6.5. Электронный документооборот Роспотребнадзора

Очевидно, что система электронного документа Роспотребнадзора находится в стадии становления и реализуется в соответствии с планом мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения и внедрению информационно-коммуникационных технологий в деятельность Роспотребнадзора, утвержденным приказом Роспотребнадзора от 16 мая 2011 года № 490. В этой связи важно привести электронный документооборот в соответствие международным и национальными требованиями. Поэтому необходимо обратить внимание на:

- Типовые требования к управлению электронными документами (Спецификации MoReq2).

- Международный стандарт ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management – General»). В Российской Федерации приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст утвержден и введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.

- Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России) от 2 сентября 2011 г. № 221 г. Москва «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

С момента первой публикации в 2001 году, первоначальные спецификации MoReq – «Типовые требования у управлению электронными документами» (Model Requirements for the management of electronic records) – широко использовались как в Европе, так и за ее пределами. Потенциальные пользователи систем электронного документооборота из стран Евросоюза оценили удобство использования типовых требований типа MoReq в качестве основы при проведении закупок систем электронного документооборота (СЭД). В MoReq2 – новой версии спецификаций MoReq – учтены последствия технологических изменений, а также новые стандарты и своды хорошей практики, которые были разработаны за последние несколько лет. MoReq2 становится уникальным по авторитетности документом, который будет весьма полезен для всех, кто вовлечен в управление электронными документами как в Европе, так и во всем мире.

MoReq2 предлагается концепция, согласно которой документ представляет собой совокупность:

- содержания (контента);

- структуры;

- контекста, и

- представления (presentation).

Содержание (контент) присутствует в одном или нескольких физических и/или электронных информационных материалах, которые передают содержащееся в документе информационное сообщение (информационный контент). Эти информационные материалы сохраняются таким образом, чтобы будущим пользователям были понятны как они сами, так и их контекст.

Важнейшей отличительной характеристикой документов является неизменность их информационного контента. Вследствие этого, при выполнении с электронными документами каких-либо действий нельзя допускать, чтобы эти действия как-то повлияли на взаимосвязи между компонентами. Иначе говоря, при любых действиях с документами должны сохраняться правильные взаимосвязи между всеми компонентами документов. Поэтому, например, перемещение или копирование документа должны выполняться так, чтобы сохранились все его компоненты и все связи между ними.

В стандарте ISO 15489 в качестве «заслуживающих доверия» («авторитетных») документов рассматриваются документы со следующими качествами:

- аутентичность;

- надёжность (достоверность);

- целостность;

- годность к использованию.

Как объясняется в ISO 15489, целью всех систем управления документами должно быть обеспечение того, чтобы хранимые в них документы рассматривались как заслуживающие доверия. Суммируя, в отношении заслуживающих доверия документов можно сказать следующее:

- может быть доказано, что они являются именно тем, чем претендуют быть;

- может быть доказано, что они были созданы или посланы именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

- может быть доказано, что они были созданы или посланы именно в указанное время;

- на них можно положиться, поскольку можно верить, что их содержание полно и точно отражает те транзакции, действия и факты, о которых эти документы свидетельствуют;

- они являются полными и неизменными;

- их можно найти, извлечь, представить и интерпретировать.

В настоящее время приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России) от 2 сентября 2011 г. № 221 г. утверждены Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, в которых, в частности, указано, что требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее - СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее - ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

Требования распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ.

СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты:

- доступ к СЭД ФОИВ - не более 3 секунд;

- доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа (далее - электронная карточка документа) и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (далее - метаданные) - не более 5 секунд;

- время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ - не более 30 минут;

- восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;

- автоматическое уведомление должностного лица ФОИВ, использующего СЭД ФОИВ (далее - пользователь СЭД ФОИВ), о сбое в СЭД ФОИВ;

- минимизация рисков потери электронных документов - не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД ФОИВ;

- коэффициент надежности СЭД ФОИВ - не менее 0,98;

- защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г;

- объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.

СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) и с другими информационными системами.

Взаимодействие СЭД ФОИВ с системой МЭДО регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 1403-р.

Взаимодействие СЭД ФОИВ со СМЭВ осуществляется в порядке, предусмотренном Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. № 697

Процессы документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ должны включать:

- комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД ФОИВ, определяющих место документа в СЭД ФОИВ и позволяющих управлять им (далее - ввод документа);

- доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ;

- согласование документа;

- подписание документа;

- фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД ФОИВ и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД ФОИВ, так и действия, автоматически инициируемых самой СЭД ФОИВ вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемый в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД ФОИВ;

- передачу документа (отправку);

- хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.

Процессы в СЭД ФОИВ, в зависимости от способа приёма, передачи документов, делятся на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в ФОИВ и включенных в СЭД ФОИВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием СМЭВ;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте ФОИВ;

д) обработка внутренних документов в СЭД ФОИВ.

Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

В том случае, когда инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода включает только регистрацию.

Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.

Подсистема ввода документов СЭД ФОИВ должна иметь интерактивные средства настройки и управления.

Процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ:

- регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;

- размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее - классификационная схема).

К электронным документам, содержащимся в СЭД ФОИВ, в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее - Стандарт) необходимо обеспечить:

- аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

- целостность электронного документа - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

- состояние электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

Документы должны быть зарегистрированы в СЭД ФОИВ путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии со Стандартом:

- документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

- документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

- документ был создан или направлен именно в указанное время указанному адресату;

- документ является целостным;

- электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД ФОИВ, за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, установлен запрет на создание электронного образа.