Основные показатели состояния охраны труда в городе Воткинске в 2006-2009 годах

1.18. Архивное дело

В последние годы в архивном деле произошли крупные преобразования.

Завершено создание правовой базы организации архивного дела на федеральном, республиканском уровнях. Действуют федеральный и республиканский законы по вопросам архивного дела, федеральный закон от 16.10.2003 №131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.

Ежегодно Главой Администрации города Воткинска принимаются постановления, распоряжения, отражающие перспективу развития архивного дела в городе: порядок представления документов на постоянное хранение, периодичность проведения проверок работы организаций и учреждений по обеспечению сохранности архивных документов, о внедрении административных регламентов и др.

В отчетный период значительно укреплена материальная база - в здании по ул. Садовникова (выделено в сентябре 2005г.) установлена охранно-пожарная сигнализация и документы были переведены в новые хранилища, в 2006-2009гг. помещения данного здания были полностью освоены. В 2008г. произведена замена охранно-пожарной сигнализации в здании по ул. Дзержинского произведены частичные ремонтные работы помещений этого здания. Приобретены дополнительно два компьютера и произведена замена устаревших.

В 2008 году проведены работы по разграничению архивных документов на принадлежащие Удмуртской Республике и МО «Город Воткинск».

Значительно изменился состав документов, поступающих на хранение в управление по делам архивов Администрации города Воткинска и в первую очередь за счет новых организаций - источников комплектования: муниципальных предприятий и учреждений, общественных объединений и др.

Существенно пополнился состав документов временного хранения в связи с ликвидацией крупнейших предприятий - Воткинский завод газовой аппаратуры, Воткинский деревообрабатывающий комбинат, Воткинский винодельческий завод, и передачей на хранение документов по личному составу этих предприятий.

Сохранность документов, отнесенных к составу Архивного фонда Удмуртской Республики, обеспечивает не только управление по делам архивов Администрации города. Значительный объём документов хранится в архивах организаций, учреждений, предприятий города.

Оказание методической помощи организациям-источникам комплектования управления по делам архивов позволило значительно обновить документацию в области архивного дела – инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об экспертных комиссиях и архивах организаций. Пересмотрен список организаций источников комплектования.

Планомерная работа с организациями - источниками комплектования позволяла ежегодно принимать на хранение 1,3- 2,0 тыс. ед. постоянного хранения. На 1 декабря 2009 года общее количество дел, хранящихся в управлении по делам архивов составило 50.795 ед.хранения по 214 фондам.

За прошедшие пять лет регулярно вводилась информация в общероссийскую базу данных «Архивный фонд». По 159 фондам 26.126 заголовков дел, что составляет 51,4 %, сведения внесены в данную базу.

С 2008 года планомерно внедряются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Административные регламенты, относящиеся к деятельности управления по делам архивов.

В интересах обеспечения граждан, органов государственной власти и местного самоуправления ретроспективной информацией за последние пять лет ведется интенсивное внедрение тематических баз данных, пополнение и использование сведений базы «Местонахождение документов по личному составу». Использование данных программных комплексов позволяет исполнять запросы граждан и организаций в законодательно установленные сроки. Обеспечение доступа к сети Интернет позволяет с 2008 года оперативно принимать запросы и обращения граждан.

Повышению результативности работы способствует систематическое повышение квалификации сотрудников управления по делам архивов.

Ощутимые различия в уровне обеспечения сохранности документов, техническом оснащении архивов, подготовке специалистов, работающих с архивными документами, требуют реализации в ближайшие годы комплекса мероприятий по развитию архивного дела в МО «Город Воткинск».

Настоящая программа охватывает сферу деятельности управления по делам архивов Администрации города Воткинска в следующих направлениях: обеспечение сохранности документов, формирование Архивного фонда Удмуртской Республики, информационная деятельность, развитие информационных технологий; кадровое и материальное обеспечение.