Организационная подготовка коммерческих переговоров

1. Планирование переговоров – их время, место, последовательность обсуждения вопросов, состав участников.

2. Необходимо убедиться в компетентных источниках о возможности и условиях посещения иностранной делегацией вашего города и предприятия.

3. Необходимо четко знать количество и должности приезжающих представителей инофирмы.

4. Необходимо учитывать, что представители инофирмы приезжают обычно на сравнительно короткий срок до пяти дней, поэтому следует ограничивать время переговоров, чтобы уложится в этот срок. Время единичных переговоров целесообразно ограничивать двумя тремя часами.

5. Подбор членов встречающей делегации. Это число не должно превышать число приезжающих представителей инофирмы. Если в приезжающей делегации есть женщины, то во встречающей делегации тоже должна быть женщина. Если переговоры будет вести не генеральный директор, то обязательно нужно предусмотреть в программе хотя бы короткую встречу с данным руководителем.

6. Составление программы пребывания делегации, которая включает:

а) вопросы встречи и проводов делегации;

б) вопросы размещения в гостинице;

в) вопросы материального обеспечения;

г) культурная часть программы;

д) четко спланированное время проведения переговоров.

6. Составление сметы приема делегаций.

7. Предварительное изучение партнеров: необходимо собрать сведения, как о фирме, так и личного характера. Необходимо до начала переговоров собрать необходимые справочные материалы: курсы валют, транспортные тарифы и фрахтовые ставки, ставки таможенных пошлин, стоимость переработки грузов в морских портах и т.д.

8. Определение стратегии и тактики ведения переговоров. Под тактикой переговоров понимаются позиция стороны или последовательность определенных маневров, предпринимаемых в каждый конкретный момент переговоров. Тактическими моментами являются, например, значимость первого предложения, делаемых уступок, последовательность обсуждения вопросов и т.п. Комбинация приемов образует стратегию ведения переговоров, т.е. стратегия определяется как система тактик.

9. Подготовка переговорной комнаты. В переговорной комнате необходимо иметь наглядную информацию (стенды, буклеты, образцы) о предприятии, выпускаемом продукцию, связях как в России, так и за рубежом.

10. Непосредственно перед переговорами:

• встреча партнера у входа в офис обязательна (его может встретить ваш секретарь или сотрудник);

• на столе не должно быть никакой еды;

• предлагать сразу пиво и крепкие напитки не принято;

• минеральная, фруктовая вода, чай или кофе – обязательны;

• если вы хотите, чтобы гости не курили – не ставьте на стол пепельницу;

• не отвлекайтесь на телефонные звонки во время переговоров (если, конечно, вы не хотите специально создать иллюзию повышенной деловой активности или разыграть спектакль);

• приготовьте заранее всю необходимую документацию, чтобы потом не бегать за ней;

• заранее повесьте на двери табличку «Идут переговоры! Просьба не беспокоить».