4.4.11. Архивное дело

Комплексом мероприятий данного раздела предусматривается:

1. Нормативно-правовое и методическое обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов.

Планируется принятие постановлений Администрации города Воткинска по совершенствования архивного дела в МО «Город Воткинск», решению актуальных проблем в работе с источниками комплектования управления по делам архивов, повышению безопасности документов Архивного фонда УР, внедрению Административных регламентов и др.

2. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики.

В ходе решения этой задачи предполагается осуществление следующих мероприятий:

усиление охраны архивов на основе повышения их технической оснащенности и других мероприятий;

проведение ремонтных работ в служебных помещениях, хранилищах управления по делам архивов;

обеспечение в рабочем состоянии системы противопожарной безопасности хранилищ документов управления по делам архивов;

приобретение необходимого оборудования (кондиционеры, увлажнители воздуха) для поддержания требуемого температурно-влажностного режима в хранилищах;

продолжение работы по улучшению физического состояния документов (переподшивка дел, в первую очередь относящихся к собственности Удмуртской Республики, обеспыливание документов),

продолжение работы по перекартонированию дел, замене стеллажей, что приведет к увеличению доли архивных документов хранящихся в нормативных условиях до 92%.

3. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Удмуртской Республики, как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия.

В ходе решения этой задачи предполагается осуществление следующих мероприятий:

выделение помещений под архивы в ряде организаций города, в первую очередь в организациях – источниках комплектования;

усиление контроля по обеспечению сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении (проведение выборочных проверок во время проведения проверок деятельности организаций и учреждений по вопросам организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов), достижение минимального значения индикатора (0,2-0,3), отражающего удельный вес документов Архивного фонда УР, хранящихся в организациях с нарушением законодательно установленных сроков их временного хранения;

ежегодное включение в состав Архивного фонда Удмуртской Республики не менее 1500 ед. хранения;

проведение экспертизы ценности документов по личному составу и перевод этих документов на постоянное хранение в соответствии с планом, утвержденным ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

продолжение работы по своевременному приему документов учреждений и организаций, в том числе ликвидированных (ОАО «Воткинский мясокомбинат», ООО «Машиностроитель» и др.);

продолжение работы с держателями документальных коллекций, личных фондов согласно утвержденному списку «Физических лиц-источников комплектования управления по делам архивов»;

продолжение работы по заключению договоров о сотрудничестве управления по делам архивов Администрации города Воткинска с негосударственными учреждениями, общественными объединениями;

приобретение необходимой техники для оперативного и качественного формирования архивных фондов видеодокументами, аудио- фотодокументами по истории г. Воткинска;

совершенствование методической работы по отбору документов новых государственных и частных, общественных структур посредством составления номенклатур дел для различных категорий однотипных организаций, инструкций по делопроизводству.

4. Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда Удмуртской Республики.

В ходе решения задачи предусматривается:

дальнейшее формирование информационно-поисковых систем по архивным документам, т.е. ввод информации о принятых решениях исполкома Воткинского городского совета народных депутатов, постановлений Администрации города в БД «Учет решений исполкома»;

ведение общеотраслевой базы данных «Архивный фонд» и достижения удельного веса документов, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы до 75%, подготовка информации для республиканских баз данных «Памятные даты Удмуртской Республики», «Местонахождение документов по личному составу»;

совершенствованию архивных справочников учета документов (переработка фондов, усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам);

создание условий для расширения доступа к архивным документам путем подготовки электронных версий описей дел, исторических справок;

использование возможностей Интернета для участия управления по делам архивов в проекте приема граждан по принципу «Одного окна»;

обеспечение информационного обслуживания органов государственной власти, Воткинской городской Думы, Администрации города Воткинска, своевременное исполнение социально – правовых запросов граждан, тематических запросов предприятий и учреждений в соответствии с Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики «Обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности ретроспективной информацией»;

продолжение работы по публикации документальных источников по актуальным проблемам истории города (подготовка краеведческих альманахов), расширение работы по использованию архивных документов в культурно – просветительских целях (организация экскурсий, школьных уроков, участие в выставках и т.д.);

использование компьютерных технологий для обеспечения сохранности Архивного фонда Удмуртской Республики, архивных фондов муниципальной собственности, создание путем оцифрования электронных копий фонда пользования аудиовизуальных документов;

организация информационных мероприятий – предоставление информации, содержащейся в архивных документах, путем подготовки выставок, статей, радио и телепередач, предоставления документов на сайт Администрации города;

организация встреч с учащимися старших классов школ города, со студентами технического лицея, техникума с целью пропаганды архивного дела;

5. Развитие системы повышения квалификации сотрудников муниципального архива, расширение практики стажировок и обмена опытом работы.

В ходе решения этой задачи предполагается осуществление следующих мероприятий:

выделение средств на обучение кадров управления по делам архивов Администрации города в Удмуртском институте государственной и муниципальной службы, на курсах повышения квалификации Государственного учреждения «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД);

участие в семинарах, проводимых Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, использование практики стажировок и обмена опытом между архивными отделами городов и районов республики;

продолжение работы с работниками, ответственными за делопроизводство и архив организаций – источников комплектования и других предприятий города, в первую очередь муниципальных, по повышению их деловой квалификации в области архивного дела;

В процессе реализации программы значительно возрастет доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях (92%), удельный вес документов, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы достигнет 75%, возрастет объём документов Архивного фонда Удмуртской Республики до 57 тыс. ед. хранения, снизится процент организаций, хранящих документы сверх законодательно установленных сроков, повысится качество предоставления услуг в части информационного обеспечения граждан и организаций.