3.5. Адресування документів. Внутрішнє та зовнішнє погодження

Адресатами (16) документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад Харківський верстатобудівний завод

Відділ постачання

При адресуванні документа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата.

Приклад Директору Миколаївського суднобудівного заводу

Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву організації зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному.

Приклад Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного

архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові

Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ направляють у декілька однорідних організа­цій, адресата слід зазначати узагальнено. Приклад Директорам підприємств

і керівникам організацій

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатом не зазначають. Коли надсилають документ більш ніж на чотири адреси складають список розсилки і на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До складу реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу організації мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку.

Приклад Прізвище, ініціал(и)

Прошу підготувати пропозиції до 01.04.2008

Підпис

20.03.2008

Якщо резолюція містить вказівку декільком особам, то особа, зазначена в списку першою, є відповідальним виконавцем. Вказівки можуть мати загальний або конкретний характер. Загальні вказівки можуть бути виражені так:

До виконання

До керівництва

До відома

Резолюції з конкретними вказівками мають наказову фор­му:

Терміново вжити заходів...

Задовольнити прохання...

Розібратися і доповісти в... термін...

Негайно доповісти про результати... і т. д.

На документах з термінами виконання, які не вимагають додаткових вказівок, у резолюції пишуться тільки прізвище та ініціали виконавця, ставляться підпис і дата.

Як правило, у документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталі­зувати порядок виконання документа.

Резолюцію накладають безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільному місці лицьового боку першого аркуша, але не на березі, призначеному для підшивання документа, і не на тексті.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, до­зволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Погодження — це попередній розгляд питань, що містяться в проекті документа. Мета погодження — підвищити якість до­кумента шляхом компетентної оцінки доцільності та обґрунто­ваності його видання, правильності оформлення і встановлення відповідності законодавству.

Погодження може бути внутрішнім (з підрозділами та посадо­вими особами усередині організації; зовнішнім (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Зовнішнім також вважається погодження документа з колегіальними органами громадських об'єднань (наприклад із профспілковим комітетом).

Зовнішнє погодження залежно від змісту документа рекомен­дується здійснювати в такій послідовності:

з підпорядкованими і не підпорядкованими організаціями, коли останні виступають як зобов'язана сторона у правовідноси­нах або якщо документ зачіпає їх безпосередні інтереси;

з організаціями, що займаються науковими дослідженнями в тій галузі, якої стосується тема документа;

з органами державного контролю, що здійснюють нагляд у галузі санітарії, екології, пожежний нагляд тощо;

з вищими органами загальної та галузевої компетенції у випадках, коли законодавством установлюється можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.

Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розташовують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати погодження.

Приклад ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра палива і енергетики України

Підпис Ініціал(и), прізвище

21.03.2008

Якщо документ погоджують актом, листом, протоколом тощо, то гриф погодження оформлюють таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання правління

Національного банку України

09.11.2007 № 12

У разі необхідності розміщення декількох грифів погодження їх розташовують на одному рівні двома вертикальними колонками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 104 мм. Допускається складати «Листок погодження», про що робиться позначка в самому документі на місці грифа погодження. Напри­клад: «Листок погодження додається». Листок погодження може оформлюватися за такою формою:

ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Назва посади Назва посади

Підпис Ініціал(и) Підпис Ініціал(и)

прізвище прізвище

Дата Дата

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування. Візу розміщують нижче реквізиту («Підпис») як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

05.06.2008

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

При погодженні документа у візувальника можуть виникнути заперечення, у цьому разі віза доповнюється написами: «Не згод­ний» або «З п. З не згодний». «Заперечую» тощо. Зауваження і доповнення до документа викладаються на окремому аркуші, про що в проекті робиться помітка: «Зауваження додаються». Про наявні зауваження доповідають особі, яка підписує документ.

Внутрішнє погодження проводять у такій послідовності:

першим документ візує його укладач; далі

керівник підрозділу, в якому складено документ;

зацікавлені посадові особи інших підрозділів;

громадські організації;

головний бухгалтер або керівник фінансової служби;

заступник керівника організації, що займається цим підроз­ділом;

керівник юридичної служби.

Реквізит «Віза» використовується також при ознайомленні з документом. Віза ознайомлення є письмовим підтвердженням факту доведення до відома працівника певного документа. Віза ознайомлення включає підпис працівника, його розшифровку і да­ту, їй має передувати запис: «З наказом (посадовою інструкцією, положенням, протоколом, актом тощо) ознайомлений».