работникам архива в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами и в лабораторию архива для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.

Выдача дел из хранилищ и прием их обратно сопровождается поединичной (полистной) проверкой дел, которая производятся работниками хранилища. Полистную проверку дел при возврате от пользователей в читальном зале осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке перед выдачей дел из хранилищ и при возврате от их пользователя подлежат:

1) дела, содержащие особо ценные документы;

2) дела, содержащие документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности;

3) несброшюрованные дела.

В соответствии с п.59 Правил работы гос. архивов РБ дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

один месяц - для пользователей в читальный зал и работникам архива;

три месяца - во временное пользование организациям;

шесть месяцев - для экспонирования документов.

Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, или особо ценные документы для использования не выдаются, вместо них выдаются копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению руководства архива.

В некот. случаях дела выдаются из хранилищ только с письменного разрешения руководства архива.

7. Публикация документов в различных формах.

Публикационная деятельность архива представляет собой совокупность работ по подготовке к изданию документов, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы публикации, формирование коллектива составителей, редакционной коллегии, составление организационно-методических документов, заключение договоров с заинтересованными организациями и издательствами. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный и учебный типы изданий.

В целом, использование архивных документов осуществляется на основе следующих принципов:

1. общедоступность документной информации;

2. открытость документной информации;

3. законность поиска, получения и использования документной информации.