Вопрос 20 Коммуникации в управлении.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия, и менеджер тратит на нее от 50 до 90% своего рабочего времени. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты. Коммуникации на предприятии (внутренние) делятся на два вида: вертикальные и горизонтальные, вертикальные же делятся в свою очередь на восходящие и нисходящие.

Восходящие коммуникации - это процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложений.

О Нисходящие коммуникации - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным (передача сотрудникам указаний).

Горизонтальные коммуникации - это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Внешние коммуникации - обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней средой, позволяет ему быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии).

Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные. Вербальные коммуникации - это процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет письменная форма (документооборот) , так как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства. Невербальные коммуникации - это общение с помощью мимики, жестов, взглядов (недаром встречается выражение "говорящий взгляд"). В процессе общения вербальные и невербальные символы могут дополнять друг друга, а могут противоречить. Это связано с тем, что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному общению уделяется особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.

Средствами коммуникации могут быть как прямые связи меж членами организации, так и обмен письменной информацией, компьютерная связь. Первые носят заглавие межличностных коммуникаций.

Второй тип коммуникаций - это организационные коммуникации.

Коммуникационные процессы можно подразделить на следующие:

. меж организацией и наружной средой;

. меж управленческими уровнями в организации (вертикальные коммуникации), которые в свою очередь подразделяют на нисходящие коммуникации (информация передается с высших уровней на низшие), восходящие коммуникации (информация передается с низших уровней на высшие), коммуникации меж управляющим и подчиненным, коммуникации меж управляющим и рабочей группой;

. меж подразделениями организации (горизонтальные коммуникации);

. меж членами группы и группами (также горизонтальные коммуникации);

. неформальные коммуникации.

Основная мишень коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.Е. Сообщений.

Процесс обмена информацией меж отправителем сообщения и получателем через информационный канал можно обрисовать четырьмя основными этапами.

1. Формулировка либо отбор идеи сообщения. Отправитель решает, какую значимую идею сделать предметом общения.

2. Кодирование идеи и выбор информационного канала. Для того чтоб передать идею её нужно закодировать. Для этого употребляют вербальные (словесные) и невербальные (интонации, жесты) знаки.

Кодирование превращает идею в сообщение. Потом отправитель выбирает канал, совместимый с типом знаков, используемых для кодировки

(речь, письменные материалы, видео- и аудио-ленты, электронные средства связи и т.Д.). Эффективность обмена информацией будет зависеть от того, как информационный канал соответствует передаваемой идее. Эффективность коммуникации возрастает, если употребляют несколько каналов (к примеру, обмен письменной и устной информацией).

3. Передача информации. Отправитель употребляет выбранный канал/каналы для физической передачи сообщения.

4. Прием и декодирование информации. Получатель воспринимает информацию и декодирует её, т.Е. Переводит в свои мысли. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом завершается. С точки зрения управляющего, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель произвел деяния, которых от него ждал отправитель.

Для повышения эффективности обмена информацией может быть установлена обратная связь. Она помогает понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. При наличии обратной связи отправитель и получатель изменяются коммуникативными ролями. Обратная связь заметно увеличивает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум (т.Е. То, что искажает смысл сообщения). Источниками шума, которые создают преграды на пути обмена информацией, могут быть межличностные барьеры и преграды в организационных коммуникациях.

К межличностным барьерам относят: различное восприятие (к примеру, люди могут интерпретировать одну и туже информацию по-различному в зависимости от личного опыта, культурных, религиозных традиций и т.П.), Семантические барьеры (слова могут иметь различное значение для различных людей), невербальные преграды (разная интерпретация интонации, жестов), неумение слушать. К преградам в организационных коммуникациях относят: искажение сообщений (сознательное и несознательное), информационные перегрузки, неудовлетворительная структура организации.

Совокупность каналов, по которым осуществляются коммуникации в организации, образует коммуникационную структуру управления. Такие структуры можно поделить на три типа: открытые, замкнутые и комбинированные. В открытой коммуникационной структуре информационные каналы имеют конечные звенья, т.Е. Связанные лишь с предшествующим звеном, и информации дальше двигаться некуда. В замкнутой коммуникационной структуре все звенья имеют два и более взаимосвязанных информационных каналов. На практике почаще всего, в особенности в больших организациях, используются комбинированные структуры.

улучшение информационного обмена в организации осуществляется через регулирование информационных потоков, создание системы обратной связи, сбор предложений, современные информационные технологии.

2 вариант ответа

Коммуникационный процесс – это обмен информацией меж двумя и более людьми. Основная мишень процесса - обеспечить понимание информации являющейся предметом обмена. В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи либо собирающее информацию и передающее её

2. Сообщение- фактически информация закодированная с помощью знаков.

3. Канал- средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

задачка отправителя и получателя составить сообщение и употреблять канал для его передачи таковым образом, чтоб обе стороны сообразили и разделили начальную идею. Принципиально не исказить и не утратить полностью информацию на каждом этапе коммуникационного процесса:

1. Зарождение идеи.

2. кодирование и выбор канала.

3. передача.

4. декодирование.

С точки зрения управляющего, обмен информацией можно считать эффективным, если получатель показал понимание идеи, произведя деяния которые ждал от него отправитель. Но по ряду обстоятельств получатель может придать сообщению несколько другой смысл, чем отправитель. Одной из главных обстоятельств этого является шум – в общем смысле теории информации то, искажает смысл. Определенные шумы находятся постоянно, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некое искажение смысла.

Обратная связь при этом увеличивает шансы на объективный обмен информацией.

При наличии обратной связи отправитель и получатель изменяются коммуникативными ролями. Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленней, эффективней снимает напряжения, более точен и увеличивает уверенность в правильной интерпретации сообщений.

3 вариант ответа

Обмен информацией встроен во все главные виды управленческой деятельности и имеет большущее значение для фуррора организации. Так, управляющий от 50 до 90 % всего времени тратит на коммуникации. Их значимость для процесса управления подтверждается и тем фактом, что по данным опросов в различных странах от 63 до 85 % управляющих считают коммуникации основным препятствием на пути заслуги эффективности организациями. С одной стороны, неэффективные коммуникации представляют собой одну из самых сложных заморочек, а с другой - эффективно работающие руководители это те, кто эффективны в коммуникациях.

Коммуникационный процесс (общение) – обмен информацией меж двумя и более субъектами. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. Для того чтоб коммуникация свершилась, нужно, как минимум, наличие двух людей: отправителя и получателя. В процессе коммуникации информация передается от отправителя к получателю.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников взаимодействия.

Так, каждый из участников обязан обладать всеми либо некоторыми способностями: созидать, слышать, осязать, принимать запах и вкус.

Эффективная коммуникация просит от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Из чего состоит процесс коммуникации? В процессе коммуникации выделяются следующие элементы: 1) Отправитель - субъект, имеющий собственной целью передать некоторую идею другому субъекту. 2) Обращение - набор знаков, символов, звуков, запахов и т.Д., Т.Е. Некая форма, в которой закодирована мысль.3) Получатель - субъект, которому адресовано обращение. 4) Коммуникационный канал - способы и средства распространения информации, с помощью которых сообщение передается от отправителя к получателю. 5) Ответная реакция - набор откликов получателя, появившихся после расшифровки обращения и отсылаемая назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания передаваемой идеи. 6) Обратная связь - часть ответной реакции, которая доходит до отправителя. 7) Помехи - разные причины, которые влияют на процесс коммуникации, искажая передаваемую идею.

Эффект коммуникации зависит от ряда контролируемых и неконтролируемых факторов. К контролируемым факторам можно отнести главные составляющие коммуникационного процесса. Так, для более эффективной передачи информации можно: 1) подобрать знатного коммуникатора, 2)популярный посреди данной аудитории канал, 3) разобрать выразительное, мотивирующее поведение коммуниканта сообщение, 4)понизить уровень мешающих восприятию помех,

5)обеспечить эффективную обратную связь. Но нереально: в одночасье переориентировать установки коммуниканта, изменить его социальную память, систему взглядов, симпатии и антипатии, свита.

таковым образом, структурирование коммуникации на составляющие и этапы существенно упрощает планирование конкретной коммуникации, выявление её мощных и слабых сторон. Знание роли и содержания компонентов межличностной коммуникации дозволяет более эффективно управлять этим действием в целом.