Години роботи

Рис. 8.1 - Графік зміни працездатності людини протягом робочого дня

Як видно, працездатність людини змінюється протягом робочого дня і може бути поділена на три фази. Тривалість першої фази (фаза впрацьовування (а) у залежності від виду праці коливається від декількох хвилин до 1 год. У завершенні цієї фази організм працівника переходить у так званий "стійкий стан" (b), що характеризується найвищою для даного індивіда ефективністю і стійкістю. Тривалість цієї фази залежить від інтенсивності праці, умов зовнішнього середовища і суб'єктивного відношення людини до своєї роботи.

Як правило, через 3-4 години працездатність починає знижуватися, увага розсіюється, рухи сповільнюються, зростає кількість помилок (період с). Звичайно до цього періоду пристосовують обідню перерву (d). Після обідньої перерви організм знову проходить через фазу впрацьовування.

При плануванні й розподілі робочого часу керівникові рекомендується враховувати закономірності, які визначені італійським економістом Вильфредом Парето у так званому принципі Парето (співвідношення 80:20). Перенесення цієї закономірності на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів. Тому керівникові в повсякденній роботі необхідно планувати на початку робочого дня рішення важливих проблем, а потім другорядних. Деякі керівники, інтуїтивно усвідомлюючи важливість виконання відразу складних завдань, у своєму режимі роботи планують для цього час із 8⁰⁰ до 10⁰⁰, при цьому не плануючи виконання інших питань.

При плануванні особистої роботи слід пам’ятати, що плануванню підлягає лише 60% робочого часу, інший час слід залишати на вирішення поточних завдань, що з’являються протягом дня.

2) Раціональний розподіл часу для виконання конкретних робіт і визначення пріоритетів має велике значення в організації праці керівника.

Перевантаження керівника є наслідком перетинання численних завдань, які йому необхідно вирішувати одночасно. Тому дуже важливо в роботі керівника проаналізувати всі управлінські завдання, які необхідно вирішити, визначити важливі питання й другорядні, правильно вибрати пріоритети.

Професіоналізм керівника у вирішальній мері визначається вмінням установлювати пріоритети при рішенні управлінських завдань. Визначення пріоритетних завдань є складним процесом, тому в теорії менеджменту є рекомендації, які полегшують вибір пріоритетних справ. Це використання методу АБВ-аналізу й принципу Ейзенхауера.

Метод вибору пріоритетів за допомогою АБВ-аналізу заснований на таких закономірностях, які підтверджені досвідом:

1. Найважливіші завдання (категорія А) становлять приблизно 15% всіх завдань, які вирішує керівник. Значимість цих завдань становить приблизно 65%.

2. На важливі завдання (категорія Б) доводиться в середньому 20% загального числа і їхня значимість у результатах також становить 20%.

3. Менш важливі й несуттєві завдання (категорія В) становлять 65% загального числа завдань, а їхня значимість 15%.

Рекомендуються найважливіші роботи, що приносять найбільший результат, виконувати в першу чергу і їх не можна передоручити виконувати іншим. Важливі завдання (Б) можуть виконуватися керівником або їх можна доручити виконувати іншим виконавцям - заступникам, фахівцям. Завдання В - менш значимі, хоча їхня кількість велике (65%). Рішення цих завдань можна безболісно доручити виконувати підлеглим, щоб у керівника була можливість зосередитися на виконанні важливих справ.

У ситуаціях, коли треба швидко прийняти рішення якому завданню віддати перевагу, рекомендується користуватися простим допоміжним засобом, запропонованим американським генералом Д. Ейзенхауером.

Відповідно до цього принципу, пріоритети встановлюють за такими критеріями, як терміновість і важливість. За цією ознакою різняться чотири можливості їхнього виконання (рис. 8.2):

1. Завдання А - термінові й важливі справи.

2. Завдання Б - менш термінові, але важливі справи.

3. Завдання В - термінові, але менш важливі.

4. Менш термінові, менш важливі справи.

Простота й корисність цього принципу полягає в наступному: завдання А виконуються відразу, без зволікання; завдання Б виконуються в попередньо встановлений термін; завдання В виконуються тими, кому керівник їх доручає; інші (менш важливі й менш термінові) можна викинути в кошик для паперів.

Рис. 8.2 – Матриця Ейзенхауера

Необхідно відзначити, що застосування цього принципу вимагає від керівника високого професіоналізму, ділової інтуїції у визначенні важливих завдань (А) і особиста мужність при «скиданні» якихось завдань у паперовий кошик.