Сбор, обработка, оформление, хранение, предоставление, получение и охрана архивной информации.

Основные положения, касающиеся вопросов организации работы с архивными документами, содержатся в Правилах работы гос. архивов РБ.

Комплектование, учет, хранение и использование архивных документов осуществляет архив, т.е. архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.

Прием на государственное хранение документов Национального архивного фонда осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела принимаются в архив поединично по описям, утвержденным в установленном порядке.

Неинф. организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре. В зависимости от условий договора документы могут передаваться архиву:

1) на постоянное хранение с передачей права собственности гос-ву;

2) на временное хранение с последующим переходом права собственности гос-ву;

3) на временное (с указанием срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Архив также осуществляет прием на хранение документов личного происхождения, отнесенных к составу Национального архивного фонда. Они поступают в архив: по договору дарения; по завещанию; по договору купли-продажи; по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, признании документов бесхозными. Кроме того, архив осуществляет инициативный поиск документов, выявление источников комплектования архива документами личного происхождения и их учет.

Распределение документов между архивами, определение профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел из одного архива в другой осуществляются на основании решения Комитета по архивам и делопроизводству.

При приеме в хранилища поступивших в архив документов осуществляется проверка их физического состояния. Ликвидацию обнаруженных дефектов проводит организация, сдающая документы, или архив на платной основе.

Систематическое пополнение архива документами Национального архивного фонда в соответствии с его профилем называется комплектованием архива (п.112 Правил работы гос. архивов РБ).

Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию.

Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Комплектование архива включает:

1. определение источников комплектования;

2. определение состава документов, подлежащих приему;

3. прием-передачу документов в архив.

Комплектование архива документами, созданными на территории Беларуси, но по различным причинам оказавшимися за ее пределами, а также документами зарубежного происхождения, имеющими практическое и научно-историческое значение для РБ, предполагает:

1) выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;

2) составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;

3) изучение обстоятельств попадания за рубеж документов, созданных на территории Беларуси;

4) подготовку научных публикаций, содержащих информацию о документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;

5) своевременное информирование вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству о выявленных документах по истории Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий;

6) осуществление работы по эквивалентному обмену копиями документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;

7) прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгос. или иных договоров;

8) учет подлинников документов или копий на правах подлинников, поступивших в архив из-за рубежа.

Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются юридические и физические лица, в деятельности кот. образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании договора.

В отношении поступающих в архив документов проводится экспертиза их ценности, т.е. определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей (п.119 Правил работы гос. архивов РБ).

Документы в пределах архивного фонда группируются в дела по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.). При этом дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков:

1) структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);

2) хронологического (по периодам или датам, к которым отн.ся документы);

3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом ф-ций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах);

4) номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с кот. образовались документы);

6) географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с кот. связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, кот. являются авторами документов).

Как правило, дела группируются последовательно, на основе того признака или их совокупности, применение кот. является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Обеспечение сохранности документов является главной задачей архива и представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.

Под организацией хранения документов понимается система проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Обособленному хранению подлежат документы: 1) секретные; 2) особо ценные; 3) имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности; 4) на разных носителях; 5) пораженные биологическими вредителями; 6) пораженные радионуклидами; 7) принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение; 8) не учтенные в качестве документов Национального архивного фонда.

Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах.

Охранный режим обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана архива обеспечивается оборудованием здания средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны, опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в хранилища. Ответственность за сохранность фондов несет заведующий хранилищем.

В хранилища имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

Вынос документов и материальных ценностей из архива осуществляется только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Согласно п. 75 Правил работы гос. архивов РБ в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов создается страховой фонд. Он представляет собой совокупность копий особо ценных документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с кот. изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Выявление особо ценных документов осуществляется как в плановом порядке по документам архива, так и по заявлениям владельцев особо ценных документов.

Очередность страхового копирования определяется инф. значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы кот. находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников, подлежат учету. Учет документов в архивах является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением и облегчает поиск документной информации.

Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Национального архивного фонда, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.